--- title: Conturi (House Account și A/R) slug: conturi-house-account-si-ar docTags: createdAt: 2026-08-12T00:00:00.000Z --- Gestionarea conturilor de tip House Account, a conturilor de parteneri în Accounts Receivable (A/R), a avansurilor (Advance Deposit) și dezactivarea formelor de plată. ## Accounts - House Account Conturile House Account se creează în modulul **Accounts** și servesc pentru facturi care nu sunt asociate unei rezervări (ex. evenimente, săli de conferință). ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/oav038do7bKMiMBExt1x1_hms-conturi-accounts-house-account-01.jpeg" size="20" isUploading="false" width="109" height="256" darkWidth="109" darkHeight="256" showCaption="false"} 1. Completează: - **Account Type** — House Account, Booking Agency Account, Organization Account, Guest Account sau Group Account. - **Account Name** — denumirea contului. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/keWFZ-7qT9jIw4D-rXuTb_hms-conturi-accounts-house-account-02.png) - **Start Date** și **End Date** — perioada în care contul este activ. - **A/R Account** — obligatoriu pentru plățile prin virament din conturile de tip House Account. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/bjwWrZVsDTHLZKdbfYiv-_hms-conturi-accounts-house-account-03.png) 2. Salvează cu iconița de dischetă. Pentru conturile de tip Booking sau Organization, selectezi compania/agenția dintr-o listă la **Account Name**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/pIpfU8OmWPbUvFH19iwok_hms-conturi-accounts-house-account-04.png) La facturare, datele se completează automat, iar agenția de booking apare implicit în secțiunea folio. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/s1iiqLYQNIg8M1kHX3sJd_hms-conturi-accounts-house-account-05.png) ## Operare conturi parteneri (Accounts Receivable) Conturile de parteneri care beneficiază de plată diferată (facturare pe cont, cu plată ulterioară) se gestionează din modulul **Accounts Receivable**. 1. Creează contul din **Property A/R Accounts**. Completează datele de identificare ale partenerului — se pot importa automat de pe site-ul ANAF, dacă verificarea CUI e activă. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/9A7Sbtaq4JzPDDxV7Z_YS_hms-conturi-parteneri-ar-01.png) 2. Setează, dacă e prevăzut contractual, **Credit Limit** — sistemul avertizează operatorul când limita e depășită la facturare. 3. Statusul trebuie să fie **Active** pentru utilizare; treci-l pe **Inactive** la încetarea contractului. 4. Pentru a folosi plata prin **Virament** pe o rezervare, completează obligatoriu câmpul **A/R Account** de pe rezervare — alegi un cont existent din listă sau creezi unul nou, dacă operatorul are drepturi. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/YnRofuZ0JQN_pK7Mulq32_hms-conturi-parteneri-ar-02.png) 5. Transferă tranzacțiile către folio-ul Accounts Receivable. Individual: selectezi tranzacția, alegi la folio **Accounts Receivable** și salvezi cu **Submit**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/0fk5d-h-HquTHRM63Mb3E_hms-conturi-parteneri-ar-03.png) În bloc: selectezi mai multe tranzacții deodată din **Folio Wizard**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/OgpB81240Pw64Fe7ZeNLd_hms-conturi-parteneri-ar-04.png) La final, tranzacțiile transferate apar astfel pe folio-ul A/R. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ToXvOVTEsnqwuMxF4xCfV_hms-conturi-parteneri-ar-05.png) 6. Pentru a încheia tranzacțiile transferate, folosește **Direct Bill Transfer**, disponibil din butonul **Actions** — nu Virament. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/u-JpTazA0KjEcTWexXcwn_hms-conturi-parteneri-ar-06.png) 7. Selectează tranzacțiile de inclus pe următoarea factură. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/uFOEn8NV_MCYsBYaFIqqi_hms-conturi-parteneri-ar-07.png) 8. Salvează cu **Submit** și emite factura fiscală. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/lTkJmdSh1R9xs3M1h1E1L_hms-conturi-parteneri-ar-08.png) ## Operare încasări în modulul A/R Fiecare factură închisă în Front Office cu plata prin **Virament** e raportată în contul A/R al beneficiarului. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/mwUA1IsL_k85EWWDAqY0K_hms-conturi-incasari-ar-01.png) ### Încasare cu potrivire directă pe factură 1. Accesează tab-ul **Payments** și alege **Actions → Post Payment**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ZA05LSuCf-VUkeAV6IWm0_hms-conturi-incasari-ar-02.png) 2. Selectează **Transaction Code** (forma de plată). 3. Introdu suma și data din extrasul bancar. 4. Bifează factura corespunzătoare la **Match to invoice charges**. 5. Confirmă cu **Submit**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/oYn36M5kvrcdZU-iCOr2D_hms-conturi-incasari-ar-03.png) Facturile achitate apar în secțiunea **Payed Invoices**; cele neachitate rămân la **Open Invoices**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/7-vFR2IihomPaZpU15vEC_hms-conturi-incasari-ar-04.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Q_33YaCWpPZeIMjlxZI3c_hms-conturi-incasari-ar-05.png) ### Încasare fără potrivire directă (sumă globală) Când un beneficiar achită o sumă globală, care nu stinge neapărat o singură factură: 1. Înregistrează plata fără să bifezi **Match to Invoice Charges** — se creează o **Unallocated Payment**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/_4esPhl_sc7c_lDKA5pcp_hms-conturi-incasari-ar-06.png) 2. Mai târziu, selectează linia de plată și alege **Actions → Match to Invoices**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/LH79trVibgrHIUISRPwDL_hms-conturi-incasari-ar-07.png) 3. Selectează facturile de stins din suma respectivă. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/QNZo1oJuN_KVncu__vwMS_hms-conturi-incasari-ar-08.png) 4. Confirmă cu **Submit**. ## Advance Deposit — avansuri și depozite Pentru proprietățile care încasează avansuri și trebuie să urmărească aceste încasări, configurează politicile de rezervare din **Rates & Sales → Booking Policies → Define Booking Policies**: Garantare, Depozit, Anulare și Returnare Avans. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Ffk8r0vi9adAWmc8ZNZ3-_hms-conturi-advance-deposit-01.png) ### Configurare politici Definește pe rând fiecare politică: 1. **Deposit Policy** — setează moneda (identică cu moneda tarifului; dacă folosești tarife în valute diferite, creează o politică separată pentru fiecare). Poți defini suma ca valoare fixă, număr de nopți sau procent. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/5ef4a05JSGASFllPZBHAK_hms-conturi-advance-deposit-02.png) Exemplu: la 5 zile de la data rezervării se așteaptă plata integrală. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/MsAj7MOMHQ_bpXY1PxcBT_hms-conturi-advance-deposit-03.png" size="30" isUploading="false" width="489" height="283" darkWidth="489" darkHeight="283" showCaption="false"} 2. **Guarantee Policy** — obligatoriu specifici un Deposit. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/tiDNbkcQM16HNi3lgO6EO_hms-conturi-advance-deposit-04.png) 3. **Cancelation Fee Policy** — condițiile de penalizare la anulare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HdKAKEXQlf4AF4Zbic4IZ_hms-conturi-advance-deposit-05.png) 4. **Cancelation Refund Policy** — condițiile de rambursare la anulare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/mbmJgxgPmkrItsIc0QZ9U_hms-conturi-advance-deposit-06.png) 5. **Apply Booking Policies** — pune în aplicare politicile definite mai sus. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/romRkJkCR-fVf8E5NnENf_hms-conturi-advance-deposit-07.png" size="60" isUploading="false" width="939" height="848" darkWidth="939" darkHeight="848" showCaption="false"} Aplici politicile la nivel de Proprietate, Tarif, Pachet sau Tip cameră. Cel mai frecvent le aplici la nivel de Proprietate: selectezi perioada, opțional un **Date pattern** pentru anumite zile din săptămână, și politicile definite mai sus. Confirmă cu **Save**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/tmSi57k9OPSXhHOfGgXOl_hms-conturi-advance-deposit-08.png) La final, o rezervare cu aceste politici aplicate arată astfel — observă câmpurile **Deposit Due Date** și **Deposit Amount**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/dOlv3SDS5BSNQ26BTII0o_hms-conturi-advance-deposit-09.png) Pentru perioadele aglomerate (sărbători legale, vacanțe), în care ai nevoie de politici diferite față de restul anului, definește-le separat la **Define Booking Policies** și aplică-le prin **Package Plan**. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/MY95JjCcj8Wm4yq7eLrQZ_hms-conturi-advance-deposit-10.png" size="80" isUploading="false" width="1205" height="1133" darkWidth="1205" darkHeight="1133" showCaption="false"} ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/5a5pD0nNhZweMPXVI8ZY6_hms-conturi-advance-deposit-11.png) Așa configurezi în HMS returnarea avansului, dacă politica o permite. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/YmnStGIkzEeWagcNMv8TZ_hms-conturi-advance-deposit-12.png) La anularea unei rezervări cu aceste politici, sistemul afișează un mesaj de penalizare — în exemplul de mai jos, 50% din tariful total. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/v9GW7LG0FuWdD1Y9HYqFR_hms-conturi-advance-deposit-13.png) Odată salvată rezervarea, suma așteptată ca avans apare la rubrica **Guarantee**: **Deposit Due Date** (data scadenței) și **Deposit Amount** (suma de plată). ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Wbk9-AP11PfEacyplF3H3_hms-conturi-advance-deposit-14.png" size="80" isUploading="false" width="1318" height="508" darkWidth="1318" darkHeight="508" showCaption="false"} ### Procesarea avansului Trimite factura proformă și așteaptă plata. La încasare, accesează ecranul de operare a avansului (Advance Deposit). ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/AN8mW0KChdloy8ReGbkJA_hms-conturi-advance-deposit-15.png" size="70" isUploading="false" width="736" height="214" darkWidth="736" darkHeight="214" showCaption="false"} Completează **Activity** cu **Deposit** (avans încasat), **Transaction** cu codul formei de plată (de exemplu **9015** pentru virament bancar) și suma efectiv încasată. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/NzyyFMrrqbbNNbMyl3fZ1_hms-conturi-advance-deposit-16.png) Emite factura de avans din tab-ul **Tax Invoicing** — datele cumpărătorului se preiau automat din rezervare, rămâne doar să bifezi **Print** sau **E-mail**, în funcție de modul de livrare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/i9HH6F8mPcP7TMoAiesp7_hms-conturi-advance-deposit-17.png) ### Stările unui avans - **Consumat** — la check-in, avansul se operează automat, iar soldul folio-ului devine negativ. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/anB19Ll2c8nk0x920eZgJ_hms-conturi-advance-deposit-18.png) Sistemul generează automat o operațiune de **Storno avans** pe folio. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/7AM3Qv3GxvlVTsBYebddw_hms-conturi-advance-deposit-19.png) - **Returnat** — dacă politicile permit, operezi returnarea tot din ecranul Advance Deposit: setezi **Activity** pe **Refund** și alegi la **Associated Deposit** avansul de returnat. Suma se completează automat, cu totalul de returnat, și nu poate fi modificată. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/wZ59kbLixxZY2FlY6byWj_hms-conturi-advance-deposit-20.png) - **Reținut/Confiscat** — pentru rezervările anulate, conform politicii, setezi **Activity** pe **Forfeit**, în aceeași fereastră. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/SBUEIaZp2p47Thtx3ztHn_hms-conturi-advance-deposit-21.png) ### Rapoarte disponibile - **Advance Deposit Due Report** — pentru un interval de date, afișează rezervările cu sume datorate și termenul limită de plată. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/DScT-LDwuNd111iorvTWa_hms-conturi-advance-deposit-22.png) - **Advance Deposit Report** — arată termenul limită de plată și soldul (Balance) pentru fiecare rezervare: sold pozitiv = avans reținut, sold negativ = avans încasat, sold zero = avans în așteptare, neîncasat. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/qUmBFTFsW_XovVUWamRNm_hms-conturi-advance-deposit-23.png) - **Advance Deposit Activity Report** — istoricul activităților: încasat, returnat, reținut. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/9Ux1Eqzt707r0XncVyBCX_hms-conturi-advance-deposit-24.png) ## Dezactivare formă de plată / serviciu (cod tranzacție) 1. Accesează **Administration → Property → Setup → Transaction Codes**. 2. Găsește codurile de tranzacție care încep cu **90** (formele de plată). 3. Selectează tranzacția și schimbă **Status** pe **Inactive**. Tranzacțiile dezactivate nu mai apar în folio la postare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/otg2dkX3ILA3J7GMlYVRm_hms-conturi-dezactivare-forma-plata-01.png)