--- title: Facturi slug: facturi docTags: createdAt: 2025-07-24T05:31:50.667Z --- Funcționalitatea **Facturi** din Master Cloud permite **crearea, vizualizarea și gestionarea facturilor și avizelor de expediție emise** către clienți. La finalizarea unei facturi, aceasta este **transmisă automat în SPV (ANAF)**, conform legislației în vigoare. Pentru urmărirea stării fiscale (validare, erori, descărcare XML/PDF ANAF), precum și pentru operațiuni ulterioare specifice e-Factura, utilizează modulul dedicat [Expressoft eFactura](docId\:y6UzNrIaR0dMhYKb9GDfg). Vezi mai jos tutorialul video: ::embed[]{url="https://www.youtube.com/watch?v=0Q1XQy0sESE"} Urmează acești pași pentru a accesa pagina **Facturi**: ::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Accesează **Master** **Cloud** cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul **Desfacere**. ::: :::WorkflowBlockItem Alege compania pentru care dorești să faci modificări. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina principală a aplicației, deschide meniul **Desfacere** și selectează opțiunea de meniu **Facturi**. ![Pagina Facturi](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/TwPeZcsUUNVI6pYrcqLOY_image.png "Pagina Facturi") ::: :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi** poți: - [căuta facturi](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) sau avize de expediție emise către clienți; - [adăuga facturi sau avize](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) și le poți salva ca ciorne sau le poți finaliza după completarea tuturor câmpurilor obligatorii; apasă butonul de editare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} din dreptul unei facturi în starea **`Ciornă`** pentru a continua procesul de adăugare a documentului; - **consulta** facturi sau avize apăsând butonul de vizualizare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} disponibil numai în dreptul documentelor în starea **`Neprocesat`** sau **`Finalizat`**; documentul se deschide într-o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile; - [copia o factură existentă](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) pentru a adăuga una nouă în sistem, similară cu cea existentă, prin apăsarea butonului de copiere :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-copy"} din dreptul documentului **`Neprocesat`** sau **`Finalizat`**; - ~~~~[închide avize de expediție cu o factură](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL), legând practic unul sau mai multe avize către un beneficiar la factura emisă ulterior către același beneficiar; adaugă un document de **tip** **`Factură`** și alege **tipul de introducere** **`Aviz`**; - [șterge o factură introdusă](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) în starea **`Ciornă`**, prin apăsarea butonului :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul documentului dorit; - [exporta (sau tipări) documentele](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) în format `pdf` sau le poți trimite pe mail, unul sau mai multe; - **ascunde coloane din tabel** dacă există informații mai puțin relevante pentru tine, respectiv **afișa toate coloanele**. Apasă butonul cu **trei linii verticale** din colțul drept sus al tabelului și bifează/debifează coloanele dorite. Ulterior, doar informațiile din coloanele afișate vor fi exportate! - **exporta** **toate rândurile** **din tabel**, cu toate informațiile afișate, într-un fișier `excel` descărcat pe dispozitivul tău. Apasă butonul de export :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-download"} din colțul drept sus al tabelului. ::: :::: ::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 🔍Caută facturi emise În pagina **Facturi** găsești lista tuturor documentelor de tip facturi sau avize de expediție emise în sistem, sub formă tabelară. Fiecare document este listat cu detalii precum: ![Listă facturi și avize emise](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/v-e4lwIbS7LcLPiriEbdA_image.png "Listă facturi și avize emise") - **Număr factură**: Numărul facturii/avizului, generat automat conform seriei. - **Serie factură**: Seria utilizată pentru numerotare. - **Data facturii**: Data emiterii documentului. - **Tip**: Tipul documentului (ex: Factură, Aviz de expediție). - **Total cu TVA**: Valoarea totală a documentului, inclusiv TVA, taxe și reduceri. - **Beneficiar**: Numele clientului facturat, persoană fizică sau juridică. - **Dată operare**: Data și ora ultimei modificări în sistem a documentului. - **Stare**: Starea documentului în fluxul de operare: - **`Ciornă`** - s-a început generarea documentului, dar încă nu a fost încheiat procesul; - **`Neprocesat`** - a fost generat și finalizat documentul, a fost transmis către ANAF, dar stocurile și calculele în gestiuni **NU** au fost actualizate până la închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat documentul. Practic, documentul este plasat într-o coadă de așteptare, din care sistemul îl va prelua și procesa după închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat; dacă nu există un astfel de inventar deschis, atunci documentul este trecut direct în starea **`Finalizat`**; - **`Finalizat`** - a fost generat și finalizat documentul, a fost transmis către ANAF, iar stocurile și calculele în gestiuni au fost actualizate conform acestuia. :::hint{type="warning"} Documentele **`neprocesate`** trec automat în starea **`Finalizat`** după închiderea eventualelor inventare deschise pe gestiunile afectate. **NU poți trece manual** un document **`Neprocesat`** în starea **`Finalizat`**. ::: - **Acțiuni**: Butoane de acțiune disponibile pentru fiecare document. - **Editează** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} pentru a continua procesul de generare a unui document. Acesta trebuie să fie în starea **`Ciornă`**. - **Vizualizează** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} pentru a consulta documentul. - **Stornează **- apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-arrow-left-long"} pentru a storna un document procesat. - **Copiază** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-copy"} pentru a adăuga un document similar cu cel selectat. - **Exportă în PDF** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-arrow-down"} aferent formatului de fișier `pdf` pentru a descărca documentul pe calculatorul tău. - **Trimite prin mail** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-envelope"} pentru a trimite documentul către adresele de mail dorite. - **Șterge** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} pentru a șterge documentul în starea **`Ciornă`** sau **`Neprocesat`**. Poți descărca :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-download"} toate **rândurile din tabel** într-un fișier `excel` direct pe dispozitivul tău. ![Căutare facturi sau avize](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/I8QOhzhOjhKjcgi870r-o_image.png "Căutare facturi sau avize") Apasă bara de căutare de deasupra tabelului pentru a căuta o factură sau un aviz după numărul de document, beneficiar, lot, interval de timp, data operării, stare, articol sau gestiune. Poți efectua căutarea după mai multe criterii în același timp. Sistemul afișează în tabel doar înregistrările care îndeplinesc toate criteriile de căutare introduse de tine. :::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # ➕Adaugă (emite) o factură Factura sau avizul de expediție se construiește prin **introducerea datelor în antet **(beneficiar, tip document, serie, eventuale reduceri/majorări aplicate pe factură), prin **adăugarea articolelor** facturate, precum și a eventualelor referințe eFactura sau a delegatului. :::hint{type="info"} Deschide oricând un document în starea **`Ciornă`** pentru a termina procesul de completare și a **finaliza factura/avizul**, moment în care stocurile în **Master** sunt actualizate conform acestuia. ::: Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga o factură sau un aviz de expediție: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, apasă butonul **Creează factură**. ![Creează factură](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/4-rrK8-092_cc-7h6ij10_image.png "Creează factură") Se deschide pagina de creare a facturii/avizului, **Adaugă factură**, cu următoarele componente: ## Beneficiar și setări generale factură ::: ::::WorkflowBlockItem Secțiunea **Beneficiar și setări generale factură** corespunde cu antetul documentului. ![Beneficiar și setări generale factură](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/5WXOrY1pmCAr7Do7uHE8Q_image.png "Beneficiar și setări generale factură") Alege întâi beneficiarul articolelor cuprinse în factură/aviz: - **Tip beneficiar** – Alege tipul de beneficiar, persoană juridică sau fizică. - **Beneficiar companie** – Selectează din lista de clienți existenți de tip contacte sau companii sau adaugă unul nou. - **Adresă companie/contact: **Din lista de adrese înregistrate ale acelui client, alege adresă de facturare. :::hint{type="info"} Dacă beneficiarul (contact sau companie) nu este încă înregistrat în sistem, **adaugă**-l astfel: Adaugă beneficiarul nou direct de sub lista de beneficiari, apăsând butonul **Adaugă companie nouă / Adaugă contact nou.** ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/y-zNhJo3KJMeCMlzaTmww_image.png" size="90" width="1197" height="761" position="center" caption="Apasă butonul Adaugă companie nouă" alt="Apasă butonul Adaugă companie nouă" darkWidth="1197" darkHeight="761" showCaption="true"} Completează informațiile obligatorii (marcate cu **\***) din dialogul afișat și salvează noul client. Poți prelua informațiile persoanei juridice direct din baza de date **ANAF**, pe baza **CUI**-ului companiei respective. Nu uita să introduci **adresa de email**, pentru a-i trimite automat factura pe email la finalizare! ![Salvează noul client](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/fFgyd0b-TY_yZ5pE_4OhC_image.png "Salvează noul client") Beneficiarul (clientul de tip contact sau companie) astfel înregistrat în sistem va avea doar câteva informații strict necesare. Pentru a-i completa mai multe informații, editează contactul sau compania în aplicația **Expressoft CRM & Loyalty.** **Alternativ**: Accesează aplicația **Expressoft CRM & Loyalty** și [adaugă compania](docId:3is6CzmYNVLqg5XCgWVZp) sau [contactul](docId\:zSuxNwc5u51Qgk2khX581) în sistem. Revino ulterior în Master Cloud și introdu factura pentru noul client. ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Alege întâi **tipul de factură**. ![Alege tipul de factură](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/4cXyw2lTH9e0u_wsqmezX_image.png "Alege tipul de factură") Poți alege între: - **Factură - **Document standard de achiziție. Conține articole, cantități, prețuri, reduceri și TVA. Documentul de tip factură actualizează stocurile și valorile în gestiunile afectate. Selectat automat de sistem ,dar poți selecta alt tip. - **Aviz de expediție - **Document care însoțește marfa la livrare. :::hint{type="info"} În funcție de tipul de document ales, **sistemul aplică tratamente contabile și operaționale diferite** (de exemplu, la *Aviz de expediție* se face doar ieșire cantitativă, iar la *Factură* se face și ajustare valorică). ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Completează detaliile de bază ale documentului: ![Completează detaliile de bază](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/l3sjc59BKsL_5sjIRu1gm_image.png "Completează detaliile de bază") - **Serie factură** - Alege seria folosită pentru acest document. Seriile sunt configurate în meniul [Setări Facturi](docId:_aefObcPTserCEHXy8fOq), în funcție de tipul de document - `factură` sau `aviz de expediție`. - **Data emiterii facturii** – Alege data și ora emiterii facturii. - **Data scadenței** – Data limită de plată a facturii este calculată automat conform [setărilor companiei](docId:3is6CzmYNVLqg5XCgWVZp) configurate în **CRM\&Loyalty**. În lipsa acestora, se calculează conform [setărilor de facturare](docId:_aefObcPTserCEHXy8fOq) din **Master Cloud**. Dacă este cazul, poți alege manual o anumită dată apăsând butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-calendar-day"} calendar. :::hint{type="info"} Numărul documentului va fi completat automat de sistem, în momentul finalizării documentului. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Poți introduce **reduceri sau majorări** aplicabile întregului document, dacă este cazul: ![Exemplu de reducere de 10% aplicată pe totalul documentului](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/vLU1oWJOGHjWlmWv1SPuM_image.png "Exemplu de reducere de 10% aplicată pe totalul documentului") - **Reducere/majorare** **la nivel de factură** – Introdu valoarea reală sau procentuală cu care scade sau crește totalul pe întregul document. De exemplu, introdu: - **`-10`**, pentru a reduce totalul documentului cu 10 unități valutare - **`20`**, pentru a majora totalul documentului cu 20 unități valutare - **`-15%`**, pentru a reduce totalul documentului cu 15 procente - **`5%`**, , pentru a majora totalul documentului cu 5 procente ::: ::::WorkflowBlockItem Configurează ultimele setări ale documentului: - **Tip introducere** - Pentru tipul de document `Factură`, poți alege să: - **adaugi produse** (practic adaugi unul câte unul articolele care fac obiectul facturii). [Vezi aici cum adaugi articole într-o factură.](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) - **alegi avize** de expediție (să alegi documentele de tip aviz din care sunt importate automat articolele introduse anterior pentru a le închide prin factura curentă). [Vezi aici cum poți închide avize cu o factură](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) . :::hint{type="info"} Poți salva oricând documentul sub forma unei **`ciorne`**, chiar și fără a fi complet finalizat. Apasă butonul **Salvează ciornă** din colțul drept jos al paginii. ![Salvează ciornă](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/jkN5TjOvMkjcveHdmuvzp_image.png "Salvează ciornă") Vei regăsi ciorna în pagina **Facturi**, iar în dreptul ei este trecută starea **`Ciornă`**. Poți continua să procesezi ciorna în orice moment. ![Continuă să procesezi ciorna](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HLtpOucX6B4CV69_a_Kmg_image.png "Continuă să procesezi ciorna") ::: :::: ::::WorkflowBlockItem ## Adaugă articole Secțiunea **Adaugă articole** afișează un tabel cu toate articolele facturate, fiecare rând reprezentând un articol din document. Deasupra tabelului găsești formularul **Linie nouă**, în care completezi datele articolului înainte să îl adaugi în listă. ![Secțiunea Adaugă articole](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/gVnYr9AHTExhe49iwQL3A_screenshot-1790601645804-0.png "Secțiunea Adaugă articole") Poți naviga între câmpurile formularului cu tastatura: **Enter** trece la câmpul următor, **Shift + Enter** la câmpul anterior, iar **Enter** apăsat pe ultimul câmp (sau **Ctrl + Enter** din orice câmp) adaugă direct linia în tabel. **Esc** golește formularul. În formularul **Linie nouă**, completează informațiile despre articolul facturat: ![Alege gestiunea, articolul și introdu cantitatea](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/sKkQFm11SARE_y_1DiHAk_image.png "Alege gestiunea, articolul și introdu cantitatea") - **Articol** - Denumirea articolului intern, așa cum îl ai introdus în baza de date. **Scrie** fie numele, fie codul articolului pentru ca sistemul să îți sugereze potriviri din baza de date. - **Codul articolului, codul de bare **și **unitatea de măsură** ale articolului selectat vin gata completate, conform setărilor articolului din MyBusiness. :::hint{type="warning"} Dacă articolul facturat încă nu are un corespondent intern, adaugă-l astfel: Adaugă articolul intern direct de sub listă, apăsând butonul **Adaugă articol nou**, completând dialogul afișat și salvând noul articol. ![Adaugă articol nou](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Z9ikSsiZ-SInZEh9nkS4J-20260203-095332.gif "Adaugă articol nou") Articolul astfel înregistrat în sistem va avea doar câteva informații strict necesare. Pentru a-i completa informațiile, editează articolul în aplicația **Expressoft MyBusiness**, în funcție de tipul de articol: [Produs](docId:0dDBkDECOnDfFZD7byKfn), [Rețetă](docId\:ctSzoDk0gPe_tWYb56zau), [Serviciu](docId\:ogJ-70YZtxQrpqgvAuTfe) sau [Ambalaj](docId\:SUF79V-cOrEw1wRBvGSkS). **Alternativ**: Accesează aplicația **Expressoft MyBusiness** și [adaugă articolul](docId\:wqHOQE4bseZ94G8p4UEpb) respectiv în sistem, completându-i detaliile dorite. ::: - **Gestiune** – **Alege** gestiunea de unde scoți articolul facturat. - **Ambalaj SGR** - **Bifează** dacă articolul este un ambalaj SGR. - **Cantitate** **facturată** – **Introdu** numărul de unități facturate din acel articol. Poți scrie direct un calcul în acest câmp. Apasă iconița **Σ**, scrie o formulă care începe cu `=`, de exemplu `=12*4` sau `=(2+3)*1,5`, apoi apasă **Enter** pentru a afișa rezultatul. :::hint{type="warning"} Dacă vrei să [returnezi (stornezi) articole](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) prin intermediul unei facturi, poți introduce **articole cu cantitate negativă**. La adăugarea articolului în document, va trebui să selectezi factura inițială în baza căreia operezi returul articolului. Prețul net al articolului returnat este preluat automat din factura inițială selectată. ::: - **Preț net** – **Introdu** prețul unitar pentru articol, conform documentului. Prețul unitar al articolului este preluat automat din lista implicită asociată gestiunii sau din [Setări Facturi](docId:_aefObcPTserCEHXy8fOq) pentru gestiunile non-valorice, dar îl poți modifica după dorință. - **Reducere/majorare** **la nivel de produs** – **Introdu** reducerea sau majorarea **valorică** (NU procentuală!) a prețului pentru întreaga cantitate din acel articol. De exemplu, scrie **`-2`** pentru a **reduce** valoarea netă cu 2 unități valutare, sau scrie **`1.5`** pentru a **majora** valoarea netă cu 1.5 unități valutare. - **TVA** – **Alege** cota TVA aplicată articolului. - **Valoare netă** și **Total TVA** sunt calculate automat de sistem în baza informațiilor introduse de tine. - **Expirare** – Alege data de expirare pentru articole cu trasabilitate (alimente, băuturi, medicamente), dacă e cazul. - **Ambalaj SGR** – Activează comutatorul dacă articolul este un ambalaj SGR. :::: ::::WorkflowBlockItem Pe măsură ce completezi formularul, sub el apar automat, needitabile, valorile calculate ale liniei: - **Stoc la dată doc. (curent)** – Cantitatea disponibilă din articol în gestiunea aleasă, la data documentului și, între paranteze, stocul curent. :::hint{type="warning"} Dacă introduci o cantitate mai mare decât stocul disponibil, sistemul afișează mesajul *„Cantitatea depășește stocul disponibil"*. Poți în continuare salva linia, dar verifică dacă articolul chiar are stoc suficient înainte să finalizezi factura. ::: - **Val. netă** și **Total TVA** sunt calculate automat de sistem în baza informațiilor introduse de tine. - **Total linie** - Valoarea totală a liniei, cu TVA inclus. :::: :::WorkflowBlockItem Apasă **Adaugă linia** (sau folosește scurtăturile de tastatură de mai sus) pentru a salva articolul în lista de **articole facturate**. Linia nouă adăugată apare evidențiată în tabel, iar formularul **Linie nouă** rămâne pregătit pentru următorul articol. Dacă vrei să renunți la datele introduse fără să salvezi linia, apasă **Golește**. ![Linie nouă adăugată, evidențiată în tabel](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/sHs6NyDhi69ihnKs595yD_image.png "Linie nouă adăugată, evidențiată în tabel") Pentru a **edita** o linie deja salvată, apasă butonul **Editează** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} din dreptul acelei linii. Datele liniei se încarcă înapoi în formularul **Linie nouă**, evidențiat cu un chenar, unde poți modifica orice câmp. Apasă **Salvează linia** pentru a păstra modificările sau **Renunță** pentru a le anula și a reveni la valorile salvate anterior. ::: ::::WorkflowBlockItem Pentru fiecare articol adăugat în tabel, poți efectua următoarele acțiuni: - **Clonează** - Apasă butonul **Clonează** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-copy"} dacă dorești să copiezi articolul și toate datele acestuia pe un alt rând, în situația în care dorești să îl introduci și în altă gestiune. - **Editează** - Apasă butonul **Editează** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} pentru a redeschide linia în formularul **Linie nouă**. - **Șterge** - Poți șterge linia respectivă dacă apeși butonul **Șterge** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"}. - **Selectează manual loturi** - Apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-arrow-right-arrow-left"} pentru a alege manual din ce lot sau loturi scazi cantitatea vândută, în loc să lași sistemul să aleagă automat (de regulă, FIFO). Utilă mai ales pentru articole cu trasabilitate (loturi, date de expirare). :::hint{type="info"} Fereastra **Selectează manual loturi** afișează articolul, gestiunea și cantitatea de facturat, apoi un tabel cu loturile disponibile (dată primire, tip document, lot intern, număr de lot, expirare, stoc curent, preț/UM). Introdu cantitatea dorită în dreptul fiecărui lot și apasă **Folosește lotul selectat**. ::: :::: :::WorkflowBlockItem **Adaugă oricâte articole** ai nevoie să facturezi. ## Afișare total și reduceri ::: ::::WorkflowBlockItem Verifică totalul calculat al documentului, imediat sub tabelul cu articolele adăugate. Această secțiune afișează **totalul** documentului, așa cum a fost calculat de sistem în baza informațiilor introduse de tine. Sunt însumate valorile totale ale tuturor articolelor și este aplicată reducerea sau majorarea la nivel de factură și de articole, dacă este cazul, cu calcularea eventualelor cantități negative sau valorilor ambalajelor SGR. Valorile din secțiunea de totaluri sunt afișate așa cum sunt calculate de sistem în baza datelor introduse de tine și **nu poți interveni asupra lor**. ![Afișarea totalului și a reducerilor](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Nzy5Pi3ZrTb_y4Yif0qNh_image.png "Afișarea totalului și a reducerilor") :::hint{type="info"} Master Cloud nu aplică reducerile pe document la nivelul ambalajelor returnabile SGR! ::: ## Referințe eFactura :::: :::WorkflowBlockItem În secțiunea **Referințe eFactura** poți introduce informații suplimentare transmise în sistemul e-Factura, cum ar fi comentarii, referințe interne sau note explicative. ![Secțiunea Referințe eFactura](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/7KKLx9qZJrQ8zRURSwrLf_image.png) Aceste informații sunt incluse în structura transmisă către ANAF. Dacă este cazul, marchează factura ca fiind asociată unui bon fiscal, activând caseta **Factură asociată unui bon fiscal** **(751)**. ## Detalii delegat ::: :::WorkflowBlockItem În secțiunea **Detalii delegat** poți introduce informații despre delegatul care livrează marfa: - **Delegat** - Dacă dorești, poți alege un contact din baza de date pe care îl desemnezi delegat pentru livrarea articolelor din document. Poți defini contacte în **CRM\&Loyalty** **→ Clienți → **[Contacte](docId\:zSuxNwc5u51Qgk2khX581)**.** - **Mijloc de transport** - Opțional, poți introduce tipul și numărul de înmatriculare al mijlocului de transport al delegatului care efectuează transportul. ![Secțiunea Detalii delegat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/LylMkObTvviTQ9cYsGDfX_image.png "Secțiunea Detalii delegat") ::: ::::: ## Finalizarea și actualizarea stocurilor Finalizarea este pasul esențial care transformă documentul într-un act oficial, sistemul îl procesează și declanșează **actualizarea automată a stocurilor **și **transmiterea facturii către SPV al ANAF**. Acest pas marchează încheierea procesului de validare și salvează toate informațiile facturii în baza de date cu starea **`Finalizat`**, respectiv **`Neprocesat`** dacă există vreun inventar deschis pe una dintre gestiunile afectate. După completarea și validarea tuturor câmpurilor: ::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Finalizează **(sau** Finalizează și tipărește**, dacă vrei să tipărești documentul în același pas cu finalizarea). Verifică să nu mai existe atenționări pe linii! ![Finalizează factura](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Kyh1blqCAeyTRVZWngx85_image.png "Finalizează factura") ::: :::WorkflowBlockItem Sistemul efectuează automat următoarele acțiuni: - Validează întregul formular; - Alocă următorul **număr** disponibil de factură/aviz, în funcție de [Setările de facturare](docId:_aefObcPTserCEHXy8fOq); - Actualizează **cantitățile de stoc** în gestiunile selectate; - Salvează starea documentului ca **`Finalizat`**, respectiv **`Neprocesat`** dacă există vreun inventar deschis pe una din gestiunile afectate; - Înregistrează în jurnal: **utilizatorul** care a finalizat și **ora** de finalizare; - Afișează un mesaj de succes și afișează factura doar pentru vizualizare. După finalizare, toate câmpurile documentului devin **needitabile**; formularul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} **`Neprocesat`** / **`Finalizat`** din dreptul acestuia. Orice corecție se face prin documente ulterioare (ex. storno articole). ![Factură finalizată](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/TF-BcA2tsllc-1wzWp5l-_image.png "Factură finalizată") ::: :::WorkflowBlockItem Stocurile sunt actualizate automat. Pentru fiecare articol din factură: - **Scade stocul** în gestiunea specificată cu cantitatea facturată; - Este păstrată trasabilitatea între articol, lot (dacă este cazul) și factură. ::: :::: :::::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # ➖Returnează (stornează) articole Dacă vrei să **returnezi** (**stornezi**) articole dintr-o factură emisă către un anumit beneficiar, poți introduce **articole cu cantitate negativă **într-o altă factură pe care o emiți către **același beneficiar**. :::hint{type="info"} Poți avea pe aceeași factură articole cu cantități **pozitive** și **negative**. Practic, poți avea articole intrate în stoc și articole returnate. ::: Urmează pașii de mai jos pentru a returna (storna) articole: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Într-o factură în starea `Ciornă` sau pe care acum o creezi, în secțiunea **Adaugă articole**, introdu una câte una articolele facturate și/sau returnate, folosind formularul **Linie nouă** descris mai sus. ::: ::::WorkflowBlockItem Pentru articolul de stornat, completează formularul **Linie nouă** astfel: - **Articol** - Scrie fie numele, fie codul articolului pentru ca sistemul să îți sugereze potriviri din baza de date. - **Gestiune** – Alege gestiunea unde intră stocul. - **Cant. fact. (Cantitate facturată)** – Introdu numărul de unități din acel articol. Pentru retur, introdu cantitatea cu semnul **`-`** (**minus**), de exemplu `-10`. :::hint{type="info"} Pentru o cantitate negativă, câmpul **Preț net** devine needitabil: sistemul afișează mesajul *„Cantitate negativă (retur): prețul vine din lotul pe care îl alegi imediat după ce adaugi linia."* Restul informațiilor despre articolul returnat vor fi completate automat după ce apeși **Adaugă linia** și alegi lotul din care faci returul. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Apasă **Adaugă linia** pentru a salva articolul stornat în lista de **articole facturate**. Imediat după salvare, sistemul afișează o fereastră pentru selecția lotului din care vei opera returul. ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Selectează lot pentru retur**, sistemul afișează în partea de sus **articolul de returnat**, **gestiunea**, **cantitatea** și **beneficiarul**. Mai jos, într-un tabel, sunt afișate informații despre facturile către beneficiarul ales care au cuprins articolul returnat, cu informații despre loturile afectate în gestiunea selectată anterior. ![Selectează factura cu lotul pentru care operezi returul de articol](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/pWLjP2dxDjFsdtjtEVcLa_image.png "Selectează factura cu lotul pentru care operezi returul de articol") Fiecare lot din articol aflat în gestiune are afișate: - **Document** - Seria și numărul facturii inițiale care cuprinde acel articol, emisă pentru beneficiarul curent; - **Dată** - Data și ora procesării facturii; - **Lot intern** - Numărul intern al lotului care a făcut obiectul facturii respective; - **Cantitate** - Cantitatea din acel articol disponibilă în lot, exprimată în unitatea de măsură implicită a articolului; - **Preț unitar** - Prețul de cost sau prețul de vânzare al articolului în acel lot, în funcție de tipul gestiunii; - **TVA%** - Cota de TVA pentru articol, așa cum a fost menționată în factura inițială; - **Lot selectat** - Activează comutatorul din dreptul lotului din care vrei să faci returul. :::hint{type="warning"} Dacă nu există **loturi disponibile** pentru beneficiarul ales (adică nu are facturi anterioare cu acest articol, în această gestiune), sistemul afișează un mesaj de atenționare și nu îți permite să continui până nu corectezi datele introduse (beneficiarul, gestiunea sau cantitatea). ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Folosește lotul selectat**. Fereastra de selecție a lotului se închide, iar articolul de returnat cu lotul selectat apare marcat în lista de **articole din factură**. :::hint{type="info"} Dacă ai de returnat un articol folosind cantități din **mai multe loturi**, introdu articolul pe mai multe linii și selectează pentru fiecare linie lotul dorit. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Dacă ai terminat cu adăugarea de articole care se vor returna, treci la [finalizarea documentului](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) ! ::: ::::: :::hint{type="warning"} Pentru a putea salva factura cu articole cu cantități negative, asigură-te că ai selectat **același beneficiar și aceeași gestiune **ca cele alese la factura prin care ai scos articolul din stoc! ::: :::::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 📑Copiază o factură Funcționalitatea **Copiază** îți permite crearea rapidă a unui nou document factură sau aviz de expediție pe baza unuia existent în starea **`Neprocesat`** sau **`Finalizat`**. Este utilă atunci când documentele sunt recurente sau când trebuie introdus un document similar cu unul anterior, dar cu modificări minore. :::hint{type="success"} **Folosește copierea atunci când:** - Ai facturări frecvente cu aceleași articole, gestiuni sau beneficiari. - Vrei să creezi o factură nouă pornind de la una existentă, dar cu cantități sau articole ajustate. - Vrei să economisești timp, evitând introducerea manuală a articolelor. ::: Pentru a copia un document, urmează acești pași: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, în dreptul documentului dorit în starea **`Neprocesat`** sau **`Finalizat`**, apasă butonul **Acțiuni **:FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-ellipsis"} și alege opțiunea **Copiază**. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/qYc65Y4QuXPIl-fkvUjPw_image.png" size="40" width="379" height="215" position="center" caption="Copiază un document" alt="Copiază un document" darkWidth="379" darkHeight="215" showCaption="true"} ::: :::WorkflowBlockItem Aplicația afișează pagina **Adaugă factură** în care se generează un **document nou** cu aceleași informații de antet, reduceri, articole, gestiuni și valori ca documentul copiat. ![Pagina de copiere a unei facturi](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/5xi0O0Y9H0caoPDikPy75_image.png "Pagina de copiere a unei facturi") ::: :::WorkflowBlockItem Verifică valorile din documentul generat automat și modifică conform necesităților tale: - Comentariile și datele din **antetul documentului **(secțiunea **Beneficiar și setări generale factură**). Modifică **beneficiarul**, introdu **seria** și **data documentului**, precum și alte detalii, dacă este cazul. - Verifică și ajustează **articolele** (adăugare/eliminare), împreună cu **cantitățile** și **prețurile** ajustate după nevoie. ::: :::WorkflowBlockItem După modificările dorite, apasă butonul **Finalizează** și alege una dintre opțiuni: - **Finalizează** – salvează documentul - **Salvează ciornă** – salvează documentul fără a afecta stocurile. ::: ::::WorkflowBlockItem Sistemul salvează noul document de transfer în starea **`Ciornă`** sau **`Finalizat`**, în funcție de opțiunea ta de mai sus. :::hint{type="info"} Documentul duplicat primește **un nou număr** de document. Modificările efectuate asupra noului document **nu afectează** documentul inițial. ::: :::: ::::: :::::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 🧾Închide avize cu o factură Dacă emiți către un beneficiar **avize de expediție** (cu livrări parțiale sau multiple), iar ulterior emiți **factura finală** pentru acele livrări, poți lega toate avizele respective de o singură factură. Acest proces poartă numele de **închidere a avizelor** și are rolul de a consolida recepțiile către același beneficiar într-un document unic de factură, pentru o evidență clară a costurilor și a stocurilor. :::hint{type="warning"} Înainte de a închide avizele de expediție către un beneficiar cu o factură, asigură-te că: - Ai introdus documente de **tip** **`Aviz de expediție`** pentru acel furnizor - Avizele respective sunt în **starea** **`Neprocesat`** sau **`Finalizat`**. ![Avize de expediție în starea Neprocesat sau Finalizat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/gPHIG39Ap26BfeVx6gZLp_image.png "Avize de expediție în starea Neprocesat sau Finalizat") ::: Urmează acești pași pentru a închide avizele de expediție către un beneficiar cu o factură: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, apasă butonul **Creează factură **pentru a adăuga un document nou. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina de adăugare a documentului, în secțiunea **Beneficiar și setări generale factură**, alege** tipul de document** = **`Factură`**. ![Factură cu tip de introducere Aviz](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/nmmMwAexucg-u-6vKJwFD_image.png "Factură cu tip de introducere Aviz") ::: :::WorkflowBlockItem Completează beneficiarul facturii: - **Tip beneficiar **și** Beneficiar** – Selectează **același beneficiar** ca cel din avizele de expediție introduse anterior. - Alege **adresa** beneficiarului pentru facturare. ::: :::WorkflowBlockItem Completează detaliile de bază ale facturii: - **`Serie factură`** - Alege una din seriile definite în [Setări Facturi](docId:_aefObcPTserCEHXy8fOq) pentru tipurile de document **`Factură.`** - **Dată document** – Alege data emiterii facturii. ::: :::WorkflowBlockItem Pentru a **lega factura la avizele emise** pentru acel beneficiar, alege **Tip introducere = `Aviz`**. Această opțiune activează secțiunea specială pentru preluarea avizelor existente. ::: ::::WorkflowBlockItem În secțiunea **Importă din avize existente**, apărută mai jos în pagină, sunt afișate toate avizele **`finalizate`** sau **`procesate`** încă nelegate la facturi introduse pentru beneficiarul selectat anterior. Bifează avizele de expediție pe care dorești să le închizi prin factura pe care o creezi. ![Importă din avize existente](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/fjDW_vxi0CirGLh-McFRu_image.png "Importă din avize existente") :::hint{type="info"} Dacă factura conține reduceri sau majorări pe document, le poți adăuga înainte de finalizare, în secțiunea **Beneficiar și setări generale factură**. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Finalizează** pentru a salva această factură prin care închizi avizele selectate. ::: :::WorkflowBlockItem Factura este salvată în sistem în starea **`Finalizat`**, respectiv **`Neprocesat`** dacă există vreun inventar deschis pe una dintre gestiunile afectate. Avizele selectate sunt **legate de această factură** și nu vor mai putea fi asociate ulterior altor documente. Stocurile și valorile sunt consolidate automat în baza datelor facturii. ::: ::::: :::::: ::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 🗑️Șterge facturi în lucru Funcționalitatea **Șterge** permite eliminarea unei facturi sau a unui aviz de expediție doar dacă este în starea **`Ciornă`** din sistem. :::hint{type="warning"} Documentele în starea **`Finalizat`** sau **`Neprocesat`** sunt **trimise automat către SPV al ANAF** și **nu mai pot fi șterse**. **Pentru a corecta o factură trimisă deja în SPV**, creează o factură similară către același beneficiar, dar cu cantități negative, pentru ca factura inițială și cea cu care faci corecția să se anuleze reciproc! Poți folosi [copierea de facturi](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) și poți edita cantitatea într-o valoare negativă. ::: Poți șterge un document **`Ciornă`**, prin apăsarea butonului :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul documentului dorit. ![Șterge un document în starea Ciornă](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/1JQPHKJPKJlBVCAIOU7O1_image.png "Șterge un document în starea Ciornă") Sistemul șterge documentul după confirmarea acțiunii. :::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # ✉️Exportă facturi emise În funcție de nevoile tale, poți să descarci sau să tipărești facturile și avizele [unul câte unul](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) în format `pdf`, poți descărca [unul sau mai multe documente selectate](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) sau le poți trimite pe mail. Poți decide să [exporți în masă](docId\:fme8nWOwZPfobI2w_1oGL) documentele, în funcție de anumite filtre. :::hint{type="info"} Pentru a **exporta** **toate rândurile** din tabelul **Facturi**, cu toate informațiile afișate, într-un fișier `excel` descărcat pe dispozitivul tău, apasă butonul de export :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-download"} din colțul drept sus al tabelului. ![Exportă toate rândurile din tabel](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/jgC-NZEodsjBj1oUVl6bQ_image.png "Exportă toate rândurile din tabel") ::: ## Descarcă o singură factură Pentru a descărca un anumit document în format **`pdf`** sau pentru a-l trimite pe mail pentru a-l descărca ulterior, urmează acești pași: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, deschide pentru vizualizare documentului dorit în stare **`Finalizat`** sau **`Neprocesat`**. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul **Exportă în PDF**. ![Exportă documentul](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/vTwC1Wl98wMnSEfMz8agB_image.png "Exportă documentul") ::: :::WorkflowBlockItem Sistemul afișează documentul pe dispozitivul tău, iar ulterior îl poți descărca. ![Factura afișată poate fi tipărită sau descărcată](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/cuUSkBKJPrlV0F5C5I7yd_image.png "Factura afișată poate fi tipărită sau descărcată") **SAU** ::: :::WorkflowBlockItem În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul **Trimite prin email**. ![Trimite prin mail documentul](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Cs8fjQNJhmQse80imj3QQ_image.png "Trimite prin mail documentul") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Trimite prin email**, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un **link de descărcare** a documentului în format `pdf `și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una. ![Scrie adresa sau adresele de email](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/q1rJHjYhIwc7AGz-Sw62M_image.png "Scrie adresa sau adresele de email") :::hint{type="info"} Introdu cu atenție adresa/adresele de mail, pentru ca sistemul să trimită documentele către persoanele dorite. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Trimite prin email**. Sistemul trimite un mail către adresele de mail precizate de tine. ::: :::WorkflowBlockItem Apasă **linkul din mail **pentru a afișa documentul în format **`pdf`** pe dispozitivul tău. Ulterior poți descărca documentul. ![Apasă linkul din mail](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/3hbbyo_AsEHAhqb5D8D8U_image.png "Apasă linkul din mail") ::: ::::: ## Exportă una sau mai multe facturi Pentru a descărca unul sau mai multe documente în format `pdf` sau pentru a le trimite către adresele de mail dorite, urmează pașii de mai jos: :::::WorkflowBlock ::::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, bifează caseta de selecție din dreptul documentului sau a documentelor **neprocesate** sau **finalizate** dorite, apoi apasă butonul corespunzător opțiunii dorite: - **Exportă în PDF** - pentru a descărca documentul/documentele sub forma unui fișier în format **`pdf`**; - **Trimite pe mail** - pentru a trimite prin poșta electronică documentul sau documentele selectate. ![Exportă unul sau mai multe documente](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VZ5rEu5lb7BUFApAH9lVo_image.png "Exportă unul sau mai multe documente") :::hint{type="info"} Alternativ, în dreptul documentului dorit, apasă butonul **Acțiuni ** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-ellipsis"} și alege una din opțiunile **Tipărește în PDF, Exportă în PDF** sau **Trimite pe mail**. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HbvYZUKcB8kfyANW1EupG_image.png" size="40" width="379" height="215" position="center" caption="Descarcă un document" alt="Descarcă un document" darkWidth="379" darkHeight="215" showCaption="true"} Pentru a trimite pe mail, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un **link de descărcare** a documentului în format `pdf `și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una. ![Scrie adresa sau adresele de email](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/q1rJHjYhIwc7AGz-Sw62M_image.png "Scrie adresa sau adresele de email") Apasă **Trimite prin email.** ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Sistemul deschide documentul pe dispozitivul tău. :::hint{type="warning"} În funcție de politicile interne de securitate pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă **Permite/Allow** în colțul drept sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Dacă ai ales să **trimiți pe mail** documentul/documentele selectate, în fereastra **Trimite prin email**, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un **link de descărcare** a documentului în format `pdf `și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una. ![Scrie adresa sau adresele de email](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/q1rJHjYhIwc7AGz-Sw62M_image.png "Scrie adresa sau adresele de email") Apasă butonul **Trimite prin email**. Accesează una dintre **adresele de mail specificate** pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține un **link pentru a descărca documentele** pe dispozitivul tău. ![Apasă linkul din mail](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/3hbbyo_AsEHAhqb5D8D8U_image.png "Apasă linkul din mail") ::: ::::: ## Exportă în masă facturi Pentru a extrage mai multe documente simultan, folosind o serie de filtre care te ajută în selectarea documentelor în funcție de anumite criterii: ::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Facturi**, apasă butonul **Exportă în masă** din colțul drept jos al paginii. ![Apasă butonul Export în masă](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/6lLy9aR8bLcsZdTp7Hx0V_image.png "Apasă butonul Export în masă") ::: :::WorkflowBlockItem În formularul de export afișat, **Trimite prin email**, completează criteriile de filtrare pentru a descărca doar anumite documente: - **Adrese de mail** – Introdu adresele către care se trimite exportul, una câte una. Dă click pe adresă imediat ce ai scris-o pentru a fi pusă în listă. - **Dată de început / Dată de sfârșit** – Selectează intervalul calendaristic în care dorești să se încadreze datele documentelor pe care le vei exporta. - **Gestiune** – Alege gestiunea sau gestiunile ale căror documente vor fi incluse în export. - **Beneficiar** **contact / companie**– Alege beneficiarul documentelor care vor fi incluse în export. - **Creat de** - Alege utilizatorul ale cărui documente create dorești să le exporți. - **Articol** - Alege articolul pentru care dorești să exporți documentele. ![Export în masă facturi](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/mEeTeK2yfWNsPPd032G5V_image.png "Export în masă facturi") ::: :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Trimite prin email**. Sistemul generează un link de transfer pe care îl transmite către adresele de mail specificate. ::: :::WorkflowBlockItem Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține linkul de transfer. Apasă linkul pentru a începe descărcarea arhivei de documente. ![Apasă linkul din mail](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/3hbbyo_AsEHAhqb5D8D8U_image.png "Apasă linkul din mail") ::: :::: ::::::