--- title: Inventar slug: inventar createdAt: 2025-09-30T12:15:37.179Z --- Meniul **Inventar** permite realizarea procesului de inventariere a gestiunilor, fie ca inventar periodic, fie ca inventar de control. În această secțiune poți consulta toate inventarele existente, poți crea inventare noi și poți ajusta stocurile scriptice dacă între timp au existat mișcări. Operațiunea de inventariere pe o gestiune cuprinde trei etape principale: 1. **Deschiderea unui inventar**. 2. **Completarea inventarului** cu introducerea cantităților reale și calculul diferențelor. 3. **Închiderea inventarului** și generarea documentelor de reglare. Vezi mai jos tutorialul video: ::embed[]{url="https://youtu.be/xGw1lzRtmPw"} Urmează acești pași pentru a accesa pagina** Inventar**: ::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Accesează **Master** **Cloud** cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul **Inventariere**. ::: :::WorkflowBlockItem Alege compania pentru care dorești să faci modificări. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina principală a aplicației, deschide meniul **Inventariere** și selectează opțiunea de meniu **Inventar**. ![Pagina Inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/DZLlwgmYZhK8fIk0aT1nl_image.png "Pagina Inventar") ::: :::WorkflowBlockItem În pagina **Inventar** poți: - [căuta documentele de inventar](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) existente în sistem; - [adăuga un document de inventar](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) atunci când ai nevoie să realizezi un inventar; documentul adăugat îl poți salva ca **`Inventar în lucru`** sau îl poți **`finaliza`** după completarea tuturor câmpurilor obligatorii; - **edita un document de inventar în lucru** pentru a continua procesul de adăugare a documentului, prin apăsarea butonului :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} din dreptul documentului dorit; - **consulta** documentele de inventar **procesate **sau** anulate** apăsând butonul de vizualizare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} ; documentul se deschide într-o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile; - [șterge/anula un document de inventar în lucru](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) în starea **`Inventar în lucru`**, prin apăsarea butonului :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul documentului dorit; - [exporta documente de inventar](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) în format `pdf` sau le poți trimite pe mail; - **ascunde coloane din tabel** dacă există informații mai puțin relevante pentru tine, respectiv **afișa toate coloanele**. Apasă butonul cu **trei linii verticale** din colțul drept sus al tabelului și bifează/debifează coloanele dorite. Ulterior, doar informațiile din coloanele afișate vor fi exportate! - **exporta** **toate rândurile** **din tabel**, cu toate informațiile afișate, într-un fișier `excel` descărcat pe dispozitivul tău. Apasă butonul de export :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-download"} din colțul drept sus al tabelului. ::: :::: :::hint{type="warning"} Pe durata unui **inventar în lucru**, gestiunea este **blocată** pentru procesarea vânzărilor. Documentele introduse ulterior sunt puse în așteptare. După finalizare, sistemul procesează automat documentele restante și deblochează gestiunea. [Starea de procesare a documentelor pe gestiuni](docId\:CeoJB02Ot7t4QkQjaNUQo) o poți consulta în meniul **Stare gestiuni**. ::: :::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 🔍Caută documente de inventar În pagina **Inventar** găsești lista tuturor documentelor de inventar introduse în sistem. Fiecare document este listat cu detalii precum: ![Lista tuturor documentelor de inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/gMoLbEeh56TYDpILkIIFt_image.png "Lista tuturor documentelor de inventar") Pentru fiecare document de inventar în parte sunt afișate următoarele detalii:  - **Număr document: **Numărul documentului de inventar. - **Dată inventar: **Data și ora la care a fost deschis inventarul, data contabilă a inventarului. - **Gestiune: **Gestiunea pentru care s-a făcut inventarul. - **Dată operare**: Ultima dată și oră la care a fost salvat documentul de inventar. - **Stare:** Starea în care se află documentul de inventar: - **`Inventar în lucru`- **Inventarul este deschis și poate fi completat sau modificat. Continuă introducerea sau corectarea cantităților! Documentele care afectează această gestiune nu pot fi procesate până la finalizarea inventarului. - **`Finalizat` - **Inventarul a fost finalizat fără erori, iar documentele au fost procesate automat. - **`Anulat` - **Inventarul a fost anulat și nu produce efecte asupra stocurilor. - **Acțiuni: **În funcție de starea documentului, poți efectua anumite acțiuni asupra acestuia: - **Editează** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} pentru a continua procesul de generare a unui document. Acesta trebuie să fie în starea **`Inventar în lucru`**. - **Vizualizează** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} pentru a consulta documentul. - **Trimite prin mail** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-envelope"} pentru a trimite documentul în starea **`Finalizat`** către adresele de mail dorite. - **Șterge** - apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} pentru a șterge documentul în starea **`Inventar în lucru`**. ![Căutare documente de inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/IroO0icXbLghC4cKUEDd2_image.png "Căutare documente de inventar") Apasă bara de căutare de deasupra tabelului pentru a căuta un document după gestiune, stare, număr document, intervalul de timp al operării sau al datei de creare. Poți efectua căutarea după mai multe criterii în același timp. Sistemul afișează în tabel doar înregistrările care îndeplinesc toate criteriile de căutare introduse de tine. ::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # ➕Adaugă un document de inventar :::hint{type="warning"} **Recomandări înainte de deschiderea unui inventar!** 1. **Introdu și finalizează toate documentele de intrare** (NIR-uri, Transferuri) **și de ieșire** (Consumuri, Producție, Transformări). 2. **Preia toate **[vânzările din POS](docId:79evrx4BgGCMQP34G_PHi). ::: :::hint{type="info"} Poți finaliza un inventar **`în lucru`** chiar dacă, între timp, ai operat pe gestiune intrări sau ieșiri cu** dată ulterioară**, rămase în starea **`Neprocesat`**: inventarul NU ține cont de ele, stocurile respective nu apar în inventar. În schimb, nu poți crea un inventar cu o **dată anterioară** documentelor deja operate pe gestiune, de exemplu, un inventar din 30 septembrie după ce ai operat documente în octombrie. ::: Fluxul de lucru recomandat pentru operarea unui inventar este: 1. **Creează inventarul** pentru gestiunea dorită 2. **Adaugă articolele** (**automat** - toate articolele cu mișcări de stocuri din acea gestiune, sau **manual** - pe categorii sau pe articole) 3. Introdu **cantitățile faptice** 4. Verifică **diferențele și valorile** 5. **Finalizează** inventarul pentru procesarea documentelor sau **salvează-l **dacă mai dorești să revii asupra lui. :::hint{type="info"} Deschide oricând un document în starea **`Inventar în lucru`** pentru a termina procesul de completare și a-l **finaliza**, moment în care sistemul trece documentul de producție în starea **`Finalizat`** și actualizează stocurile. ::: Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga un document de inventar, document prin care deschizi un inventar pe gestiune: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Inventar**, apasă butonul **Adaugă inventar** din colțul drept jos al paginii pentru a iniția procesul de creare a unui document de inventar. ![Inițiază procesul de creare a unui document de inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ZSy8poGPNKdnnrOAXSYQW_image.png "Inițiază procesul de creare a unui document de inventar") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra de creare a documentului de inventar, **Creează inventar**, completează câmpurile obligatorii, marcate cu **\***: ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/lz3kOyc3sH4ExVQAO9B6D_image.png" size="80" width="1306" height="899" position="center" caption="Creează inventar" alt="Creează inventar" darkWidth="1306" darkHeight="899" showCaption="true"} - **Gestiune **- Alege gestiunea pentru care se realizează inventarul. - **Dată și oră inventar **- Data și ora creării documentului, **data contabilă a inventarului**, completate automat cu data și ora sistemului, dar editabile. Trebuie să fie **mai mare decât data procesării ultimului document** din gestiunea selectată și **nu poate fi în viitor**! - **Toate articolele din gestiune** - Dacă **activezi** comutatorul, documentul de inventar include automat toate articolele din gestiune, cu stoc pozitiv, zero sau negativ, indiferent dacă au avut sau nu mișcări de la inventarul realizat anterior. Dacă comutatorul este **dezactivat**, documentul de inventar este creat **fără articole**, pe care ulterior le poți adăuga manual pe categorii sau unul câte unul. :::hint{type="warning"} Pe durata unui **inventar în lucru**, gestiunea este **blocată** pentru procesarea vânzărilor. Nu poți crea un document nou de inventar pentru o gestiune blocată! [Starea gestiunilor](docId\:CeoJB02Ot7t4QkQjaNUQo) o poți consulta în meniul **Stare gestiuni**. ![Meniul Stare gestiuni](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/V-ZanZ5fKajstvaPbeaoM_image.png "Meniul Stare gestiuni") ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Creează** pentru a deschide inventarul. Sistemul deschide inventarul și afișează pagina **Inventar curent**. :::hint{type="info"} Poți salva oricând documentul de inventar sub forma unei ciorne, în starea **`Inventar în lucru`**, chiar și fără a fi complet finalizat. Apasă butonul **Salvează **din colțul drept jos al paginii. ![Salvează ciornă](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/n9Igww6JY1thzWwxhOMF__image.png "Salvează ciornă") Vei regăsi ciorna documentului de inventar în pagina **Inventar.** Poți continua să procesezi inventarul în orice moment, prin apăsarea butonului de editare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} din dreptul documentului în stare **`Inventar în lucru`**. ![Continuă să procesezi ciorna](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/1bIeyrU1xJUWlezz9JhCn_image.png "Continuă să procesezi ciorna") ::: ## Adaugă articolele inventariate :::: :::WorkflowBlockItem În partea de sus a paginii **Inventar curent **găsești informații despre** gestiunea** inventariată și **data contabilă** a inventarului. Tot aici găsești starea documentului, **`Inventar în lucru`**, precum și **numele și prenumele utilizatorului** care a efectuat ultima modificare, împreună cu **data și ora ultimei modificări**. Nu poți modifica aceste informații, dar poți introduce **observații** legate de acest document. ![Pagina Inventar curent](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Xxipd_4WUKt7zDVbxDsPc_image.png "Pagina Inventar curent") În partea centrală a paginii găsești **lista articolelor supuse inventarierii. **Pentru fiecare articol inventariat sunt afișate următoarele informații: - **Articol** – denumirea articolului - **Cod articol** – codul intern - **Categorie** – categoria din care face parte - **UM** – unitatea de măsură - **Preț de cost** – costul unitar utilizat la calcul - **Scriptic** – cantitatea scriptică (calculată de sistem) - **Faptic** – **cantitatea constatată fizic**, pe care o vei **completa** pentru realizarea propriu-zisă a procesului de inventariere. Pentru a scrie aici cantitatea faptică, **editează **:FontAwesome[****]{icon="fa-solid fa-pencil"}** linia articolului**! - **Diferență cantitate** – diferența dintre scriptic și faptic, calculată automat - **Valoare totală** – diferența dintre valoarea scriptică și cea faptică, calculată automat - **Acțiuni** – butoane de acțiune pentru: - **Editare** - apasă :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} pentru a edita cantitatea faptică a articolului; - **Ștergere** - apasă :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} pentru a șterge articolul din lista de inventariere; - **Conversie UM** - apasă :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-circle-plus"} pentru a adăuga raportul de conversie pentru eventuale **unități de măsură alternative** folosite la inventariere. ![Editează articolele și introdu cantitatea faptică](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VvvShXWC_AFsb1709g-bM_image.png "Editează articolele și introdu cantitatea faptică") ::: :::WorkflowBlockItem Pentru a adăuga un anumit articol în documentul de inventar, apasă butonul **Adaugă articol** de deasupra tabelului. ![Adaugă articol la inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HEOHC1JZinFrtL38yZnEx_image.png "Adaugă articol la inventar") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Selectează articole**, caută și **bifează** unul sau mai multe articole pe care le adaugi la documentul de inventar, apoi apasă **Salvează**. ![Selectează articole](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ALk-UYRrcQ-a6qgZPp2oB_image.png "Selectează articole") :::hint{type="info"} Poți alege din lista de articole **active** (produse, rețete, pachete, servicii și ambalaje) definite în **MyBusiness**. Adaugă **oricâte articole** dorești să inventariezi. Sistemul va aduce informațiile legate de prețul de intrare și stocul scriptic al articolelor în gestiunea inventariată. ::: Articolele bifate sunt aduse în lista de articole pe care le inventariezi. ![Articolele bifate sunt aduse în lista de articole inventariate](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/2_Wf2H-8DIZsjQT1PWNfO_image.png "Articolele bifate sunt aduse în lista de articole inventariate") :::: :::WorkflowBlockItem Pentru a adăuga la inventar toate articolele care au avut mișcări de stocuri dintr-o anumită categorie, apasă butonul **Adaugă categorie** de deasupra tabelului. ![Adaugă articolele cu mișcări de stoc dintr-o categorie](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/CB70vRvUmU29I0JrzqwzZ_image.png "Adaugă articolele cu mișcări de stoc dintr-o categorie") ::: :::WorkflowBlockItem Dacă ai mai efectuat inventare pe această gestiune, poți simplifica procesul de inventariere prin **copierea articolelor dintr-un inventar anterior**, împreună cu **cantitățile lor faptice**, în inventarul curent în lucru. 1. Pentru a importa în inventarul curent articolele din alt inventar, apasă butonul **Importă articole din inventar** de deasupra tabelului. ![Importă articole din inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/DxFUxlO0w-HIfSk7mmLGG_image.png "Importă articole din inventar") 2. În fereastra **Importă articole dintr-un inventar anterior**, bifează unul sau mai multe inventare deschise anterior pe aceeași gestiune. ![Bifează inventarul/inventarele din care se vor copia articolele](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/9lzuiPrP4ED0Hxy3UPWlA_image.png "Bifează inventarul/inventarele din care se vor copia articolele") 3. Apasă butonul **Importă articole** pentru ca sistemul să copieze automat în inventarul curent articolele și cantitățile faptice din inventarul/inventarele bifate anterior. Articolele care există deja în inventarul curent sunt ignorate. ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Selectează categorii de articole**, caută și **bifează** categoria ale cărei articole dorești să le inventariezi, apoi apasă **Salvează**. ![Selectează categorie de articole](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/KbnNOB5psDA7ww9-aksnB_image.png "Selectează categorie de articole") :::hint{type="info"} Adaugă **oricâte categorii** dorești să inventariezi. Sistemul va aduce toate articolele din acele categorii care au avut **mișcări de stocuri pe gestiunea selectată **după finalizarea ultimului inventar pe acea gestiune, împreună cu informațiile legate de prețul de intrare și stocul scriptic al articolelor în gestiunea inventariată. ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Actualizează date **pentru a verifica dacă sistemul a procesat între timp documente de intrare sau ieșire pe acea gestiune, cu data anterioară datei contabile a inventarului, pentru articolele deja aflate în listă. ![Actualizează date](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/eeRYF1H8MLmr42cubC0in_image.png "Actualizează date") :::hint{type="info"} Butonul **Actualizează date:** - **recalculează cantitățile scriptice** pentru articole; - este util dacă între timp au fost modificate documente sau rețete; - **nu afectează cantitățile faptice** introduse. ::: ## Completează cantitățile găsite :::hint{type="success"} Poți completa cantitățile din pagina actuală **Inventar curent** sau în aplicația mobilă **Expressoft mInventory**. Citește mai departe pentru a completa cantitățile în **Master Cloud**, în pagina **Inventar curent.** Citește secțiunea [Folosește inventarul mobil](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) pentru a afla cum poți gestiona un inventar deschis de pe un **dispozitiv mobil**. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Începe să completezi coloana **Faptic **pentru fiecare articol din lista de inventariere cu **cantitățile reale regăsite în gestiune**. Apasă butonul de editare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-pencil"} din dreptul articolului inventariat. ![Apasă butonul de editare din dreptul articolului inventariat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/_88ddKH4MW6DL4Dj-Vb_K_image.png "Apasă butonul de editare din dreptul articolului inventariat") În coloana **Faptic**, introdu **cantitatea** găsită din acel articol, numai dacă este în **unitatea de măsură principală a articolului**! ![Introdu cantitatea găsită în UM-ul articolului](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/jW2Q9KoJNz1C5QNctzw07_image.png "Introdu cantitatea găsită în UM-ul articolului") Apasă butonul de salvare :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-floppy-disk"} din dreptul articolului editat pentru a salva cantitatea faptică. Diferența dintre scriptic și faptic este calculată automat. ![Diferența dintre scriptic și faptic este calculată automat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Kt6tKanccQwvNV50ktVzN_image.png "Diferența dintre scriptic și faptic este calculată automat") ::: :::WorkflowBlockItem Dacă la inventar găsești un articol în **altă unitate de măsură** decât cea principală menționată în tabel, apasă butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-circle-plus"}** Conversie UM** din linia acelui articol. ![Apasă butonul Conversie UM](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/6Xb05uWi4n93paDyv6Use_image.png "Apasă butonul Conversie UM") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Adaugă cantități în unități de măsură alternative**, alege **unitatea** în care ai găsit articolul și introdu **cantitatea** faptică, exprimată în acea unitate. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/0WUxwEnu1xEMsdamKqLyO_image.png" size="80" width="1191" height="1032" position="center" caption="Fereastra Adaugă cantități în unități de măsură alternative" alt="Fereastra Adaugă cantități în unități de măsură alternative" darkWidth="1191" darkHeight="1032" showCaption="true"} :::hint{type="warning"} Poți converti cantitățile doar în **unitățile de măsură alternative** care au ca **părinte** unitatea de măsură principală a articolului selectat. ![UM alternativă cu UM părinte și raport de conversie](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/PeDf4aYh8dmMpRa51hd1y_image.png "UM alternativă cu UM părinte și raport de conversie") Accesează **MyBusiness > Articole > **[Unități de măsură](docId\:EtppRUz-0zm88pmSCi_86) și verifică unitatea părinte a unității alternative în care ai găsit articolul la inventar. ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Adaugă** pentru a adăuga în tabelul de mai jos cantitatea găsită în unitatea de măsură alternativă selectată. :::hint{type="info"} Dacă ai găsit articolul și în alte unități de măsură, alege UM-ul respectiv și adaugă-i cantitatea găsită. Nu uita să apeși **Adaugă**! ::: :::: :::WorkflowBlockItem Sistemul convertește toate cantitățile introduse în **unitatea de măsură principală a articolului**. Apasă **Salvează** pentru a înregistra cantitatea în documentul de inventar. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/BgaNpOxfkvSbXZXhLze74_image.png" size="80" width="1190" height="1086" position="center" caption="Cantitatea convertită la UM principală" alt="Cantitatea convertită la UM principală" darkWidth="1190" darkHeight="1086" showCaption="true"} Sistemul afișează **cantitatea convertită în UM principală** în dreptul articolului inventariat în pagina **Inventar curent**. ![Cantitatea faptică exprimată în UM principală ](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/CNp8quj5pWOG8PxpxQk7H_image.png "Cantitatea faptică exprimată în UM principală ") ::: ::::WorkflowBlockItem Introdu **cantitățile faptice pentru TOATE articolele** din inventar! ![Introdu cantitățile faptice pentru TOATE articolele](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/eMfPrWHfHXeomxnLM5jWu_image.png "Introdu cantitățile faptice pentru TOATE articolele") :::hint{type="danger"} Dacă nu completezi cantitatea faptică a unui inventar, nu poți [finaliza inventarul](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD)! Fie completezi toate cantitățile faptice, fie ștergi articolul din inventar (apasă butonul de ștergere :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul articolului în tabel). ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Asigură-te că **TOATE articolele inventariate au preț de cost**! Articolele fără preț de cost (fără un document de intrare în gestiune) sunt semnalizate printr-un **triunghi roșu** :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-triangle-exclamation"} în coloana **Preț de cost**. ![Articole fără preț de cost](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VMEmvv6Iygx83T4P1NjFP_image.png "Articole fără preț de cost") :::hint{type="danger"} Dacă ai **articole fără preț de cost** în inventar: - Creează și finalizează un **document de intrare** pe **gestiunea curentă** cu acele articole, la o **dată anterioară** datei contabile a inventarului. Asigură-te că articolele au **prețul** introdus! Ulterior, accesează din nou documentul de inventar pentru preluarea automată a prețului. **SAU** - **Șterge-le din inventar** apăsând butonul de ștergere :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul articolelor fără preț. Nu poți [finaliza inventarul](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) cu articole fără preț de cost! ::: :::: :::WorkflowBlockItem Pentru inventarele în starea **`Inventar în lucru`**, poți oricând să tipărești lista de articole din inventar dacă preferi să completezi stocul faptic întâi pe hârtie și abia apoi în Master Cloud. Apasă butonul **Exportă în PDF** din partea de jos a paginii **Inventar curent** pentru a afișa **Lista inventar pentru gestiunea **selectată, pe care o poți tipări la imprimanta asociată dispozitivului tău. ![Lista inventar pentru gestiunea selectată](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/P1_R3N5DUSI5vxcT2iFbD_image.png "Lista inventar pentru gestiunea selectată") ## Finalizează inventarul ::: :::WorkflowBlockItem Finalizarea documentului de inventar transformă documentul într-un act oficial. Dacă ai diferențe de cantitate între scriptic și faptic (între cantitățile din acte și cele constatate în realitate), atunci sistemul generează [fișe de reglare economică](docId\:wgLANp_L6koAXDv0JkEtb) (dacă e cazul) și **actualizează automat stocurile din gestiunea inventariată**, creând și documentele necesare **(listă de inventariere, plus și minus inventar)**. Finalizarea salvează toate informațiile documentului în baza de date cu starea **`Finalizat`**. După completarea și validarea tuturor câmpurilor din pagina **Inventar curent, **adăugarea articolelor inventariate împreună cu cantitățile faptice și verificarea diferențelor, apasă butonul **Finalizează**. ![Finalizează document](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/XxlMl3kZv-8OoFIjlofW__image.png "Finalizează document") ::: :::WorkflowBlockItem Sistemul efectuează automat următoarele acțiuni: - **Calculează automat diferențele finale** (plus/minus) între scriptic și faptic. - **Generează documentele de ajustare stoc**: - Intrări pentru plusuri - Ieșiri pentru minusuri - Fișă de inventar - [Fișă de reglare economică, dacă e cazul](docId\:wgLANp_L6koAXDv0JkEtb). - **Actualizează stocurile gestiunii** conform cantităților faptice. - **Deblochează gestiunea** (aceasta a fost blocată pe durata inventarului). - **Reia procesarea documentelor aflate în așteptare** (dacă există). - Marchează inventarul cu statusul **`Finalizat`**. - Înregistrează în jurnal: **utilizatorul** care a finalizat și **ora** de finalizare; - Afișează un mesaj de succes și afișează documentul de inventar în **pagina de vizualizare** a acestuia. ![Pagina de vizualizare a unui inventar finalizat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/qC30I059kEFG9aFH68B3l_image.png "Pagina de vizualizare a unui inventar finalizat") ::: ::::WorkflowBlockItem După finalizare, toate câmpurile documentului devin **needitabile**; documentul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-eye"} din dreptul documentului în starea **`Finalizat`**. ![Document de inventar finalizat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/o9alxVXzxfjjBq8OeOlyj_image.png "Document de inventar finalizat") :::hint{type="warning"} După finalizare, inventarul **nu mai poate fi editat**. Pentru corecturi ulterioare este necesar un **inventar nou** sau documente separate de ajustare. ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Inventarul finalizat poate fi ulterior **trimis pe mail** sau îi poți tipări următoarele **tipuri de documente**: - **Lista de inventariere** - Documentul complet al inventarului efectuat, care conține toate articolele inventariate. Include cantitate scriptică, faptică, diferență (plus / minus), valoarea diferențelor și totalul general al inventarului. - **Plus inventar** - Situația articolelor la care cantitatea faptică este **mai mare** decât cea scriptică. Include articolele cu diferență pozitivă, cantitatea în plus și valoarea plusului. - **Minus inventar** - Situația articolelor la care cantitatea faptică este **mai mică** decât cea scriptică. Include articolele cu diferență negativă, cantitatea lipsă și valoarea minusului. ![Tipuri de documente disponibile pentru un inventar finalizat](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VjPiIceHMtmb-VFluEL_i_image.png "Tipuri de documente disponibile pentru un inventar finalizat") :::hint{type="info"} Toate documentele reflectă situația exactă la **momentul finalizării inventarului** și nu pot fi regenerate cu alte valori decât dacă se efectuează un nou inventar. ::: :::: ::::: :::::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 📱Folosește inventarul mobil Funcționalitatea **Inventar mobil** permite realizarea inventarului fizic direct de pe un dispozitiv mobil, utilizând aplicația **Expressoft mInventory**. Inventarul mobil este conectat în timp real cu **Master Cloud**, iar toate cantitățile introduse pe mobil sunt salvate automat în sistem și devin vizibile imediat în inventarul deschis. :::hint{type="info"} **Inventarul mobil** este ideal pentru: - inventariere rapidă în depozit sau bucătărie; - distribuirea sarcinilor către mai mulți utilizatori; - reducerea erorilor de transcriere; - operare directă din teren. ::: :::hint{type="warning"} Pentru utilizarea inventarului mobil trebuie: 1. Să existe **un inventar deschis **(în starea **`Inventar în lucru`**) pentru o gestiune. 2. Utilizatorul desemnat să aibă: - cont activ în sistemul Expressoft, cu adresă de email asociată - drepturi pe modulul **Inventariere** din **Master Cloud**. ::: Iată cum poți folosi inventarul mobil în procesul de inventariere: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Accesează **Master Cloud** **→ Inventariere → Inventar** și selectează inventarul aflat în stare **Inventar în lucru**. ::: :::WorkflowBlockItem Din pagina **Inventar curent**, apasă butonul **Inventar Mobil.** ![Apasă butonul Inventar Mobil](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/iLWAup5abaEpyRc1fV8vR_image.png "Apasă butonul Inventar Mobil") ::: :::WorkflowBlockItem Selectează un utilizator care să efectueze inventarierea pe dispozitivul mobil și confirmă trimiterea invitației pe adresa de email a acestuia. ![Selectează utilizatorii care vor inventaria mobil](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/UGz-JaPsnIqiECD9yTNfX_image.png "Selectează utilizatorii care vor inventaria mobil") ::: ::::WorkflowBlockItem Utilizatorul selectat primește automat pe emailul asociat un link securizat, unic pentru inventarul respectiv, care poate fi accesat de pe telefon sau tabletă. ![Link pentru accesarea inventarului pe dispozitive mobile](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/fMhEBypjB1-fIs1CjTchI_image.png "Link pentru accesarea inventarului pe dispozitive mobile") :::hint{type="info"} Instruiește utilizatorul să își consulte adresa de email și **să acceseze linkul** din emailul primit **de pe dispozitivul mobil**. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Aplicația **Expressoft mInventory** se deschide automat pe dispozitivul mobil, iar inventarul curent este încărcat direct în aplicație. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/khpDWRpvg3Jc9b87GS6BR_image.png" size="50" width="556" height="1114" position="center" caption="Aplicația Expressoft mInventory" alt="Aplicația Expressoft mInventory" darkWidth="556" darkHeight="1114" showCaption="true"} În aplicația mobilă, poți: - **filtra** după categoria articolelor de inventariat; - **căuta** articole în lista de inventar; - **sorta** articolele de inventariat; - **vizualiza** **cantitățile** introduse; - **scana codul de bare** al articolelor găsite la inventar pentru a le adăuga la documentul de inventariat și/sau introduce cantitatea. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/OVjf5cCjFlyEqzsi5MU5E_image.png" size="80" width="1105" height="962" position="center" caption="Acțiuni în inventarul mobil" alt="Acțiuni în inventarul mobil" darkWidth="1105" darkHeight="962" showCaption="true"} Există două secțiuni principale: - **Numărătoare **- Aici introduci cantitățile. Pentru fiecare articol sunt afișate denumirea, codul, categoria, cantitatea totală introdusă până în acel moment, precum și un buton **Adaugă cantitate.** ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Pu8eqFpgtrWX7vESs9Rmw_image.png" size="80" width="1392" height="1006" position="center" caption="Secțiunea Numărătoare" alt="Secțiunea Numărătoare" darkWidth="1392" darkHeight="1006" showCaption="true"} - **Rezumat - **Afișează o sinteză a progresului inventarului curent. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/e2nteaWOhhq2SNnjUwe7p_image.png" size="80" width="1392" height="1010" position="center" caption="Secțiunea Rezumat" alt="Secțiunea Rezumat" darkWidth="1392" darkHeight="1010" showCaption="true"} ::: ::::WorkflowBlockItem Pentru fiecare articol: 1. Apasă **Adaugă cantitate.** 2. Introdu cantitatea constatată fizic, în unitatea de măsură corectă. 3. Salvează :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-floppy-disk"} cantitatea. Cantitatea este adăugată la totalul articolului. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/9yBN0jlwMkxB7U1yK-MCQ-20260216-063959.gif" size="80" width="532" height="1117" position="center" caption="Adaugă cantitate pentru un articol din inventar" alt="Adaugă cantitate pentru un articol din inventar" darkWidth="532" darkHeight="1117" showCaption="true"} :::hint{type="success"} Imediat după introducerea unei cantități: - aceasta devine vizibilă în inventarul din **Master Cloud**, la refresh sau la reaccesarea acelui inventar; - coloana **Faptic** se actualizează automat; - diferențele sunt recalculate în sistem. ![Cantitatea introdusă pe inventarul mobil devine vizibilă în Master Cloud](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/hUxoT6xnCZj9-YdvpVvG7_image.png "Cantitatea introdusă pe inventarul mobil devine vizibilă în Master Cloud") ::: :::: ::::WorkflowBlockItem Pentru articolele găsite care nu apar încă în documentul de inventar, apasă butonul **Adaugă produs**, selectează articolul din listă și apoi introdu-i cantitatea aferentă. Nu uita să salvezi :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-floppy-disk"} cantitatea! ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/JTrOx_E0OdFxqurnj0Scs-20260216-074741.gif" size="80" width="532" height="1116" position="center" caption="Adaugă articol la inventar" alt="Adaugă articol la inventar" darkWidth="532" darkHeight="1116" showCaption="true"} :::hint{type="info"} Orice modificare este salvată automat, iar datele sunt sincronizate în timp real cu **Master Cloud**. Apasă **Refresh** în browser sau accesează din nou pagina **Inventar curent** pentru acel inventar pentru a observa modificările. Aplicația mobilă afișează **numele utilizatorului, data și** **ora** la care a fost modificat documentul de inventar. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Verifică progresul inventarului în secțiunea **Rezumat**. Ai terminat dacă ai numărat toate articolele și progresul este la **100%**. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/qQx0WIkNMIy-21uvmBLuc_image.png" size="70" width="487" height="710" position="center" caption="Verifică progresul inventarului" alt="Verifică progresul inventarului" darkWidth="487" darkHeight="710" showCaption="true"} Poți închide aplicația pe dispozitivul mobil. Toate operațiunile realizate în aplicația mobilă sunt reflectate **automa**t, în **timp real**, în **Master Cloud**. ::: ::::: :::::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 📆Schimbă data unui inventar în lucru Butonul **Modifică data** din pagina **Inventar curent** a unui document de inventar în lucru îți permite schimbarea datei contabile a acelui inventar. :::hint{type="warning"} **Modificarea datei poate influența documentele procesate în gestiune!** Schimbarea datei unui inventar poate fi utilă atunci când: - inventarul a fost deschis cu o dată greșită; - este necesară corectarea datei pentru închidere contabilă; - inventarul trebuie raportat la o altă zi de referință. ::: Urmează acești pași pentru a modifica data unui inventar în lucru: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem Accesează **Master Cloud > Inventariere > Inventar** și deschide pentru editare un inventar cu starea **`Inventar în lucru`**. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina **Inventar curent** a documentului document de inventar deschis, apasă butonul **Modifică data **din partea de jos a paginii. ![Apasă butonul Modifică data](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/CO7U-PEIGE31SJKhj6nVR_image.png "Apasă butonul Modifică data") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Schimbă dată inventar**, alege** data și ora** care dorești să devină noua dată contabilă a inventarului. ![Fereastra Schimbă dată inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/s0Uw44-HnXcGjrcCeIAbm_image.png "Fereastra Schimbă dată inventar") :::hint{type="warning"} Data inventarului trebuie să fie **mai mare decât data ultimului document procesat** în gestiune. Nu poți modifica data unui inventar deja **`Finalizat`!** Dacă vânzările au fost deja preluate în sistem până la data de azi, nu mai este posibil să modifici data inventarului pe ziua de ieri (sau pe orice altă dată anterioară ultimei preluări de vânzări). Regula este simplă: **data inventarului trebuie să fie mai mare decât data celui mai recent document procesat în gestiunea respectivă**, iar preluarea vânzărilor este considerată un astfel de document. Practic, o dată din inventar nu poate fi mai veche decât ultima preluare de vânzări făcută în acea gestiune. De ce? Dacă am permite o dată de inventar anterioară ultimei preluări, stocul scriptic afișat la inventariere nu ar mai corespunde realității; vânzările deja preluate ar rămâne nescăzute din stoc la acea dată, iar diferențele rezultate (scriptic vs. faptic) ar fi eronate și greu de reconciliat. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Salvează**. Sistemul modifică data contabilă a inventarului, recalculează stocul scriptic, include sau exclude documente (NIR, consumuri, transferuri etc.) și modifică diferențele de inventar. ::: :::WorkflowBlockItem Verifică diferențele după modificare! ::: ::::: :::::: :::ExpandableHeading{isOpen="true"} # 🗑️Șterge / Anulează inventare în lucru Funcționalitatea **Șterge** permite anularea unui **`inventar în lucru`** din sistem. Documentul nu este șters, dar îi sunt anulate toate efectele, iar gestiunea este deblocată. Poți șterge/anula un document în starea **`Inventar în lucru`** prin apăsarea butonului :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-trash"} din dreptul documentului dorit. ![Anulează un inventar în lucru](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/mXrihHCludjQUSONZk91Q_image.png "Anulează un inventar în lucru") Sistemul anulează documentul după confirmarea acțiunii. ::: ::::::ExpandableHeading{isOpen="true"} # ✉️Exportă documente de inventar În funcție de nevoile tale, poți să descarci documentele de inventar **`finalizate`** [unul câte unul](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD) în format `pdf` sau le poți trimite pe mail. Deasemenea, poți exporta câte un document de [inventar în lucru](docId\:B-Raf3aKJPiFOdzJMs6PD). :::hint{type="info"} Pentru a **exporta** **toate rândurile** din tabelul **Inventar**, cu toate informațiile afișate, într-un fișier `excel` descărcat pe dispozitivul tău, apasă butonul de export :FontAwesome[]{icon="fa-solid fa-download"} din colțul drept sus al tabelului. ![Exportă toate rândurile din tabelul Inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Fpts4bfMCAmhMeXWJETaK_image.png "Exportă toate rândurile din tabelul Inventar") ::: ## Descarcă un singur document finalizat Pentru a descărca un anumit document **`Finalizat`**în format **`pdf`** sau pentru a-l trimite pe mail pentru a-l descărca ulterior, urmează acești pași: :::::WorkflowBlock :::WorkflowBlockItem În pagina **Inventar**, deschide pentru vizualizare documentului dorit în stare **`Finalizat`**. ::: :::WorkflowBlockItem În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul **Tipărește listă de inventariere**. ![Exportă documentul finalizat ](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/YAcqbuK9fVDHda9owp1rd_image.png "Exportă documentul finalizat ") ::: :::WorkflowBlockItem Sistemul afișează documentul pe dispozitivul tău, iar ulterior îl poți descărca. ![Document de inventar](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VzLFVpfd5uBvT5Kx87Pw3_image.png "Document de inventar") **SAU** ::: :::WorkflowBlockItem În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul **Trimite prin email**. ![Trimite prin mail documentul finalizat ](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/uptkln-qQXwUaWSmNaU4V_image.png "Trimite prin mail documentul finalizat ") ::: ::::WorkflowBlockItem În fereastra **Inventar - Trimite prin email**, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un **link de descărcare** a documentului finalizat în format `pdf `și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una. ![Scrie adresa sau adresele de email](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/t8QXqYGH13I9CL1RCDNar_image.png "Scrie adresa sau adresele de email") :::hint{type="info"} Introdu cu atenție adresa/adresele de mail, pentru ca sistemul să trimită documentele către persoanele dorite. ::: :::: :::WorkflowBlockItem Apasă butonul **Trimite prin email**. Sistemul trimite un mail către adresele de mail precizate de tine. ::: ::::WorkflowBlockItem Apasă **linkul din mail **pentru a descărca documentul în format **`pdf`** pe dispozitivul tău. ![Apasă linkul din mail](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/3hbbyo_AsEHAhqb5D8D8U_image.png "Apasă linkul din mail") :::hint{type="warning"} În funcție de politicile de securitate internă pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă **Permite/Allow** în colțul din dreapta sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine. ::: :::: ::::: ## 🖨️ Opțiuni export Poți exporta și un document de **`inventar în lucru`**. Înainte să exporți inventarul în PDF, poți alege cum se sortează și cum se grupează articolele în document. 1. Din pagina documentului de inventar, apasă **Exportă în PDF**. 2. În fereastra **Inventar - Opțiuni export**, alege direcția de sortare: **Ascendent**, **Descendent** sau **Fără sortare**. 3. Din lista **Sortează coloana**, selectează coloana după care se ordonează articolele în document (de exemplu, Articol, Cod articol, Cost etc.). 4. Activează comutatorul **Grupează pe categorii** dacă vrei ca articolele să apară grupate după categoria din care fac parte. Lasă-l dezactivat dacă vrei o listă simplă, fără grupare. 5. Apasă **Exportă în PDF** pentru a genera documentul cu setările alese, sau **Înapoi** dacă vrei să renunți și să te întorci la inventar. ![Opțiuni export inventar în lucru](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ORnfVwoSfOa3_nIPj6Ds1_image.png "Opțiuni export inventar în lucru") :::hint{type="info"} Fără sortare, se păstrează ordinea articolelor așa cum apar în inventar, fără nicio rearanjare. ::: ::::::