--- title: Rezervări slug: kKQW-rezervari docTags: createdAt: 2026-08-12T00:00:00.000Z --- Operațiuni curente pe rezervări individuale: asocierea mai multor rezervări între ele, alertele (Traces), transferul de servicii între rezervări In-House și Pre-registered și înregistrarea unui client sosit după închiderea de zi. ## Associated Reservations — asocierea mai multor rezervări Funcția **Associate Existing** îți permite să legi mai multe rezervări între ele (ex. persoane care călătoresc împreună, dar au conturi separate). 1. Pornește de la rezervarea de bază și accesează submodulul **Associated Reservations**. 2. Completează câmpurile obligatorii (marcate cu \*) din secțiunea **Reservation Details**, pentru persoana a doua. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/DA6eaahc4xlizpzZ-pzJD_hms-rezervari-associated-reservations-01.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/aA0uncjERbjo8giLzNori_hms-rezervari-associated-reservations-02.png) 3. Poți modifica oricând datele rezervării asociate. ### Actualizarea unei rezervări asociate 1. Bifează rezervarea. 2. Din meniul **Actions**, alege **Associated Reservation Update**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/G0dLJ5bXSlu1h5TCxpVTQ_hms-rezervari-associated-reservations-03.png) 3. Modifică câmpurile necesare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/0GjsprO1PFZhwHMMQb8wV_hms-rezervari-associated-reservations-04.png) 4. Salvează cu **Submit**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/PcjUou0DYFHy1sYJfW4jj_hms-rezervari-associated-reservations-05.png) ### Eliminarea asocierii (Un-Associate) Bifează rezervarea și apasă **Un-Associate** pentru a rupe legătura cu rezervarea de bază. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/TROxaDcCqDeGBfCoII9H6_hms-rezervari-associated-reservations-06.png) ### Asocierea unei rezervări existente în sistem Folosește **Associate Existing** pentru a căuta și selecta o altă rezervare deja existentă în sistem. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/49ezr9rGhnkXIAgJUYQLC_hms-rezervari-associated-reservations-07.png" size="60" isUploading="false" width="337" height="122" darkWidth="337" darkHeight="122" showCaption="false"} Bifează rezervarea găsită și salvează cu **Submit**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/PTAprRNwA16o-SNIi9wtI_hms-rezervari-associated-reservations-08.png) Rezervările asociate apar listate pe rezervarea de bază. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Zf1j3W1SZ9r5kH0Qu86VN_hms-rezervari-associated-reservations-09.png) :::hint{type="info"} Anularea unei rezervări nu se face din acest submodul. Selectează rezervarea și folosește **Go to Guest Stay** pentru a ajunge la ecranul de sejur, unde poți face anularea. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/CRwks4M8LplfrqaV88Oku_hms-rezervari-associated-reservations-10.png) ::: ## Traces — alerte pe rezervări **Traces** îți permite să notezi informații sau alerte pe o rezervare și să urmărești rezolvarea lor (ex. o cerere specială a oaspetelui, un memento pentru recepție). ### Definirea categoriilor de Traces Configurarea se face din **Administration → Defined Traces**, iar accesul se activează din **Security → User Groups → Menus**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/8pJBfX-AqdFjrdi9RxBMK_hms-rezervari-traces-01.png) Odată activată opțiunea în meniu, ajungi în ecranul de configurare a trace-urilor, cu toate câmpurile descrise mai jos. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/AcQ9efzDBtuOBxeN1UkS7_hms-rezervari-traces-02.png) ### Tip de Trace Un trace poate fi asociat cu: **Account Receivable**, **Activities**, **Event Master**, **Event Reservation**, **Group reservations**, **Guest Stay** (rezervări individuale) sau **Rate Plan**. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HMY6zDxiSd7TPozABtYuj_hms-rezervari-traces-03.png" size="60" isUploading="false" width="213" height="182" darkWidth="213" darkHeight="182" showCaption="false"} ### Configurarea unui Trace - **Trace Name** — nume și descriere. - **Topic** — subiectul alertei. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/TI68oMENxK3ROTbGV3tOL_hms-rezervari-traces-04.png) - **Trace Delivery Method**: ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/6MWWpYinsfmtEwZHH5vYA_hms-rezervari-traces-05.png" size="60" isUploading="false" width="239" height="122" darkWidth="239" darkHeight="122" showCaption="false"} :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **Alert** — notificare tip pop-up la check-in/check-out. ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **Alert and lock at check-out** — blochează finalizarea check-out-ului până la rezolvare. ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **Email/User** — trimitere automată prin procedura de închidere de zi (EOD). ::: - **Data**: dată fixă sau decalaj (**Date Offset**) — zile înainte/după data de sosire, zile înainte/după data de plecare, sau zile după data creării. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/P4zntSrf7kOipqOxbaevI_hms-rezervari-traces-06.png" size="50" isUploading="false" width="202" height="56" darkWidth="202" darkHeight="56" showCaption="false"} ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/rv-UBjYkYjQoZyWdP8hdR_hms-rezervari-traces-07.png" size="50" isUploading="false" width="224" height="137" darkWidth="224" darkHeight="137" showCaption="false"} - **Locator** — afișează un buton pentru marcarea locației oaspetelui, activ într-un interval de dată/oră specificat; după expirarea intervalului, butonul devine inactiv. - **Alertă activă în**: During Check-in Process, During Check-out Process, Reservation Status, In House Status sau All Statuses. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Bmf5RbjY8Hx6cYhAylBDY_hms-rezervari-traces-08.png" size="50" isUploading="false" width="227" height="115" darkWidth="227" darkHeight="115" showCaption="false"} Mai jos ai un exemplu de trace complet configurat, cu toate câmpurile de mai sus completate. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/YzeNzXCf5rQvMnnzAKfh6_hms-rezervari-traces-09.png) ### Aplicarea unui Trace pe o rezervare 1. Selectează rezervarea. 2. Accesează tab-ul **Traces**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Sm1Ev6QEDzGaWCRh-dP32_hms-rezervari-traces-10.png) 3. Alege un șablon predefinit. 4. Completează detaliile la **Topic Details**. 5. Salvează. Trace-ul apare adăugat pe rezervare, cu detaliile completate la Topic Details. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ltHz7JtmmmoBMD3zLg3c3_hms-rezervari-traces-11.png) Tab-ul **Traces** semnalează vizual când rezervarea are alerte active. Utilizatorul poate marca un trace ca **Completed**; dacă rămâne nerezolvat, check-out-ul e blocat și apare un mesaj de avertizare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/sYeKb3DMVrCe-t0GqyuK8_hms-rezervari-traces-12.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Ra71HigpDTg3xBN2o8sm6_hms-rezervari-traces-13.png) Utilizatorul poate marca un trace ca **Completed** după ce a rezolvat cererea. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Myq5jyOlv0CYkgL7mu_zq_hms-rezervari-traces-14.png) Dacă rămâne nerezolvat, check-out-ul e blocat și apare un mesaj de avertizare. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/jk5lK75GZspxp4htphaMR_hms-rezervari-traces-15.png) ### Alertă prin e-mail la închiderea de zi (EOD) Pentru trace-urile cu **Trace Delivery Method** setat pe **Email/User**, alerta se trimite automat prin procedura de închidere de zi. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/xcXgl3ODuPOWmuP1yoXqd_hms-rezervari-traces-16.png) **Days** și **Due Date** sunt câmpuri obligatorii pentru acest tip de livrare. La închiderea de zi, sistemul trimite automat un e-mail către utilizatorul alocat. ::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/U8dgquJmhRe_st43GIlm7_hms-rezervari-traces-17.png" size="70" isUploading="false" width="440" height="413" darkWidth="440" darkHeight="413" showCaption="false"} După trimitere, pe rezervare vezi statusul trace-ului schimbat în **Delivered**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/RUWm2BEJgxdcr-we9mpw5_hms-rezervari-traces-18.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/VEVMYu-qbJgNh91txIMBY_hms-rezervari-traces-19.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/gG1jO8b4evRQ_gda8HjZP_hms-rezervari-traces-20.png) ### Traces pe planuri tarifare Din **Rates and Sales → Pricing → Rate Plan Traces**, selectezi un plan tarifar, atașezi un trace, activezi alerta pentru departamentul relevant și o activezi pentru toate statusurile. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/HlqcoRU4_ficy1RzlWdkz_hms-rezervari-traces-21.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/OsN7TDwHpA8eLunNfgrai_hms-rezervari-traces-22.png) Odată configurat, orice rezervare făcută pe tariful respectiv activează automat tab-ul **Traces**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ZR-K6KmOlgQ6IafwHpqHB_hms-rezervari-traces-23.png) Detaliile trace-ului sunt vizibile direct în tab-ul **Traces** al rezervării. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/lzHCAfS4Csqarj9vL-iRP_hms-rezervari-traces-24.png) ### Trace de tip Locator Poți configura un trace de tip **Locator** ca să marchezi locația declarată de oaspete într-un interval orar. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Lz2Yh-7eWGSGZqDoWP4C8_hms-rezervari-traces-25.png) ### Raportare Poți filtra traces după **Guest Confirmation**, **Trace Status** sau **Assigned User** și genera un raport de status. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/sFtDgnFu5c5sDNKHBAUUS_hms-rezervari-traces-26.png) Cu filtrele de mai sus generezi un raport de status pentru toate trace-urile relevante. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/FlrIZdhmcF8e2BBla1OrT_hms-rezervari-traces-27.png) ## Transfer servicii între rezervările In-House și Pre-registered Folosește această procedură când vrei să transferi servicii de pe o rezervare In-House către o rezervare care încă are statusul **Reserved**. 1. Schimbă statusul rezervării țintă din **Reserved** în **Pre-register** ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/dyWLyHmnozbbej-e3SbSg_hms-rezervari-transfer-in-house-pre-registered-01.png) 2. Folosește funcția **Transfer Record → To Accounts**, selectează rezervarea pre-înregistrată și confirmă cu **OK**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/zmoIU9OfacDO0ScR5CzuP_hms-rezervari-transfer-in-house-pre-registered-02.png) 3. Selectează folio-ul potrivit și salvează cu **Submit**. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/pzyrnuMqefgQ0QswRbnyF_hms-rezervari-transfer-in-house-pre-registered-03.png) 4. Folio-ul sursă își corectează automat valorile după transfer. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/UORCY_4SljZzQ_npVG-nD_hms-rezervari-transfer-in-house-pre-registered-04.png) Serviciile apar încărcate pe rezervarea pre-înregistrată după finalizarea transferului. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/6yGGxK-dHvsNlgnqnB9e7_hms-rezervari-transfer-in-house-pre-registered-05.png) ## Check-in pentru client venit după închiderea de zi Dacă oaspetele ajunge după închiderea de zi (momentul în care tariful se postează automat), postează manual suma respectivă pe nota de plată a clientului. :::hint{type="warning"} Verifică tipul tarifului rezervării — postarea manuală diferă după cum tariful este **Room** sau **Room + Breakfast**. :::