---
title: Rapoarte și ecrane
slug: rapoarte-si-ecrane
docTags: 
createdAt: 2026-08-12T00:00:00.000Z
---

Personalizează ecranele HMS, grupează tranzacțiile pe factură, programează activități hoteliere (SPA, excursii, lecții) și configurează corespondența automată cu partenerii din Accounts Receivable.

## Screen Designer — modificarea ecranelor HMS

Cu **Screen Designer** muți câmpuri, activezi sau dezactivezi butoane și le schimbi denumirea, pe majoritatea ecranelor din HMS.

:::hint{type="warning"}
Accesul la Screen Designer este condiționat de drepturi de utilizator — de regulă rezervate operatorilor cu rol de manager.
:::

1. Apasă butonul evidențiat pentru a accesa modulul **Screen Designer**.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/TvMtezJnlmHn8cMUuCuOP_image.png)

2. Selectează categoria de utilizatori pentru care se aplică modificările — în HMS, ecranele se pot configura diferit pe categorii de angajați.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/fSJa1reM9lcdR-tvgJdjq_hms-rapoarte-screen-designer-02.png" size="70" isUploading="false" width="432" height="432" darkWidth="432" darkHeight="432" showCaption="false"}

3. **Mutare câmpuri** — dă click și trage câmpul cu mouse-ul în poziția dorită.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/01BAja88AKoJWbXGA9ez__hms-rapoarte-screen-designer-03.png)

4. **Vizibilitate și obligativitate câmpuri** — dă click pe un câmp pentru a-l seta **Optional** (implicit), **Hidden** sau **Required**.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/gAD2JyQe2AGJQLU10p9a2_hms-rapoarte-screen-designer-04.png)

Click-ul deschide lista celor trei opțiuni, direct pe câmpul selectat.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/JlvBATsdIung4rkFDvEKS_hms-rapoarte-screen-designer-05.png)

5. **Editare denumiri câmpuri** — selectează **Edit Field Names** pentru a modifica etichetele câmpurilor.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/jnF3g4yHiiOALh68yKWd9_hms-rapoarte-screen-designer-06.png" size="50" isUploading="false" width="275" height="290" darkWidth="275" darkHeight="290" showCaption="false"}

6. **Câmpuri definite de utilizator** — pentru câmpuri care nu există predefinit în HMS, folosește **User Defined Fields**.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/xWvChapB5YMC-C91BqhWh_hms-rapoarte-screen-designer-07.png" size="70" isUploading="false" width="253" height="92" darkWidth="253" darkHeight="92" showCaption="false"}

Poți defini câmpuri de tip Text, Date, Number sau Checkbox.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/PxK18MpWxqMsdjzLY3_0C_hms-rapoarte-screen-designer-08.png)

- Dă click dreapta pe câmp pentru a-l activa, a-l seta Optional/Required, a-i schimba denumirea (**Edit Field Name**) sau a-i seta o valoare implicită (**Set Default Value**).

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/hcgV6185gp4SADnk3hYdB_hms-rapoarte-screen-designer-09.png" size="40" isUploading="false" width="202" height="140" darkWidth="202" darkHeight="140" showCaption="false"}

- Poziționează câmpurile personalizate astfel încât utilizatorii să le găsească ușor pe ecran.

7. La final, apasă **Save Layout**, apoi **Exit Designer Mode**.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/v5HIive7gYlK7145zd6lE_image.png" size="40" isUploading="false" width="2062" height="770" darkWidth="2062" darkHeight="770" showCaption="false"}

## Transaction Grouping — gruparea tranzacțiilor pe factură

Bifează opțiunea **Transaction Grouping** la listarea facturilor, pentru ca toate serviciile de pe factură să fie grupate sub denumirea configurată în **Transaction Code Groupings**.

### Configurare grupare

1. Accesează **Administration → Property → Setup → Transaction Code Groupings**.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ucMiVEMuKSKLyh5gg3oc3_hms-rapoarte-transaction-grouping-01.png" size="60" isUploading="false" width="441" height="561" darkWidth="441" darkHeight="561" showCaption="false"}

2. Completează:
   - **Group** — abrevierea grupului de servicii (ex. `MINI9%`) și denumirea completă (ex. `Mini Bar9%`).
   - **Group Type** — Tax Invoice.
   - **Status** — Active.
   - **Property** — proprietatea ta.
3. Salvează cu **Submit**.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/7OGVj0YYXLmXJtZcF7vHP_hms-rapoarte-transaction-grouping-02.png)

4. Accesează checkbox-ul **Associate Transaction Codes** pentru a adăuga codurile de serviciu incluse în grupare (ex. serviciile cu TVA 9%).

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Z7kNoaMwqvs9FNIPiKCSW_hms-rapoarte-transaction-grouping-03.png)

5. Din coloana **Unassociated Transaction Codes**, selectează codul dorit → **Add Selected** → apare în **Associated Transaction Codes**.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Iqs4mNdfpFsh_LqP_hJR8_hms-rapoarte-transaction-grouping-04.png)

6. După ce ai mutat toate serviciile, salvează cu **Submit**.

Poți configura mai multe grupări diferite (ex. servicii restaurant, minibar, cazare). Serviciile postate apar pe folio, inclusiv cele cu cotă de TVA 9%.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/Wsz--0CxkXUPrdY9Omriw_hms-rapoarte-transaction-grouping-05.png" size="60" isUploading="false" width="287" height="348" darkWidth="287" darkHeight="348" showCaption="false"}

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/kr4AA4SCUyGpFJIwD8ssO_hms-rapoarte-transaction-grouping-06.png" size="80" isUploading="false" width="318" height="230" darkWidth="318" darkHeight="230" showCaption="false"}

### Utilizare la facturare

La emiterea facturii, bifează **Transaction Grouping**.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/mCHC_eDY3OAAk1_8gU6jF_hms-rapoarte-transaction-grouping-07.png)

Serviciile apar grupate sub denumirea configurată (ex. `Mini Bar 9%`), în loc să fie listate individual.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/lF9YkcYbAa1PcDQDEzKJJ_hms-rapoarte-transaction-grouping-08.png)

## Activities HMS — programarea activităților

Modulul **Activities** îți permite să înregistrezi rezervări și să gestionezi activități hoteliere care necesită programare — SPA, lecții de schi, echitație și altele. Poți rezerva o activitate direct de pe rezervarea clientului (**Guest Stay**) sau de pe profilul lui (**Guest Profile**).

Pentru a oferi aceste servicii, ai nevoie de: un furnizor de activitate (Activity Provider), configurat în funcție de disponibilitatea lui, și un serviciu asociat (Transaction Code) care se taxează la momentul livrării.

### Setări preliminare

Din **Administration → Configuration → Global Codes**:

- **Activity Type → Code Value** — configurează tipurile de activități.
- **Activity Provider Type → Code Value** — configurează tipurile de angajați furnizori de activități.

Ecranul Global Codes afișează, pe rând, ambele liste de coduri — tipurile de activități și tipurile de furnizori — deja introduse.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/C2KYFaIyxQ2h6p9lbtAXC_hms-rapoarte-activities-01.png)

### Configurarea furnizorilor de servicii

Din **Activity Module → Activity Providers**, declari **Code / Name / Employee Type / Activity Types** oferite. La **Provider Code** poți introduce date anonimizate (ex. „Fizioterapeut”).

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ZVikEzBKcy3lmpQQji5Gp_hms-rapoarte-activities-02.png)

În secțiunea **Provider Contact Detail** completezi separat telefonul și e-mailul de contact ale persoanei care oferă serviciul.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/x9ZAZTBev9NOPzsXFtEJD_hms-rapoarte-activities-03.png)

### Configurarea activităților

Din **Activity Module → Activity Configuration** configurezi serviciile care necesită programare.

**Secțiunea Activity:**

- **Activity** — denumirea activității, plus descriere dacă e cazul.
- **Earliest Activity Date / Latest Activity Date** — intervalul în care se oferă serviciul (ex. decembrie–martie, pentru lecții de schi).
- **Activity type** — tipul de activitate configurat mai sus.
- **Eligible for Up Sale** — dacă e bifat, activitatea apare în ecranul de online check-in.
- **Activity Provider** — persoana care oferă serviciul, configurată mai sus.

Aceste câmpuri de identificare a activității se completează în partea de sus a formularului Activity Configuration.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/sbKYQXXLcXjEMCviXjY4E_hms-rapoarte-activities-04.png)

- **Non-Room Item** — poți asocia activitatea cu un supliment (add-on) de pe rezervare.
- **Transaction Code** — codul de tranzacție al serviciului, înregistrat în Folio și pe factură.
- **Allow Rate Override** — dacă e bifat, utilizatorii pot modifica prețul/tariful.

Aceste trei câmpuri leagă activitatea de partea financiară — suplimentul de rezervare, codul de facturare și dreptul de a modifica tariful.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/IHLzqYJUcpwzd3FITOM8z_hms-rapoarte-activities-05.png)

- **Pricing Type** — de exemplu **Per activity** (taxare per activitate; disponibile și /Day, /Hour, /Minute).

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ofKe7Z6sTPJrlUKb3UgBZ_hms-rapoarte-activities-06.png" size="40" isUploading="false" width="192" height="105" darkWidth="192" darkHeight="105" showCaption="false"}

- **Posting Option** — de exemplu **Completion** (taxare la marcarea activității ca finalizată).

:::hint{type="info"}
Opțiuni disponibile pentru **Posting Option**: **Completion** (postare la schimbarea statusului în Complete), **Booking** (postare automată la salvarea rezervării), **Check-in** (postare la check-in), **Activity start date** (taxare la închiderea de zi), **Manual** (opțiune de Post Charge sau notificare la bifarea statusului Complete).

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ViO_miHcG6kVGz3dVvwza_hms-rapoarte-activities-07.png" size="40" isUploading="false" width="197" height="124" darkWidth="197" darkHeight="124" showCaption="false"}
:::

**Programare (Scheduling):**

- **Scheduling Type** — de exemplu **Start Time** (programare pe ora de start; disponibile și **Daily**, pentru excursii de o zi, sau **Appointment**, pentru rezervare fără orar prestabilit — ex. închiriere biciclete).

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/FmADhy2Cx8ViBnE43FzkN_hms-rapoarte-activities-09.png" size="40" isUploading="false" width="207" height="89" darkWidth="207" darkHeight="89" showCaption="false"}

- **Day of Week** — bifează zilele în care se desfășoară activitatea.
- **Earliest Start Time / Latest Start Time** — intervalul orar minim/maxim de start.
- **Interval** — intervalul de timp pentru rezervare. Exemplu: la Interval = 30, rezervări posibile din 30 în 30 de minute; la 15, din 15 în 15. Setarea 1 permite rezervare în orice moment; altfel, permite rezervare la ora 17.01, de exemplu.

:::hint{type="warning"}
Înainte de salvare, verifică că **Status = Active**, altfel activitatea nu poate fi folosită.
:::

Ecranul de programare grupează Scheduling Type și Day of Week în partea de sus, urmate de intervalul orar și de câmpul Interval.

**Tipuri de oaspeți (Guest Type Options):**

- **Min Age – Max Age** — vârsta minimă/maximă permisă pentru activitate.
- **Max Concurrent** — câte activități concurente se pot desfășura simultan.
- **Max per Start Time** — numărul maxim de activități care pot începe la aceeași oră (1 pentru proceduri individuale, mai multe pentru sesiuni de hidroterapie).
- **Min per Booking / Max per Booking** — numărul minim/maxim de persoane acceptate per rezervare.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ltO5mhw9dpZnPzObibCfr_hms-rapoarte-activities-10.png)

:::hint{type="info"}
Unele activități pot avea un număr maxim mai mare de persoane — de exemplu, sesiunile de hidroterapie cu mai multe persoane pot avea Max setat la 20.

Toate aceste praguri de vârstă și de participare se completează în secțiunea Guest Type Options a activității.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/c4bB40fmZ-iJAgqdDQDKJ_hms-rapoarte-activities-11.png)
:::

### Tarifare activități

Poți seta prețuri pe perioade (**Start Date / End Date**). **Pricing Type** — taxare per activitate.

:::hint{type="warning"}
Înainte de salvare, verifică din nou că statusul este **Active**.
:::

Ecranul de tarifare grupează perioada Start Date – End Date și Pricing Type ales pentru activitate.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/yQwjFmXJX13Vc2guj-5KA_hms-rapoarte-activities-12.png)



Poți diferenția prețurile pe zile ale săptămânii (sau poți opta pentru prețuri zilnice) — bifezi direct zilele pentru care se aplică un preț diferit.

### Trace-uri/mențiuni opționale la activitate

Poți configura o mențiune (trace) trimisă automat prin e-mail, la o adresă predefinită, la rezervarea unei activități.

- **Topic** — subiectul e-mailului.
- **Trace Details** — detaliile e-mailului.
- **Completion Required** — necesită bifarea statusului „Complete”/„Resolved”.
- **Trace Delivery Options** — de exemplu **Offset From** (livrare programată) sau **Date** (livrare la o dată fixă).

Completezi Topic și Trace Details direct în formularul de configurare a trace-ului.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/piwCuahivYz1id-LKWb5W_hms-rapoarte-activities-13.png)

:::hint{type="info"}
Opțiuni pentru **Offset From**: **Days Before Start date**, **Days After Created Date**, **Days After End Date**, **Days After Start Date**, **Days Before End Date** — completat de câmpul **Days**, numărul de zile față de opțiunea aleasă. Exemplu: notificare trimisă cu o zi înainte de data de start a activității.
:::

- **User** — utilizatorul HMS.
- **Email Address** — adresa predefinită pentru utilizator în HMS.
- **Additional Email Address** — o adresă suplimentară (ex. șeful de departament).

Alegi tipul de livrare (Offset From sau Date) și completezi utilizatorul și adresele de e-mail în același ecran Trace Delivery Options.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/aETFbDPXveEvNMsErIr9u_hms-rapoarte-activities-14.png" size="50" isUploading="false" width="252" height="87" darkWidth="252" darkHeight="87" showCaption="false"}

### Operarea rezervărilor de activități

### Rezervarea unei activități din rezervarea camerei

1. Apasă butonul **Activities** din HMS.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/WsjwXKuvIoiXRMnZPtO8A_hms-rapoarte-activities-16.png)

2. Alege una dintre opțiuni: **Book Activity**, **Activity List**, **Calendar View** sau **Lookup Activity**.

::Image[]{src="https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/i2pbdv-qTf7wLesRNiqcY_hms-rapoarte-activities-17.png" size="30" isUploading="false" width="116" height="107" darkWidth="116" darkHeight="107" showCaption="false"}

3. La **Book Activity**, completează: 
   - **Activity Code** — activitatea dorită, din lista de activități.
   - **Booking Information** — datele clientului, preluate din rezervare.
   - **Amount** — valoarea se actualizează automat, în funcție de numărul de persoane adăugat la Guest Types.
   - **Special Request** — cerințe speciale, dacă există (ex. cască de înot).
   - **Participant Count** — numărul de participanți deja înregistrați (ex. 20 de adulți la o sesiune de hidroterapie).

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/ItHeXcM_tYi0YAx5kDAz1_hms-rapoarte-activities-18.png)

- **Account** — contul pe care se taxează activitatea.
- **Check Account is Participant** — bifat, aduce automat numele clientului pe rezervarea activității; altfel, poți introduce manual un alt nume.
- **Start Date / Start Time** — data și ora programării.
- **Status** — Blocked, la momentul rezervării.
- **Activity Provider** — angajatul alocat activității.
- **Scheduling** — afișează intervalul orar și zilele disponibile pentru activitate.

4. La **Guest Types**, completează numărul de persoane — tariful se actualizează automat.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/qWASdCHXb6u0zCDKgWO-E_hms-rapoarte-activities-19.png)

5. Salvează rezervarea și închide ecranul Activities.

:::hint{type="info"}
Fiecare rezervare (Hotel Stay) cu cel puțin o activitate atașată e marcată vizual distinct, pentru identificare rapidă.

Show Image
:::

Poți face rezervarea și direct din modulul **Activity → Book Activity**, fără să deschizi întâi rezervarea clientului.

### Rapoarte specifice modulului Activities

- **Activity Report** — cu filtre pe Activity Provider sau Activity.
- **Guest Activity Report** — cu filtre pe Confirmation Number sau Guest Profiles ID.

Ambele rapoarte se accesează din modulul Activity, cu filtrele descrise mai sus deja disponibile în ecran.

![](https://api.archbee.com/api/optimize/ZsTvi6BBvFJZusGnMjy-N/u2AsJWAXjy4TAjr_m54a9_hms-rapoarte-activities-20.png)

##