Avansuri, depozite și conturi A/R
Operează avansuri pe rezervare, listează rapoarte de avansuri/depozite, setează limite de credit și decontează conturile A/R.
Operare avansuri
Avansurile și plățile pentru aceste avansuri se încarcă în notele de plată ale rezervărilor pentru care au fost plătite.
- Introdu suma avansului pe a doua notă de plată a rezervării, cu suma exactă încasată.
- Selectează forma de plată folosită (numerar, card sau virament). Pentru că nu poți încărca plăți pe rezervări fără check-in, folosește formele de plată de tip Deposit, accesate din fereastra Payments, secțiunea Deposit.
- Confirmă forma de plată selectată apăsând OK.
- Generează o factură de avans pentru depozitul încărcat pe rezervare.
- După emiterea facturii de avans, mergi la prima notă de plată din profilul rezervării și încarcă serviciul de stocare a avansului, care va apărea pe factura finală.
- Acest serviciu rămâne încărcat până la plecarea oaspetelui și emiterea facturii finale.
- La check-out, după înregistrarea tuturor serviciilor, oaspetele plătește doar diferența dintre totalul serviciilor și avansul deja plătit.
- După înregistrarea formei de plată, emite factura finală, chiar dacă oaspetele nu mai datorează nimic (serviciile fiind plătite integral în avans).
Rapoarte Avansuri/Depozite
Pentru a identifica tranzacțiile de storno avans, accesează CTRL → Transaction Journal → Category (avansuri) → Departments (storno avansuri). Selectezi perioada dorită, listezi raportul cu butonul Print, din partea de sus, sau accesezi vizualizarea Folio.
Similar, poți filtra plățile de tip depozit dintr-o perioadă specifică, urmând pași asemănători de navigare.
Setare Credit Limit pe o rezervare individuală
- Accesează opțiunea Credit Limit - Display Credit Limit, din meniul rezervării.
- În ecranul deschis, adaugă valoarea Credit Limit.
- Salvează cu OK.
Interfața Micros este singura care ține cont de balanța Credit Limit în momentul în care se postează servicii din restaurant.
Operare conturi A/R
Pentru a gestiona conturile A/R (Accounts Receivable), accesează modulul Accounts Office, unde se află facturile de transfer pentru agențiile/companiile partenere. După ce aceste facturi sunt plătite, accesezi acest modul pentru a stinge soldul.
Când selectezi un cont A/R (ex. pentru agenția Travel4you), în partea de jos apar:
- Contact details — informațiile agenției.
- Open Transactions — facturile de transfer emise către agenția selectată.
- Paid Transactions — facturile deja stinse.
Pentru a procesa o factură de transfer plătită:
- Selectează factura și dă click dreapta pentru a alege câmpul Payment.
- În ecranul deschis, confirmă suma și închide factura cu OK.
- Factura închisă apare în câmpul Paid Transactions.
- Repetă procesul pentru toate facturile plătite prin virament.