Facturare

emite, anulează și identifică facturi în medallion, grupează servicii pe factură, transferă tranzacții între folio uri și verifică transferurile modul de lucru la facturare când înregistrezi o plată, se emite o factură fiscală pentru serviciile prestate la încărcarea formularului de plată, medallion te avertizează că „nu a fost listată nicio factură fiscală" și te întreabă dacă vrei să emiți una selectează yes pentru a emite factura în fereastra care se deschide, selectează tipul de cumpărător (guest, company, travel agent) și imprimanta pe care se listează factura, apoi apasă ok în fereastra următoare, selectează print new folios pentru a emite factura fiscală pentru serviciile din nota de plată respectivă după emitere și listare, numărul facturii apare în câmpul inv no al notei de plată după emiterea facturii, serviciile facturate nu mai pot fi modificate sau transferate — decât dacă anulezi factura cu funcția void după listare, poți adăuga servicii și plăți noi pe nota de plată, pentru care se vor emite facturi noi la o plată nouă, emiți o factură fiscală nouă, repetând procedura de listare și selectând print new folio și ok emiterea facturii de avans pentru rezervările cu plăți în avans încarcă cazarea de avans și/sau serviciile de avans, plus o plată de depozit de valoare egală, în prima notă de plată la încărcarea formularului de plată, selectează yes pentru a emite factura de avans după emitere, introduce liniile advance accommodation cancellation și/sau advance service cancellation , cu valoare negativă egală cu avansul facturat la aceste linii, include numărul facturii de avans în descriere dacă plățile de avans se fac în mai multe tranșe, introdu le într o a doua notă și facturează repetând procesul anularea unei facturi (funcția void) funcția void este disponibilă doar utilizatorilor cu acest drept alocat dacă o factură a fost emisă greșit (valoare eronată a serviciului, date greșite ale cumpărătorului etc ), o poți anula dă click dreapta pe numărul notei de plată și selectează void în fereastra apărută, selectează factura de anulat și apasă ok selectează imprimanta — se listează factura de anulare (storno) după anulare, serviciile apar ca nefacturate și pot fi modificate, corectate sau transferate pentru a emite o factură nouă, selectează print folio , alege tipul de cumpărător, apasă ok , apoi selectează print new folio pentru a retipări o factură emisă anterior, selectează print folio , apoi print folios copy listare factură cumulată accesează secțiunea folios selectează serviciile pe care vrei să le combini alege opțiunea group și introdu textul dorit în câmp (exemple servicii cazare, servicii hotel, servicii alimentație) apasă ok rezultatul final afișează serviciile grupate pe factură căutare și identificare facturi în istoric accesează folio → search accounts by folio number în ecranul următor, introdu numărul facturii căutate în câmpul folios no și apasă search folios , din dreapta, pentru a identifica folio ul din care a fost emisă factura (afișat ca account no ) apasă search pentru a naviga direct la folio ul unde a fost generată factura din folio, accesează meniul print și selectează print → print folios poți lista o copie a facturii emise cu print folios copy , sau o copie a facturii anulate cu print void folios numele recepționerului pe factură dacă numele recepționerului nu apare pe factură, cauza este că utilizatorul nu are numele declarat în admin medallion accesează admin medallion → configuration → user găsește contul de utilizator respectiv apasă butonul verde de editare (iconița creion), din dreapta jos completează câmpul name post numele apare de acum pe facturile generate de acel utilizator datele companiei nu se înregistrează în house account problema apare când sunt salvate simultan mai multe companii cu denumire identică, dintre care doar una are datele complete accesează medallion → profile → companies pentru a analiza situația identifică faptul că house account ul nu înregistrează compania pentru că există mai multe companii cu același nume salvate, dintre care doar una are datele complete folosește funcția merge pentru a consolida totul într o singură companie, cu datele complete verifică, după grupare, că a rămas o singură companie cu toate datele necesare adaugă un house account pentru compania consolidată confirmă că la înregistrarea house account ului apare o singură companie adăugare cont de virament accesează accounts office → new account în ecranul deschis, completează datele companiei/agenției/oaspetelui și salvează cu ok ulterior, când faci o plată prin virament, selectezi contul de partener creat și salvezi cu ok transfer servicii între folio uri metoda 1 — transfer detaliat, linie cu linie selectează un folio, dă click pe tranzacția de transferat și trage o pe folio ul destinație (ex mutarea liniei 3 din folio ul 26 în folio ul 35) la inițierea transferului apar trei opțiuni percent — transfer procentual (100% pentru transfer complet) amount — transfer pe cantitate (doar numere întregi — nu poți transfera 1,5 din 3 articole) price — transfer pe valoare (ex 10 din 21 lei) metoda 2 — transfer grupat (tranzacții consolidate) grupează tranzacțiile de pe un folio selectându le cu shift sau ctrl, apoi dă click dreapta pentru a accesa opțiunea group și introdu denumirea de grupare cerută de client la transferul liniilor grupate, e disponibilă doar opțiunea percent — transferul pe cantitate nu e posibil cu valori fracționate sistemul transferă procentul specificat din fiecare tranzacție a grupului verificare transfer tranzacții tranzacțiile transferate de pe un folio pe altul se pot verifica în mai multe moduri metoda 1 — raportul correctionadjustmenttransfer există un raport dedicat, în care tranzacțiile transferate sunt evidențiate și identificate metoda 2 — ctrl module event log selectează module = invoice și event = item moved , opțional cu filtrare pe perioadă sau dată specifică informațiile despre transfer sunt afișate metoda 3 — change log ul rezervării fiecare rezervare are propriul modul change log , unde poți urmări toate activitățile, inclusiv transferurile mutând coloana event spre dreapta, vezi care tranzacții au fost transferate (detalii item moved ) identificarea folio ului sursă tranzacțiile transferate în folio ul destinație sunt marcate cu o săgeată verde dă dublu click pe o tranzacție transferată pentru a vedea că e formată din mai multe linii (ex cazare și mic dejun) un nou dublu click oferă detalii complete despre transfer numărul folio ului sursă, numele clientului și numărul camerei pentru tranzacții facturate la listarea extraselor sau a copiilor de folio, bifează all , sub print reference notes , pentru a afișa detaliile transferului pe documentul listat, cu informația despre folio ul sursă pentru tranzacții grupate când grupezi tranzacții pentru facturare, grupează le mai întâi pe folio ul inițial, apoi transferă le — astfel poți identifica folio ul sursă pe factură dacă transferi mai întâi și grupezi după, identificarea folio ului sursă pe factura listată nu mai este posibilă raportul correctionadjustmenttransfer afișează întotdeauna informația de transfer, indiferent de momentul grupării documentarea prin print reference notes depinde de momentul grupării față de transfer