Facturi
Funcționalitatea Facturi din Master Cloud permite crearea, vizualizarea și gestionarea facturilor și avizelor de expediție emise către clienți. La finalizarea unei facturi, aceasta este transmisă automat în SPV (ANAF), conform legislației în vigoare.
Pentru urmărirea stării fiscale (validare, erori, descărcare XML/PDF ANAF), precum și pentru operațiuni ulterioare specifice e-Factura, utilizează modulul dedicat Expressoft eFactura.
Vezi mai jos tutorialul video:
Urmează acești pași pentru a accesa pagina Facturi:
Accesează Master Cloud cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Desfacere.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Desfacere și selectează opțiunea de meniu Facturi.
În pagina Facturi poți:
- căuta facturi sau avize de expediție emise către clienți;
- adăuga facturi sau avize și le poți salva ca ciorne sau le poți finaliza după completarea tuturor câmpurilor obligatorii; apasă butonul de editare din dreptul unei facturi în starea Ciornă pentru a continua procesul de adăugare a documentului;
- consulta facturi sau avize apăsând butonul de vizualizare disponibil numai în dreptul documentelor în starea Neprocesat sau Finalizat; documentul se deschide într-o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile;
- copia o factură existentă pentru a adăuga una nouă în sistem, similară cu cea existentă, prin apăsarea butonului de copiere din dreptul documentului Neprocesat sau Finalizat;
închide avize de expediție cu o factură, legând practic unul sau mai multe avize către un beneficiar la factura emisă ulterior către același beneficiar; adaugă un document de tip Factură și alege tipul de introducere Aviz;
- șterge o factură introdusă în starea Ciornă, prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit;
- exporta (sau tipări) documentele în format pdf sau le poți trimite pe mail, unul sau mai multe;
- ascunde coloane din tabel dacă există informații mai puțin relevante pentru tine, respectiv afișa toate coloanele. Apasă butonul cu trei linii verticale din colțul drept sus al tabelului și bifează/debifează coloanele dorite. Ulterior, doar informațiile din coloanele afișate vor fi exportate!
- exporta toate rândurile din tabel, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău. Apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului.
În pagina Facturi găsești lista tuturor documentelor de tip facturi sau avize de expediție emise în sistem, sub formă tabelară. Fiecare document este listat cu detalii precum:
- Număr factură: Numărul facturii/avizului, generat automat conform seriei.
- Serie factură: Seria utilizată pentru numerotare.
- Data facturii: Data emiterii documentului.
- Tip: Tipul documentului (ex: Factură, Aviz de expediție).
- Total cu TVA: Valoarea totală a documentului, inclusiv TVA, taxe și reduceri.
- Beneficiar: Numele clientului facturat, persoană fizică sau juridică.
- Dată operare: Data și ora ultimei modificări în sistem a documentului.
- Stare: Starea documentului în fluxul de operare:
- Ciornă - s-a început generarea documentului, dar încă nu a fost încheiat procesul;
- Neprocesat - a fost generat și finalizat documentul, a fost transmis către ANAF, dar stocurile și calculele în gestiuni NU au fost actualizate până la închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat documentul. Practic, documentul este plasat într-o coadă de așteptare, din care sistemul îl va prelua și procesa după închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat; dacă nu există un astfel de inventar deschis, atunci documentul este trecut direct în starea Finalizat;
- Finalizat - a fost generat și finalizat documentul, a fost transmis către ANAF, iar stocurile și calculele în gestiuni au fost actualizate conform acestuia.
Documentele neprocesate trec automat în starea Finalizat după închiderea eventualelor inventare deschise pe gestiunile afectate. NU poți trece manual un document Neprocesat în starea Finalizat.
- Acțiuni: Butoane de acțiune disponibile pentru fiecare document.
- Editează - apasă butonul pentru a continua procesul de generare a unui document. Acesta trebuie să fie în starea Ciornă.
- Vizualizează - apasă butonul pentru a consulta documentul.
- Stornează - apasă butonul pentru a storna un document procesat.
- Copiază - apasă butonul pentru a adăuga un document similar cu cel selectat.
- Exportă în PDF - apasă butonul aferent formatului de fișier pdf pentru a descărca documentul pe calculatorul tău.
- Trimite prin mail - apasă butonul pentru a trimite documentul către adresele de mail dorite.
- Șterge - apasă butonul pentru a șterge documentul în starea Ciornă sau Neprocesat.
Poți descărca toate rândurile din tabel într-un fișier excel direct pe dispozitivul tău.
Apasă bara de căutare de deasupra tabelului pentru a căuta o factură sau un aviz după numărul de document, beneficiar, lot, interval de timp, data operării, stare, articol sau gestiune. Poți efectua căutarea după mai multe criterii în același timp. Sistemul afișează în tabel doar înregistrările care îndeplinesc toate criteriile de căutare introduse de tine.
Factura sau avizul de expediție se construiește prin introducerea datelor în antet (beneficiar, tip document, serie, eventuale reduceri/majorări aplicate pe factură), prin adăugarea articolelor facturate, precum și a eventualelor referințe eFactura sau a delegatului.
Deschide oricând un document în starea Ciornă pentru a termina procesul de completare și a finaliza factura/avizul, moment în care stocurile în Master sunt actualizate conform acestuia.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga o factură sau un aviz de expediție:
În pagina Facturi, apasă butonul Creează factură.
Se deschide pagina de creare a facturii/avizului, Adaugă factură, cu următoarele componente:
Beneficiar și setări generale factură
Secțiunea Beneficiar și setări generale factură corespunde cu antetul documentului.
Alege întâi beneficiarul articolelor cuprinse în factură/aviz:
- Tip beneficiar – Alege tipul de beneficiar, persoană juridică sau fizică.
- Beneficiar companie – Selectează din lista de clienți existenți de tip contacte sau companii sau adaugă unul nou.
- Adresă companie/contact: Din lista de adrese înregistrate ale acelui client, alege adresă de facturare.
Dacă beneficiarul (contact sau companie) nu este încă înregistrat în sistem, adaugă-l astfel:
Adaugă beneficiarul nou direct de sub lista de beneficiari, apăsând butonul Adaugă companie nouă / Adaugă contact nou.
Completează informațiile obligatorii (marcate cu *) din dialogul afișat și salvează noul client.
Poți prelua informațiile persoanei juridice direct din baza de date ANAF, pe baza CUI-ului companiei respective. Nu uita să introduci adresa de email, pentru a-i trimite automat factura pe email la finalizare!
Beneficiarul (clientul de tip contact sau companie) astfel înregistrat în sistem va avea doar câteva informații strict necesare. Pentru a-i completa mai multe informații, editează contactul sau compania în aplicația Expressoft CRM & Loyalty.
Alternativ:
Accesează aplicația Expressoft CRM & Loyalty și adaugă compania sau contactul în sistem. Revino ulterior în Master Cloud și introdu factura pentru noul client.
Alege întâi tipul de factură.
Poți alege între:
- Factură - Document standard de achiziție. Conține articole, cantități, prețuri, reduceri și TVA. Documentul de tip factură actualizează stocurile și valorile în gestiunile afectate. Selectat automat de sistem ,dar poți selecta alt tip.
- Aviz de expediție - Document care însoțește marfa la livrare, dar nu conține valori (doar cantități). Pentru acest tip de document, sistemul înregistrează ieșirea de stoc cantitativ, urmând ca valoarea să fie completată ulterior prin factură.
În funcție de tipul de document ales, sistemul aplică tratamente contabile și operaționale diferite (de exemplu, la Aviz de expediție se face doar ieșire cantitativă, iar la Factură se face și ajustare valorică).
Completează detaliile de bază ale documentului:
- Serie factură - Alege seria folosită pentru acest document. Seriile sunt configurate în meniul Setări Facturi, în funcție de tipul de document - factură sau aviz de expediție.
- Data emiterii facturii – Alege data și ora emiterii facturii.
- Data scadenței – Data limită de plată a facturii este calculată automat conform setărilor companiei configurate în CRM&Loyalty. În lipsa acestora, se calculează conform setărilor de facturare din Master Cloud. Dacă este cazul, poți alege manual o anumită dată apăsând butonul calendar.
Numărul documentului va fi completat automat de sistem, în momentul finalizării documentului.
Poți introduce reduceri sau majorări aplicabile întregului document, dacă este cazul:
- Reducere/majorare la nivel de factură – Introdu valoarea reală sau procentuală cu care scade sau crește totalul pe întregul document. De exemplu, introdu:
- -10, pentru a reduce totalul documentului cu 10 unități valutare
- 20, pentru a majora totalul documentului cu 20 unități valutare
- -15%, pentru a reduce totalul documentului cu 15 procente
- 5%, , pentru a majora totalul documentului cu 5 procente
Configurează ultimele setări ale documentului:
- Tip introducere - Pentru tipul de document Factură, poți alege să:
- adaugi produse (practic adaugi unul câte unul articolele care fac obiectul facturii). Vezi aici cum adaugi articole într-o factură.
- alegi avize de expediție (să alegi documentele de tip aviz din care sunt importate automat articolele introduse anterior pentru a le închide prin factura curentă). Vezi aici cum poți închide avize cu o factură .
Poți salva oricând documentul sub forma unei ciorne, chiar și fără a fi complet finalizat. Apasă butonul Salvează ciornă din colțul drept jos al paginii.
Vei regăsi ciorna în pagina Facturi, iar în dreptul ei este trecută starea Ciornă. Poți continua să procesezi ciorna în orice moment.
Adaugă articole
Secțiunea Adaugă articole afișează grila de articole facturate, fiecare rând reprezentând un articol din document. Aici introduci unul câte unul toate articolele pe care le comercializezi.
Apasă butonul Adaugă articol pentru a începe să adaugi un articol completând direct în tabel următoarele informații:
- Articol - Denumirea articolului intern, așa cum îl ai introdus în baza de date. Scrie fie numele, fie codul articolului pentru ca sistemul să îți sugereze potriviri din baza de date.
- Codul articolului, codul de bare și unitatea de măsură ale articolului selectat vin gata completate, conform setărilor articolului din MyBusiness.
Dacă articolul facturat încă nu are un corespondent intern, adaugă-l astfel:
Adaugă articolul intern direct de sub listă, apăsând butonul Adaugă articol nou, completând dialogul afișat și salvând noul articol.
Articolul astfel înregistrat în sistem va avea doar câteva informații strict necesare. Pentru a-i completa informațiile, editează articolul în aplicația Expressoft MyBusiness, în funcție de tipul de articol: Produs, Rețetă, Serviciu sau Ambalaj.
Alternativ:
Accesează aplicația Expressoft MyBusiness și adaugă articolul respectiv în sistem, completându-i detaliile dorite.
- Gestiune – Alege gestiunea de unde scoți articolul facturat.
- Ambalaj SGR - Bifează dacă articolul este un ambalaj SGR.
- Cantitate facturată – Introdu numărul de unități facturate din acel articol.
- Stoc la dată document (curent) - Numărul de unități de măsură din acel articol disponibile în gestiune la data documentului, respectiv la data curentă a sistemului, completat automat.
Introdu informații despre prețul articolului facturat:
- Preț net – Introdu prețul unitar pentru articol, conform documentului. Prețul unitar al articolului este preluat automat din lista implicită asociată gestiunii sau din Setări Facturi pentru gestiunile non-valorice, dar îl poți modifica după dorință.
- Reducere/majorare la nivel de produs – Introdu reducerea sau majorarea valorică (NU procentuală!) a prețului pentru întreaga cantitate din acel articol. De exemplu, scrie -2 pentru a reduce valoarea netă cu 2 unități valutare, sau scrie 1.5 pentru a majora valoarea netă cu 1.5 unități valutare.
- TVA – Alege cota TVA aplicată articolului. Sistemul îți sugerează cota de TVA folosită anterior articolul către același beneficiar, iar în lipsa acestuia, ultima cotă de TVA selectată în acest document.
- Valoare netă și Total TVA sunt calculate automat de sistem în baza informațiilor introduse de tine.
Dacă vrei să returnezi (stornezi) articole prin intermediul unei facturi, poți introduce articole cu cantitate negativă.
La adăugarea articolului în document, va trebui să selectezi factura inițială în baza căreia operezi returul articolului. Prețul net al articolului returnat este preluat automat din factura inițială selectată.
Apasă butonul de salvare de pe linia articolului în tabel.
Pentru fiecare articol adăugat în tabel, poți efectua următoarele acțiuni:
- Editează - Apasă butonul Editează pentru a modifica detaliile acelui articol (gestiune, cantitate facturată, preț, reducere/majorare sau TVA). Nu uita să salvezi modificările, apăsând butonul de salvare din dreptul articolului editat în tabel.
- Șterge - Poți șterge linia respectivă dacă apeși butonul Șterge .
Adaugă oricâte articole ai nevoie să facturezi.
Afișare total și reduceri
Verifică totalul calculat al documentului, imediat sub tabelul cu articolele adăugate.
Această secțiune afișează totalul documentului, așa cum a fost calculat de sistem în baza informațiilor introduse de tine. Sunt însumate valorile totale ale tuturor articolelor și este aplicată reducerea sau majorarea la nivel de factură și de articole, dacă este cazul, cu calcularea eventualelor cantități negative sau valorilor ambalajelor SGR.
Valorile din secțiunea de totaluri sunt afișate așa cum sunt calculate de sistem în baza datelor introduse de tine și nu poți interveni asupra lor.
Master Cloud nu aplică reducerile pe document la nivelul ambalajelor returnabile SGR!
Referințe eFactura
În secțiunea Referințe eFactura poți introduce informații suplimentare transmise în sistemul e-Factura, cum ar fi comentarii, referințe interne sau note explicative.
Aceste informații sunt incluse în structura transmisă către ANAF.
Dacă este cazul, marchează factura ca fiind asociată unui bon fiscal, activând caseta Factură asociată unui bon fiscal (751).
Detalii delegat
În secțiunea Detalii delegat poți introduce informații despre delegatul care livrează marfa:
- Delegat - Dacă dorești, poți alege un contact din baza de date pe care îl desemnezi delegat pentru livrarea articolelor din document. Poți defini contacte în CRM&Loyalty → Clienți → Contacte.
- Mijloc de transport - Opțional, poți introduce tipul și numărul de înmatriculare al mijlocului de transport al delegatului care efectuează transportul.
Finalizarea și actualizarea stocurilor
Finalizarea este pasul esențial care transformă documentul într-un act oficial, sistemul îl procesează și declanșează actualizarea automată a stocurilor și transmiterea facturii către SPV al ANAF. Acest pas marchează încheierea procesului de validare și salvează toate informațiile facturii în baza de date cu starea Finalizat, respectiv Neprocesat dacă există vreun inventar deschis pe una dintre gestiunile afectate.
După completarea și validarea tuturor câmpurilor:
Apasă butonul Finalizează (sau Finalizează și tipărește, dacă vrei să tipărești documentul în același pas cu finalizarea). Verifică să nu mai existe atenționări pe linii!
Sistemul efectuează automat următoarele acțiuni:
- Validează întregul formular;
- Alocă următorul număr disponibil de factură/aviz, în funcție de Setările de facturare;
- Actualizează cantitățile de stoc în gestiunile selectate;
- Salvează starea documentului ca Finalizat, respectiv Neprocesat dacă există vreun inventar deschis pe una din gestiunile afectate;
- Înregistrează în jurnal: utilizatorul care a finalizat și ora de finalizare;
- Afișează un mesaj de succes și afișează factura doar pentru vizualizare.
După finalizare, toate câmpurile documentului devin needitabile; formularul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul Neprocesat / Finalizat din dreptul acestuia. Orice corecție se face prin documente ulterioare (ex. storno articole).
Stocurile sunt actualizate automat. Pentru fiecare articol din factură:
- Scade stocul în gestiunea specificată cu cantitatea facturată;
- Este păstrată trasabilitatea între articol, lot (dacă este cazul) și factură.
Dacă vrei să returnezi (stornezi) articole dintr-o factură emisă către un anumit beneficiar, poți introduce articole cu cantitate negativă într-o altă factură pe care o emiți către același beneficiar.
Poți avea pe aceeași factură articole cu cantități pozitive și negative. Practic, poți avea articole intrate în stoc și articole returnate.
Urmează pașii de mai jos pentru a returna (storna) articole:
Într-o factură în starea Ciornă sau pe care acum o creezi, în secțiunea Adaugă articole, introdu una câte una articolele facturate și/sau returnate.
Introdu informații despre articolul stornat:
- Articol - Scrie fie numele, fie codul articolului pentru ca sistemul să îți sugereze potriviri din baza de date.
- Gestiune – Alege gestiunea unde intră stocul.
- Cantitate – Introdu numărul de unități facturate din acel articol. Pentru retur, introdu cantitate cu minus, de exemplu -10.
Restul informațiilor despre articolul returnat vor fi completate automat după salvarea în linia din tabel și alegerea lotului.
Apasă butonul de salvare de pe linia articolului în tabel.
Imediat după salvarea în listă, sistemul afișează o fereastră pentru selecția lotului din care vei opera returul.
În fereastra Selectează lot pentru retur, sistemul afișează în partea de sus articolul de returnat, numărul de unități de măsură de returnat și gestiunea.
Mai jos, într-un tabel, afișează informații despre facturile către beneficiarul ales care au cuprins articolul returnat, cu informații despre loturile afectate în gestiunea selectată anterior.
Fiecare lot din articol aflat în gestiune are afișate:
- Document - Seria și numărul facturii inițiale care cuprinde acel articol, emise pentru beneficiarul curent;
- Dată - Data și ora procesării facturii;
- Lot intern - Numărul intern al lotului care a făcut obiectul facturii respective;
- Cantitate - Cantitatea din acel articol disponibilă în lot, exprimată în unitatea de măsură implicită a articolului;
- Preț unitar - Prețul de cost sau prețul de vânzare al articolului în acel lot, în funcție de tipul gestiunii;
- TVA% - Cota de TVA pentru articol, așa cum a fost menționată în factura inițială;
- Lot selectat - Activează comutatorul din dreptul lotului din care vrei să faci returul.
Apasă butonul Folosește lotul selectat.
Fereastra de selecție a lotului se închide, iar articolul de returnat cu lotul selectat apare marcat în lista de articole din factură.
Dacă ai de returnat un articol folosind cantități din mai multe loturi, introdu articolul pe mai multe linii și selectează pentru fiecare linie lotul dorit.
Dacă ai terminat cu adăugarea de articole care se vor returna, treci la finalizarea documentului!
Pentru a putea salva factura cu articole cu cantități negative, asigură-te că ai selectat același beneficiar și aceeași gestiune ca cele alese la factura prin care ai scos articolul din stoc!
Funcționalitatea Copiază îți permite crearea rapidă a unui nou document factură sau aviz de expediție pe baza unuia existent în starea Neprocesat sau Finalizat. Este utilă atunci când documentele sunt recurente sau când trebuie introdus un document similar cu unul anterior, dar cu modificări minore.
Folosește copierea atunci când:
- Ai facturări frecvente cu aceleași articole, gestiuni sau beneficiari.
- Vrei să creezi o factură nouă pornind de la una existentă, dar cu cantități sau articole ajustate.
- Vrei să economisești timp, evitând introducerea manuală a articolelor.
Pentru a copia un document, urmează acești pași:
În pagina Facturi, în dreptul documentului dorit în starea Neprocesat sau Finalizat, apasă butonul Acțiuni și alege opțiunea Copiază.
Aplicația afișează pagina Adaugă factură în care se generează un document nou cu aceleași informații de antet, reduceri, articole, gestiuni și valori ca documentul copiat.
Verifică valorile din documentul generat automat și modifică conform necesităților tale:
- Comentariile și datele din antetul documentului (secțiunea Beneficiar și setări generale factură). Modifică beneficiarul, introdu seria și data documentului, precum și alte detalii, dacă este cazul.
- Verifică și ajustează articolele (adăugare/eliminare), împreună cu cantitățile și prețurile ajustate după nevoie.
După modificările dorite, apasă butonul Finalizează și alege una dintre opțiuni:
- Finalizează – salvează documentul
- Salvează ciornă – salvează documentul fără a afecta stocurile.
Sistemul salvează noul document de transfer în starea Ciornă sau Finalizat, în funcție de opțiunea ta de mai sus.
Documentul duplicat primește un nou număr de document.
Modificările efectuate asupra noului document nu afectează documentul inițial.
Dacă emiți către un beneficiar avize de expediție (cu livrări parțiale sau multiple), iar ulterior emiți factura finală pentru acele livrări, poți lega toate avizele respective de o singură factură.
Acest proces poartă numele de închidere a avizelor și are rolul de a consolida recepțiile către același beneficiar într-un document unic de factură, pentru o evidență clară a costurilor și a stocurilor.
Înainte de a închide avizele de expediție către un beneficiar cu o factură, asigură-te că:
- Ai introdus documente de tip Aviz de expediție pentru acel furnizor
- Avizele respective sunt în starea Neprocesat sau Finalizat.
Urmează acești pași pentru a închide avizele de expediție către un beneficiar cu o factură:
În pagina Facturi, apasă butonul Creează factură pentru a adăuga un document nou.
În pagina de adăugare a documentului, în secțiunea Beneficiar și setări generale factură, alege tipul de document = Factură.
Completează beneficiarul facturii:
- Tip beneficiar și Beneficiar – Selectează același beneficiar ca cel din avizele de expediție introduse anterior.
- Alege adresa beneficiarului pentru facturare.
Completează detaliile de bază ale facturii:
- Serie factură - Alege una din seriile definite în Setări Facturi pentru tipurile de document Factură.
- Dată document – Alege data emiterii facturii.
Pentru a lega factura la avizele emise pentru acel beneficiar, alege Tip introducere = Aviz. Această opțiune activează secțiunea specială pentru preluarea avizelor existente.
În secțiunea Importă din avize existente, apărută mai jos în pagină, sunt afișate toate avizele finalizate sau procesate încă nelegate la facturi introduse pentru beneficiarul selectat anterior.
Bifează avizele de expediție pe care dorești să le închizi prin factura pe care o creezi.
Dacă factura conține reduceri sau majorări pe document, le poți adăuga înainte de finalizare, în secțiunea Beneficiar și setări generale factură.
Apasă butonul Finalizează pentru a salva această factură prin care închizi avizele selectate.
Factura este salvată în sistem în starea Finalizat, respectiv Neprocesat dacă există vreun inventar deschis pe una dintre gestiunile afectate.
Avizele selectate sunt legate de această factură și nu vor mai putea fi asociate ulterior altor documente.
Stocurile și valorile sunt consolidate automat în baza datelor facturii.
Funcționalitatea Șterge permite eliminarea unei facturi sau a unui aviz de expediție doar dacă este în starea Ciornă din sistem.
Documentele în starea Finalizat sau Neprocesat sunt trimise automat către SPV al ANAF și nu mai pot fi șterse.
Pentru a corecta o factură trimisă deja în SPV, creează o factură similară către același beneficiar, dar cu cantități negative, pentru ca factura inițială și cea cu care faci corecția să se anuleze reciproc! Poți folosi copierea de facturi și poți edita cantitatea într-o valoare negativă.
Poți șterge un document Ciornă, prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit.
Sistemul șterge documentul după confirmarea acțiunii.
În funcție de nevoile tale, poți să descarci sau să tipărești facturile și avizele unul câte unul în format pdf, poți descărca unul sau mai multe documente selectate sau le poți trimite pe mail. Poți decide să exporți în masă documentele, în funcție de anumite filtre.
Pentru a exporta toate rândurile din tabelul Facturi, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău, apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului.
Descarcă o singură factură
Pentru a descărca un anumit document în format pdf sau pentru a-l trimite pe mail pentru a-l descărca ulterior, urmează acești pași:
În pagina Facturi, deschide pentru vizualizare documentului dorit în stare Finalizat sau Neprocesat.
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Exportă în PDF.
Sistemul afișează documentul pe dispozitivul tău, iar ulterior îl poți descărca.
SAU
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Trimite prin email.
În fereastra Trimite prin email, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului în format pdf și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una.
Introdu cu atenție adresa/adresele de mail, pentru ca sistemul să trimită documentele către persoanele dorite.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul trimite un mail către adresele de mail precizate de tine.
Apasă linkul din mail pentru a afișa documentul în format pdf pe dispozitivul tău. Ulterior poți descărca documentul.
Exportă una sau mai multe facturi
Pentru a descărca unul sau mai multe documente în format pdf sau pentru a le trimite către adresele de mail dorite, urmează pașii de mai jos:
În pagina Facturi, bifează caseta de selecție din dreptul documentului sau a documentelor neprocesate sau finalizate dorite, apoi apasă butonul corespunzător opțiunii dorite:
- Exportă în PDF - pentru a descărca documentul/documentele sub forma unui fișier în format pdf;
- Trimite pe mail - pentru a trimite prin poșta electronică documentul sau documentele selectate.
Alternativ, în dreptul documentului dorit, apasă butonul Acțiuni și alege una din opțiunile Tipărește în PDF, Exportă în PDF sau Trimite pe mail.
Pentru a trimite pe mail, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului în format pdf și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una.
Apasă Trimite prin email.
Sistemul deschide documentul pe dispozitivul tău.
În funcție de politicile interne de securitate pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/Allow în colțul drept sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Dacă ai ales să trimiți pe mail documentul/documentele selectate, în fereastra Trimite prin email, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului în format pdf și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una.
Apasă butonul Trimite prin email.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține un link pentru a descărca documentele pe dispozitivul tău.
Exportă în masă facturi
Pentru a extrage mai multe documente simultan, folosind o serie de filtre care te ajută în selectarea documentelor în funcție de anumite criterii:
În pagina Facturi, apasă butonul Exportă în masă din colțul drept jos al paginii.
În formularul de export afișat, Trimite prin email, completează criteriile de filtrare pentru a descărca doar anumite documente:
- Adrese de mail – Introdu adresele către care se trimite exportul, una câte una. Dă click pe adresă imediat ce ai scris-o pentru a fi pusă în listă.
- Dată de început / Dată de sfârșit – Selectează intervalul calendaristic în care dorești să se încadreze datele documentelor pe care le vei exporta.
- Gestiune – Alege gestiunea sau gestiunile ale căror documente vor fi incluse în export.
- Beneficiar contact / companie– Alege beneficiarul documentelor care vor fi incluse în export.
- Creat de - Alege utilizatorul ale cărui documente create dorești să le exporți.
- Articol - Alege articolul pentru care dorești să exporți documentele.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul generează un link de transfer pe care îl transmite către adresele de mail specificate.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține linkul de transfer. Apasă linkul pentru a începe descărcarea arhivei de documente.