Generare NIR din eFactura

modulul pentru generarea automată a notelor de intrare recepție ( nir ) pe baza facturilor primite electronic prin sistemul național efactura este prima funcționalitate complet implementată în a treia generație a aplicației expressoft master cloud această funcționalitate asigură un flux de lucru fără erori manuale, cu beneficii directe în acuratețea inventarului, viteza de procesare a recepțiilor și conformitatea fiscală acest modul permite importul automat al facturilor din efactura , prin conectare securizată la api ul anaf; precompletarea automată a antetului și a liniilor nir cu datele din factură (furnizor, articole, cantități, prețuri); asocierea inteligentă a articolelor facturate către nomenclatorul intern și selecția gestiunilor de recepție; calculul dinamic al valorilor nete ale comenzii , incluzând reduceri, taxe adiționale și costuri de livrare; finalizarea documentului și actualizarea automată a stocurilor în master , cu trasabilitate completă și audit digital opțiunea de meniu generare nir din efactura este locul unde poți gestiona notele de intrare recepție generate în baza facturilor electronice descărcate automat din efactura urmează acești pași pentru a accesa pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura loghează te în master cloud cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul aprovizionare alege compania pentru care dorești să faci modificări în pagina principală a aplicației, deschide meniul aprovizionare și selectează opțiunea de meniu generare nir din efactura pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura în pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura poți generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt generate pe baza facturilor electronice primite prin spv anaf; actualiza lista de facturi electronice primite prin spv anaf apăsând butonul adu facturile din spv din colțul drept jos al paginii; facturile primite prin efactura sunt afișate în listă în mod automat, dar poți cere actualizarea oricât de frecvent dorești; descărca câte o factură apăsând butonul din dreptul numărului ei; factura este descărcată pe dispozitivul tău în format pdf , așa cum a fost primită prin efactura; generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt folosind facturile din listă și le poți salva ca ciorne sau le poți finaliza după completarea tuturor câmpurilor obligatorii; apasă butonul din dreptul unui document nir în starea neimportat sau ciornă pentru a continua procesul de adăugare a documentului; consulta documentele nir finalizate apăsând butonul de vizualizare disponibil numai în dreptul nir urilor în starea finalizat ; nir ul se deschide într o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile; dacă în schimb constați că ai importat greșit sau ai procesat incorect un nir deja finalizat, îl poți generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt exporta toate rândurile din tabel, cu toate informațiile afișate, într un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului documentele nir generate prin această funcționalitate și declarate finalizate sunt folosite în master pentru actualizarea stocurilor poți vedea aceste documente nir și în versiunea veche a master desktop , în meniul aprovizionare > intrări nir generat în baza unei facturi, folosit în master dacă operezi modificări asupra nir ului în master desktop (versiunea veche), aceste modificări nu se vor reflecta în pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura din noul master cloud 🔍 căutarea facturilor și a nir urilor generate în baza lor în pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura găsești lista tuturor facturilor electronice primite prin spv anaf, împreună cu documentele nir generate sau nu pentru fiecare dintre acestea fiecare factură este listată cu detalii precum listă facturi din efactura cu nir urile corespondente pentru fiecare factură în parte sunt afișate următoarele detalii dată data emiterii facturii furnizor numele companiei care a emis factura dacă nu ai definit încă acea companie ca furnizor în aplicațiile expressoft, acest nume va fi afișat cu roșu și vei fi anunțat printr un mesaj că trebuie să înregistrezi furnizorul în sistem în acest caz, accesează aplicația expressoft crm & loyalty (sau mybusiness , dacă încă nu ai trecut la generația a treia a aplicațiilor expressoft) și companii respectivă în sistem, marcând o ca furnizor categorie furnizor categoria în care ai plasat compania furnizor (dacă este definită) cui companie codul unic de identificare al companiei furnizor valoare totală (lei) suma totală a facturii, exprimată în lei număr identificatorul unic al facturii, precedat de butonul de descărcare a facturii în format pdf , așa cum a fost primită din spv al anaf stare starea în care se află factura în raport cu generarea de nir în funcție de starea facturii, poți efectua anumite acțiuni asupra acesteia, apăsând imaginea din dreptul stării acesteia o factură poate fi neimportat încă nu s a generat un nir în baza acestei facturi; apasă butonul neimportat pentru a începe procesul de generare a unui nir bazat pe acea factură; ciornă s a început generarea nir ului în baza acestei facturi, dar încă nu a fost încheiat procesul; apasă butonul ciornă pentru a continua procesul de generare a unui nir bazat pe acea factură finalizat a fost generat și finalizat documentul nir, iar stocurile în master au fost actualizate conform acestuia; apasă butonul finalizat pentru a consulta documentul nir generat în baza facturii poți filtra spre afișare facturile cu nir uri neimportate , ciorne sau finalizate căutare și filtrare facturi cu nir urile corespondente caută o factură după numele, cui ul, categoria furnizorului, număr document sau valoare totală poți efectua o căutare avansată după mai multe criterii în același timp actualizează lista facturilor disponibile printr un nou apel către api ul anaf, apăsând butonul descarcă facturile din spv altfel, facturile sunt descărcate din spv o dată pe zi descarcă facturile din spv ➕ adăugarea unui nir procesul de adăugare a unei note de intrare recepție implică selectarea facturii în baza căreia vei adăuga un document nir și deschiderea ei pentru procesare verificarea antetului cu informații preluate din factură asocierea liniilor de articole de la furnizor cu articolele proprii interne și împărțirea lor pe gestiunile dorite verificarea totalului și s alvarea nir ul sub forma unei ciorne sau a unui document nir finalizat , dacă nu mai necesită verificări ulterioare actualizarea automată a stocurilor în master în baza nir ului finalizat poți adăuga un document nir doar pentru facturile în starea neimportat sau ciornă deschide oricând o factură în starea ciornă pentru a termina procesul de completare și a finaliza nir ul , moment în care sistemul trece factura în starea finalizat poți adăuga și nir uri pentru facturile care cuprind valori cu 0 sau negative sau care cuprind reduceri, dar sistemul va genera nir ul fără acele articole și cu un total de plată din care a scăzut valorile reducerilor și ale articolelor cu valori 0 sau negative! vezi capitolul generare nir din efactura pentru a înțelege cum poți gestiona facturile atipice ! urmează pașii de mai jos pentru a adăuga un nir în pagina generează note de intrare recepție (nir) din efactura , apasă butonul din dreptul stării unei facturi neimportate sau ciorne , pentru a iniția procesul de creare a unui nir inițiază procesul de creare a unui nir dacă furnizorul nu este încă înregistrat în baza de date și este evidențiat cu roșu, accesează aplicația expressoft crm & loyalty (sau mybusiness , dacă încă nu ai trecut la generația a treia a aplicațiilor expressoft) și companii respectivă în sistem, marcând o ca furnizor furnizorul nu a fost găsit se deschide pagina de creare a nir ului, adaugă notă de intrare nouă bazată pe factura electronică , cu următoarele componente informații document și detalii nir secțiunea informații document și detalii nir corespunde cu antetul documentului sistemul precompletează automat această secțiune cu datele extrase din factura venită din efactura verifică informațiile de antet ale nir ului, cum ar fi data recepției, furnizorul, moneda, termenul de plată și opțiunile fiscale secțiunea permite editări acolo unde este necesar, înainte de finalizare informații document și detalii nir verifică informațiile și/sau completează câmpurile obligatorii număr document numărul facturii din efactura, needitabil nume furnizor numele emitentului facturii, needitabil dată document data facturii din efactura, needitabilă oră document introdu ora facturii, dacă dorești să apară pe documentul nir dată scadentă data la care a fost achitată sau este scadentă factura, opțional de completat dacă data scadentă este furnizată de efactura, câmpul este completat automat și nu este editabil tva la încasare bifează dacă obligația de plată a tva către stat apare abia în momentul în care factura este încasată (parțial sau total), nu la emiterea facturii continuă cu generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt poți salva oricând documentul nir sub forma unei ciorne, chiar și fără a fi complet finalizat apasă butonul salvează ciornă din colțul drept jos al paginii salvează ciornă vei regăsi ciorna nir ului în pagina de vizualizare a facturilor, în dreptul facturii care a fost trecută în starea ciornă poți continua să procesezi ciorna în orice moment continuă să procesezi ciorna articole în nota de intrare recepție (nir) secțiunea articole în nota de intrare recepție (nir) afișează detaliile pentru fiecare articol din factură, cu scopul de a realiza o recepție corectă și de a actualiza stocurile articolele furnizorului sunt asociate (mapate) cu articolele din nomenclatorul intern, împreună cu unitatea de măsură (um) și gestiunea corespunzătoare alege întâi locația pentru care vei face nir ul , pentru a asocia articolele externe cu cele interne pentru locația dorită alege întâi locația pentru care vei face nir ul alegerea locației te ajută să eviți greșeli de asociere ale articolelor, mai ales dacă ai mai multe locații în funcție de locația aleasă, asocierea articolului extern cu cel intern, cu gestiunea și cantitatea aferente pot să difere de exemplu, în locația din bucurești unirii asociezi laptele de la metro cu gestiunea bucătărie unirii, dar în locația din bucurești nordului probabil că vei decide să îl asociezi cu altă gestiune dacă operezi modificări în tabel, iar apoi decizi să schimbi locația, toate modificările tale vor fi resetate , tabelul fiind adus la starea anterioară! secțiunea afișează o grilă de linii de produs , fiecare rând reprezentând un articol din factură detaliile articolelor de la furnizor, cele menționate în factură, sunt afișate cu o culoare mai deschisă, iar articolele interne asociate lor sunt afișate cu o culoare mai închisă liniile de factură verifică fiecare linie în parte și completează câmpurile obligatorii asigură te că asocierile articolele de la furnizor corespund articolelor tale interne, că ai exprimat corect corespondența între unitatea de măsură a furnizorului cu cea internă a articolului tău și că articolele vor intra în gestiunile dorite de tine! verifică și/sau completează următoarele coloane pentru fiecare linie a facturii cod și nume articol, gestiune, cantitate facturată și recepționată, um, la furnizor și intern cod articol furnizor și nume codul și denumirea articolului – atât de la furnizor, cât și cel intern (dacă a fost deja asociat) dacă nu este asociat sau dorești să modifici asocierea, urmează instrucțiunile din secțiunea generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt gestiune gestiunea internă selectată pentru stocarea articolului dacă nu este asociată sau dorești să modifici asocierea, urmează instrucțiunile din secțiunea generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt cantitate facturată cantitatea primită din factură pentru acel articol cantitate recepționată cantitatea efectiv recepționată din acel articol dacă e cazul, o poți modifica prin editarea acelei linii um unitatea de măsură de la furnizor și unitatea de măsură a articolului intern asociat preț brut unitar prețul pe unitate din factură și prețul pe unitate pentru articolul intern, calculat conform corespondenței de cantitate furnizor/internă reducere unitară reducere aplicată per unitate, atât din factură, cât și pentru articolul intern asociat tva % cota de tva aplicată articolului, din factură preț net unitar prețul net pe unitate calculat automat brut − reducere , atât pentru articolul din factură cât și pentru articolul asociat intern, calculat conform corespondenței de cantitate furnizor/internă valoare netă valoarea netă a articolului, calculat automat cantitate × preț net lot extern introdu numărul lotului, așa cum vine pe actul de conformitate de la furnizor data expirare introdu data la care expiră articolele, dacă este cazul, așa cum vine pe actul de conformitate de la furnizor acțiuni pentru fiecare linie din factură, poți efectua următoarele acțiuni editează apasă butonul editează pentru a modifica detaliile acelei linii poți modifica cantitatea din acel articol care intră într o gestiune și poți schimba gestiunea pentru a trimite articolul în altă gestiune decât cea asociată editarea gestiunii în acest mod nu modifică asocierea existentă ! șterge pentru liniile care au fost împărțite, poți șterge linia respectivă dacă apeși butonul șterge nu uita apoi să editezi cantitațile articolelor interne pentru a se potrivi cu cele din factură împarte linie apasă butonul împarte dacă dorești să împarți cantitatea dintr un articol primit în mai multe gestiuni interne, nu doar într una singură vezi detalii despre împărțirea liniilor în secțiunea generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt restaurează dacă ai efectuat modificări de orice fel pe o linie, o poți aduce la valorile inițiale prin apăsarea butonului restaurează ștergerea unei linii întregi din factură dacă ai o factură de pe care nu dorești să recepționezi cantitatea integrală din diferite motive, poți elimina integral linia corespunzătoare acelui articol în acest caz, bifează linia și apasă butonul elimină articolele selectate ștergerea unei linii întregi din factură generare nir din efactura asocierea articolelor pentru fiecare linie, sistemul încearcă autodetectarea asocierii articolului de la furnizor (cel afișat în factură) cu un articol intern, folosindu se de cod, unitate de măsură și furnizor pentru fiecare locație în parte, asocierea reprezintă o corespondență între articolul de la furnizor cu un articol intern , o gestiune implicită din acea locație, luând în considerare și cantitatea în unități de măsură ale articolului intern de exemplu, în locația bucurești unirii , poți asocia articolul " apă plată 0 5l bax 24buc" de la furnizorul a să corespundă cu articolul intern " apă plată 0 5l" în cantitate de 24 de sticle , cu stocare în gestiunea bar unirii în același timp, în locația bucurești nordului , poți asocia articolul " apă plată 0 5l bax 24buc" de la furnizorul a să corespundă cu articolul intern " apă plată 0 5l" în cantitate de 24 de sticle , cu stocare în gestiunea bar nordului dacă nu există încă o asociere, apar etichete de avertizare (cu roșu) etichete de avertizare pentru lipsă asociere cu articol intern articol neasociat articolul din factura de la furnizor nu a fost încă asociat cu un articol din baza de date internă dacă lipsește asocierea, o poți adăuga apăsând pe această etichetă asocierea va crea o mapare între articolul de la furnizor cu un articol intern și o gestiune implicită trebuie să remediezi aceste situații înainte de a putea finaliza nir ul! nu se permite finalizarea nir ului în prezența oricărei linii nemapate pentru a adăuga o asociere nouă sau a modifica una existentă , urmează pașii de mai jos apasă pe o etichetă de avertizare articol neasociat pentru a adăuga o asociere nouă, sau apasă pe denumirea unui articol intern pentru a modifica o mapare existentă adaugă sau modifică o asociere în fereastra asociere articol , completează următoarele câmpuri pentru a defini corespondența implicită în sistem verifică articolul de la furnizor pentru care definești asocierea, afișat sub titlul ferestrei în multe cazuri, numele acestuia îți oferă indicii despre cantități selectează articolul intern din baza ta de date unitatea de măsură internă se completează automat atunci când alegi articolul intern selectează gestiunea implicită în care se vor stoca articolele scrie cantitatea echivalentă internă în cazul de mai sus, 200x5 rioba zahar brun stick corespunde cu 200 bucăți din articolul intern zahăr plic apasă butonul salvează după salvare, asocierea nouă sau modificată astfel este aplicată în sistem etichetele dispar, iar datele interne se completează automat în grilă articol asociat cu succes sistemul salvează permanent asocierea pentru combinația furnizor, articol și gestiune pentru utilizări viitoare ori de câte ori vor exista facturi de la furnizorul respectiv, se vor verifica liniile pentru a găsi asocieri între articolele de la furnizor și cele interne asocierile existente vor completa automat acele linii din facturi cu articolul intern, unitatea de măsură și gestiunea salvată prin asociere este permisă și asocierea multiplă (ex de exemplu, poți asocia mai multe articole similare de la furnizori diferiți cu același articol intern) împărțirea unei linii apasă butonul împarte dacă dorești să împarți cantitatea dintr un articol primit în mai multe gestiuni interne , nu doar într una singură împărțirea unei linii linia cu articolul respectiv se dublează, iar cantitatea se împarte în mod egal între linii pentru articolele cu cantitate impară, apare încă o linie cu o cantitate de 1 împarte cantitatea după dorințe și alege gestiunile în care le vei trimite împarte cantitatea în mai multe gestiuni de exemplu, dacă ai o linie cu 10 articole care se trimit pe gestiunea a, dar tu vrei ca 4 articole să ajungă în gestiunea b, împarte linia și editează cantitățile, să ai 6 articole pe gestiunea a și 4 articole pe linia pe care selectezi gestiunea b suma articolelor pe liniile împărțite trebuie să fie egală cu numărul inițial de articole recepționate afișarea totalului și a reducerilor această secțiune a formularului nir afișează totalul documentului, așa cum au fost menționate în factură, precum și totalul recepționat (cu calcularea eventualelor taxe adiționale, a reducerilor, a cantităților negative sau a cantităților recepționate parțial) numai dacă este cazul pentru acest nir valorile sunt afișate așa cum apar în factură și nu poți interveni asupra lor afișarea totalului și a totalului repeționat, numai dacă e cazul finalizarea și actualizarea stocurilor finalizarea nir ului este pasul esențial care transformă documentul într un act oficial de recepție și declanșează actualizarea automată a stocurilor acest pas marchează încheierea procesului de validare, aplică un număr unic de identificare pentru nir și salvează toate informațiile notei de intrare în baza de date cu starea finalizat după completarea și validarea tuturor câmpurilor apasă butonul finalizează nir , disponibil doar după completarea corectă a antetului și a liniilor verifică să nu mai existe atenționări pe linii! finalizează nir sistemul efectuează automat următoarele acțiuni validează întregul formular; generează un număr unic de nir ; actualizează cantitățile de stoc în gestiunile selectate; salvează starea notei de intrare ca finalizat ; înregistrează în jurnal utilizatorul care a finalizat și ora de finalizare; afișează un mesaj de succes și revine la lista de facturi după finalizare, toate câmpurile nir ului devin needitabile ; formularul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul finalizat din dreptul facturii nir ului finalizat factura cu nir gata finalizatvizualizare nir finalizat, fără posibilitate de modificare dacă dorești să operezi modificări asupra unui nir finalizat, accesează aplicația master desktop ! acolo poți opera asupra nir urilor generate din efactura în mod similar ca asupra nir urilor introduse manual din master desktop dacă ai constatat că un nir în starea finalizat a fost importat din greșeală sau că a fost procesat cu informații incorecte, poți decide să îl ștergi din sistem, dar numai dacă nu au existat deja mișcări pentru articolele specificate în document generare nir din efactura stocurile sunt actualizate automat în master pentru fiecare linie de nir crește stocul în gestiunea specificată cu cantitatea recepționată; dacă o linie este împărțită între mai multe gestiuni , sistemul alocă proporțional valorile; sistemul generează o tranzacție de stoc pentru fiecare intrare; este păstrată trasabilitatea între articol, lot (dacă este cazul), furnizor și factură utilizatorii cu roluri de tip manager sau administrator pot finaliza nir ul ceilalți utilizatori pot doar vizualiza documentele doar administratorul poate modifica ce rol are acces la funcționalitățile nir acordă dreptul de finalizare nir doar managerilor sau persoanelor responsabile cu recepția oficială! revizuiește periodic atribuirea rolurilor pentru a corespunde realității din teren! ⚠️cazuri speciale master cloud poate trata cazuri de facturi mai puțin obișnuite, cum ar fi facturi cu valori atipice ( cantități 0 sau negative, reduceri pe factură ), taxe adiționale sau chiar cu recepționare parțială a articolelor de pe factură recepționare cantități parțiale dacă ai o factură de pe care nu dorești să recepționezi cantitatea integrală din diferite motive, poți elimina integral linia corespunzătoare acelui articol bifează linia și apasă butonul elimină articolele selectate elimină articolele selectate sistemul scoate articolul din nir, trecând cantitatea recepționată cu 0 și recalculează totalul recepționat prin scăderea valorii acelui articol cantitate recepționată zero, total recalculat poți finaliza nir ul cu cantitatea zero apăsând butonul finalizează nir în fereastra cantitatea recepționată diferă de cea facturată apărută, sistemul te avertizează despre neconcordanța cantităților facturate și recepționate neconcordanța cantităților facturate și recepționate apasă butonul da, finalizează dacă dorești să finalizezi documentul cu discrepanțe între cantitățile facturate și recepționate mergi în master desktop și generare nir din efactura docid\ ubz5v8msjke tzejal6jt ! finalizare nir pentru cantități neconforme dacă finalizezi un nir cu discrepanțe între cantitățile facturate și recepționate, cum este exemplul de mai sus, accesează master desktop → aprovizionare → intrări și emite o factură de retur pentru cantitățile în exces sau lipsă! emite o factură de retur în master desktop gestionare valori atipice poți genera nir pentru facturi care includ linii cu valori zero, negative sau reduceri valorile zero sau negative vor fi omise din nir, iar totalul reflectă suma efectivă, inclusiv eventualele reduceri aplicate la nivel de articole sau la nivelul întregii facturi reducerile pe factură sunt evidențiate în totalul nir ului și ajung corect în master desktop nu mai sunt necesare ajustări manuale! cantitate negativă dacă ai o factura care cuprinde doar articole cu cantități neconforme , atunci sistemul nu te lasă să finalizezi nir ul introdu factura în sistemul tău de contabilitate sau în master desktop → aprovizionare → intrări! gestionare taxe suplimentare dacă factura conține o taxă extra (ex taxă verde, sgr) neasociată unui articol din baza ta de date, sistemul semnalează acest lucru și îți oferă două opțiuni adaugă costul taxei direct la articolul existent, sau creează un articol nou dedicat taxei, pentru claritate contabilă decide cum tratezi taxele aplicate articolelor din factura furnizorului iată cum poți gestiona eventualele taxe extra aplicate la nivelul articolelor din factură în secțiunea articole în nota de intrare recepție (nir) , dacă ai avertizări despre taxe extra , apasă una dintre aceste avertizări avertizări despre taxe extra în fereastra taxă extra afișată, decide cum vrei să gestionezi taxa suplimentară aplicată în factură asupra articolului respectiv poți alege ca sistemul să rețină alegerea ta pentru acest tip de taxă și să repete acțiunea selectată de tine în mod automat pentru toate articolele din factura respectivă pentru aceasta, activează comutatorul repetă acțiunea pentru toate articolele cu același motiv apasă butonul adaugă cost suplimentar la articol pentru ca sistemul să adauge automat la valoarea articolului respectiv costul taxei extra adaugă cost suplimentar la articol sau apasă butonul creează taxa ca articol separat pentru ca sistemul să scoată taxa din linia articolului la care a fost adăugată inițial pe factură și să o transforme într un articol nou, inexistent încă în baza ta de date creează taxa ca articol separat dacă decizi să creezi taxa ca articol separat, ulterior asociază articolul cu unul existent din baza ta de date dacă nu ai niciun articol existent corespunzător, poți adăuga un articol de tip produse sau servicii în mybusiness ❌ ștergerea unui nir importat sau procesat greșit dacă ai constatat că un nir în starea finalizat a fost importat din greșeală sau că a fost procesat cu informații incorecte, poți decide să îl ștergi din sistem, dar numai dacă nu au existat deja mișcări pentru articolele specificate în document accesează nir ul finalizat, apasă butonul șterge nir greșit din colțul drept jos, iar în dialogul afișat confirmă acțiunea de ștergere șterge nir greșit după ștergerea nir ului din master cloud, accesează master desktop → aprovizionare → intrări și șterge nir ul cu același număr, pentru ca stocurile să fie reglate automat! ulterior, vei putea genera un alt nir în baza aceleiași facturi