Import
Importul în masă permite adăugarea de produse, rețete, ecusoane, clienți persoane fizice și juridice în mod automat prin încărcarea de fișiere Excel șablon, care cuprind informațiile respective aranjate în formatul cerut de aplicație. Pentru fiecare tip de date care se pot importa, procesul presupune descărcarea șablonului corespunzător, completarea acestuia cu informațiile necesare, încărcarea șablonului completat și indicarea corespondenței câmpurilor.
Importul în masă te ajută să economisești timp și să asiguri acuratețea datelor în sistem prin încărcarea de volume mari de informații dintr-un singur pas, mai ales dacă este vorba de migrare de date în sistemul Expressoft.
Aceste importuri sunt făcute de obicei de către echipa de implementare, pe baza informațiilor pe care i le pui la dispoziție, dar le poți efectua și tu urmând instrucțiunile din această pagină.
Urmează acești pași pentru a efectua importul în masă:
Loghează-te în MyBusiness cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Articole.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Articole și selectează opțiunea de meniu Import.
Alege tipul de import
În pagina Import, în secțiunea Pas 1: Tipul de import, selectează tipul de import pe care dorești să îl efectuezi. Poți importa următoarele elemente: produse, rețete, ecusoane, contacte (clienți persoane fizice) și companii (clienți persoane juridice).
Fiecare tip de import are un anumit fișier șablon care trebuie completat cu date specifice.
Descarcă și completează șablonul
În secțiunea Pas 2: Descarcă șablonul Excel, apasă butonul Descarcă șablon pentru a descărca pe dispozitivul tău fișierul Excel în formatul necesar pentru tipul de import selectat anterior.
Pe dispozitivul tău, navighează la locația unde ai descărcat șablonul. Deschide-l pentru editare și citește cu atenție informațiile din fila a doua, Ajutor.
În prima filă a fișierului șablon, Completează șablon de import, completează pe fiecare linie câte o înregistrare de tipul specificat în șablon. Urmărește cu atenție capetele de coloane, pentru a completa datele corecte.
Completează cu precizie câmpurile șablonului pentru a asigura importul de date fără erori. Verifică fila Ajutor a șablonului pentru informații despre completare, precum și pentru a afla semnificația coloanelor.
Introducerea corectă a datelor ajută la menținerea integrității și acurateței produsului, rețetei, contactului și a altor informații din sistem.
După ce ai completat toate înregistrările pe care dorești să le imporți, salvează fișierul șablon așa cum este, fără a schimba extensia fișierului.
Încarcă șablonul completat
Înapoi în MyBusiness, în pagina Import, în secțiunea Pas 3: Încarcă șablonul Excel, selectează și încarcă fișierul șablon pe care l-ai completat cu înregistrările dorite. Apasă butonul Încarcă.
Dacă ai respectat întocmai instrucțiunile de completare a șablonului, sistemul va accepta fișierul și îi va citi liniile.
Verifică elementele importate
În secțiunea Pas 4: Conflicte apărute la încărcarea fișierului completat, verifică datele importate și starea acestora. Sunt afișate erorile de tipul valorilor nevalide sau nedefinite în sistem.
Corectează fiecare eroare direct în tabel, prin acționarea butonului de editare din dreptul elementului din tabel.
Verifică informația din coloana Conflict, apoi editează în coloana Valoare pentru a rezolva conflictul dintre ce ai trimis prin șablonul importat și ce acceptă sistemul.
Salvează corecția prin acționarea butonului de salvare din linia pe care ai editat-o.
După ce ai corectat fiecare element aflat în conflict și le-ai salvat pe fiecare direct în tabel, apasă butonul Salvează din colțul drept jos al secțiunii pentru ca sistemul să salveze datelor importate cu tot cu corecții.
Completează datele suplimentare necesare
În secțiunea Pas 5: Date suplimentare necesare, verifică dacă sistemului îi mai lipsesc anumite informații rămase necompletate în șablonul importat.
Aceste informații necesare diferă de la un tip de import la altul. De exemplu, la importul de tip Produse, trebuie să furnizezi suplimentar următoarele informații: Categorii articole, Valută și Listă de prețuri. Pe fiecare le vei alege din listele derulante de valori existente deja în sistem.
Apasă butonul Import pentru a finaliza operațiunea de import a datelor din șablonul completat de tine și corectat ulterior.
Sistemul creează automat înregistrări de tipul selectat pentru fiecare linie completată de tine în șablonul de import.
După încheierea cu succes a operațiunii de import, vei regăsi în sistem înregistrările respective. De exemplu, vei regăsi produsele importate și le vei putea folosi exact ca pe orice alte produse adăugate manual în MyBusiness.
