Închiderea de zi (Night Audit)
Procedura de închidere zilnică (End of Day) — de la verificarea rapoartelor, la arhivare și rezolvarea erorilor frecvente.
Procedura de Night Audit
Închiderea de zi (End of Day) consolidează rapoartele, arhivează informațiile, acumulează statisticile, încarcă tarifele de cameră și schimbă data hotelului.
Verifică House Account-urile pentru Lost Calls și Reception Phones — soldurile trebuie să fie zero la finalul zilei.
I. Din modulul Reports/Day, listează
- Cash List — verificarea și numărarea numerarului.
- Payment List — verificarea plăților, cu notarea cursurilor EUR și USD din ziua respectivă.
Din modulul Reports/Report:
- Arrangement — verificarea tarifelor de cameră.
- Arrival Report și Departs Report, pentru ziua de închidere — cu ID „Night" și parola „Night2000".
II. Din meniul Management, execută
- Database Backup.
- Room Posting — încarcă ocuparea nopții pentru fiecare cameră.
- End of Day — verifică înregistrările din cele patru ferestre afișate: Not Checked In Banquets and Group Master, Not Checked-In Reservations, Not Checked-Out și Open Folios; modifică sau închide, după caz.
Apasă EXIT la finalizare.
NICIODATĂ nu executa procedura End of Day de două ori.
III. Pentru ziua precedentă, listează din Report/Day
- Daily Management Report
- eDaily Payment Summary
- eDaily Revenue Summary
- sDaily Hotel Activity
Listează raportul de mic dejun pentru restaurant, din Reports/Report → Movement List 2. Generează rapoartele de sosiri/plecări pentru ziua următoare — pentru recepție, și Arrival/Stopover/Departure, pentru housekeeping. Actualizează cursurile valutare, dacă e nevoie.
Eroare de arhivare la închiderea de zi
Eroarea apare cu mesajul: „No primary key value for foreign key Accounts_ownerid in table..".
Rezolvare nivel 1
- Accesează Admin Module → Archive / Archive Configuration.
- Debifează Allow archiving, lăsând celelalte câmpuri neschimbate (Guests, Group Masters etc.).
- Salvează cu OK.
- Execută End of Day.
- Escaladează incidentul la nivelul 2.
Rezolvare nivel 2 (a doua zi)
- Obține cel mai recent backup al bazei de date de pe nas.tcnet.ro.
- Reactivează arhivarea și testează End of Day în mediul de test.
- Dacă funcționează, reactivează pentru client.
- Dacă nu funcționează, verifică versiunea Medallion (minim 1047.04.300.19) și programează o actualizare, înainte de a reactiva arhivarea.
Depanare avansată (dacă actualizarea nu rezolvă)
- Activează logul la nivelul motorului bazei de date.
- Rulează EOD, așteaptă eroarea și apasă OK.
- Caută în fișierul de log textul „ACCOUNTS_OWNERID".
- Găsește linia precedentă care conține „call INSERT_ACCOUNT", pentru a identifica detaliile rezervării.
- Folosește Interactive SQL pentru interogarea: SELECT * FROM "Admin"."PERSON" where id=[person_id].
- Notează RESERVID, apoi interoghează: SELECT * FROM "Admin"."RESERVE" where id=[reservid].
- Astfel afli numele oaspetelui, perioada rezervării și numărul rezervării.
Rezolvare finală: deschide rezervarea identificată în Medallion. De regulă, simpla deschidere și închidere a rezervării rezolvă problema. Dacă rezervările sunt partajate, șterge profilul problematic din Reservation/Profile, cu funcția de ștergere.
Închidere de zi făcută de două ori
Dacă funcția Reopen este activă
Accesează Management → End of Day. Dacă funcția Reopen este activă, apasă Reopen pentru a reface ultima zi închisă.
Această funcție necesită să nu se fi produs nicio operațiune (rezervări sau tranzacții) între cele două închideri.
Dacă funcția Reopen este inactivă — Opțiunea 1 (recomandată)
Sari peste următoarea închidere și ajustează manual camerele:
- Fă check-out-urile și corectează sejururile facturate în plus pentru ultima noapte.
- Procesează check-in-urile începând de la data greșită, cu postări suplimentare (Room + Breakfast).
Dacă funcția Reopen este inactivă — Opțiunea 2
Solicită o operațiune de Database Restore. Această procedură nu face parte din termenii standard ai contractului de suport și implică costuri adiționale. Obține aprobare înainte de a escalada la nivelul 2 pentru restaurare.
Mesaj „EOD in progress"
Pentru a elimina flagul CloseOut din setările Admin:
- Accesează Admin Medallion → Configuration.
- Accesează Configuration → Release Closeout flag.
- Confirmă acțiunea, selectând Yes.
