Întrebări frecvente Master Cloud
Pentru detalii despre licențiere și prețuri, contactează departamentul de vânzări Expressoft.
🏠Despre Master Cloud
Master Cloud este noua aplicație Expressoft de gestiune a stocurilor care funcționează direct într-un browser de internet.
Permite administrarea aprovizionării, desfacerilor, inventarului și documentelor comerciale fără instalare locală.
- Master Cloud – acces online, de pe orice dispozitiv, fără infrastructură locală
- Master Desktop – instalare și licențiere locală
Master Cloud oferă flexibilitate, acces remote și scalabilitate mai bună.
Master Cloud este conceput pentru afaceri care au nevoie de control rapid și clar asupra stocurilor și documentelor comerciale. Soluția este potrivită pentru:
- 🍽️ Restaurante și cafenele - Gestionarea aprovizionării, producției și consumurilor, cu vizibilitate clară asupra stocurilor și costurilor.
- 🏨 Hoteluri și unități HoReCa complexe - Administrarea stocurilor pentru restaurante, baruri, bucătării și servicii auxiliare, într-un sistem centralizat.
- 🛍️ Retail și magazine specializate - Controlul intrărilor de marfă, inventarelor și transferurilor de stoc între locații.
- 🏢 Companii cu mai multe locații - Acces unificat la date și operațiuni din toate punctele de lucru, fără dependență de infrastructură locală.
Pentru activare, configurare și detalii despre licențiere, contactează departamentul de vânzări Expressoft.
🔑Acces și utilizare
Nu. Master Cloud funcționează direct în browser (Chrome), accesând contul tău Expressoft și selectând aplicația Master Cloud, fără instalare de aplicații sau configurări speciale pe calculator.
Master Cloud poate fi accesat de pe orice calculator sau dispozitiv cu browser și conexiune la internet (laptop, desktop, tabletă, telefon), cu autentificare securizată. Pentru operațiuni de inventariere există și o aplicație mobilă dedicată.
Da. Poți accesa Master Cloud de oriunde, iar datele sunt sincronizate în timp real.
- Primești acces la ecosistemul Expressoft
- Te autentifici în contul Expressoft
- Configurezi locațiile și gestiunile (în MyBusiness)
- Adaugi articole și parteneri
- Începi operarea documentelor.
Da. Master Desktop rămâne disponibil pentru utilizatorii existenți.
Master Cloud reprezintă însă evoluția platformei, cu beneficii importante în flexibilitate, acces și actualizări.
⚡Funcționalități principale
Master Cloud permite gestionarea completă a stocurilor:
- intrări de marfă (NIR)
- transferuri de stoc
- consumuri
- producție
- transformări
- inventar
- documente de reglare.
Toate aceste operațiuni pot fi create, editate și stornate direct din browser.
Da. Aplicația permite administrarea mai multor locații, cu vizibilitate centralizată și control individual.
Da. Stocurile sunt actualizate automat pe baza documentelor operate.
Da. Transferurile sunt complet trasabile și actualizează automat stocurile.
- Creezi o sesiune de inventar
- Introduci cantitățile constatate
- Sistemul calculează diferențele
- Generezi documentele de ajustare.
🔗Integrare
Da. Master Cloud este complet integrat cu aplicațiile din ecosistemul Expressoft (MyBusiness, POS, mPOS, CRM & Loyalty, Self Order, Integrations, eFactura), permițând sincronizarea automată a datelor.
🚚Migrare și implementare
Nu. Documentele existente în Master Desktop NU sunt migrate în Master Cloud.
Acestea rămân disponibile doar în Master Desktop pentru consultare.
Da. Vei avea în continuare acces la Master Desktop pentru:
- Vizualizarea documentelor istorice
- Consultarea rapoartelor.
Nu. După migrare, toate operațiunile trebuie realizate exclusiv în Master Cloud.
Stocurile nu sunt transferate automat în Master Cloud.
Este necesar să le introduci manual, printr-un document de intrare sau un import de stocuri inițiale operat din Master Cloud > Setări > Import.
În Master Desktop, recomandăm:
- Realizarea unui inventar faptic complet
- Verificarea și corectarea diferențelor de stoc.
După migrare:
- Creezi un document de intrare sau un import de stocuri inițiale operat din Master Cloud > Setări > Import
- Introduci stocurile rezultate în urma inventarului
- Acestea vor deveni baza pentru operarea în Master Cloud.
Fișierul de import permite doar valori pozitive (stocuri, prețuri etc.)!
Toate operațiunile noi vor fi realizate în Master Cloud.
Da, dar doar pentru:
- Consultarea istoricului
- Vizualizarea rapoartelor vechi.
🔒Securitate și date
Da. Master Cloud utilizează infrastructură cloud securizată, cu mecanisme moderne de protecție a datelor și acces bazat pe permisiuni.
Accesul este controlat pe bază de utilizatori și roluri cu permisiuni granulare, definite în aplicația MyBusiness.
🖥️Tehnic și performanță
Da. Master Cloud funcționează exclusiv online.
Aplicația nu poate fi utilizată fără conexiune la internet. După reconectare, lucrul poate fi reluat fără pierdere de date.
Recomandăm utilizarea celor mai recente versiuni de Google Chrome.
Actualizarea versiunii Master Cloud se face centralizat din Expressoft Platform, unde utilizatorul cu rol de proprietar poate actualiza toate aplicațiile din contul Expressoft la cea mai recentă versiune.
✨Beneficii
Master Cloud este construit pentru a simplifica activitatea zilnică atât pentru operatorii care lucrează cu stocurile, cât și pentru managerii care urmăresc performanța și controlul operațional.
- Acces de oriunde, în orice moment
- Fără instalări sau infrastructură locală
- Date actualizate în timp real
- Integrare cu ecosistemul Expressoft
- Scalabilitate pentru business-uri în creștere.
🎧Suport
- Migrare la cerere: Dacă faci deja parte din ecosistemul Expressoft, migrarea poate fi implementată la cererea ta, la momentul considerat oportun de către tine.
- Ghiduri de utilizare, filmări și instrucțiuni pas cu pas direct în aplicație: Am pregătit documentație detaliată pentru a facilita tranziția la noul Master Cloud.
- Răspunsuri direct în aplicație: Asistentul virtual Ema îți răspunde rapid la orice întrebare legată de operarea în ecosistemul Expressoft, direct în paginile aplicațiilor, folosind documentația oficială Expressoft.
- Asistență personalizată: Echipa noastră este pregătită să te sprijine în adaptarea la noua soluție.
- Prezentări dedicate: Recomandăm participarea la prezentările și sesiunile de training online dedicate Master Cloud.
- Suport tehnic: Echipa noastră de suport este disponibilă în intervalul orar contractat pentru a te asista în această tranziție.
➡️ Aprovizionare
Ambele generează NIR-uri (Note de Intrare Recepție) și actualizează stocurile, dar sursa documentului diferă.
Intrări eFactura procesează facturile primite electronic prin SPV ANAF — antetul și articolele sunt precompletate automat din factură, tu asociezi articolele furnizorului cu articolele interne și selectezi gestiunile.
Intrări se folosește pentru documente primite fizic (factură pe hârtie, aviz de expediție, bon fiscal, borderou de achiziție etc.) sau când nu folosești modulul eFactura. Toate datele se introduc manual.
NIR-urile finalizate din ambele module sunt vizibile împreună în pagina Intrări.
În Master Cloud, accesează Aprovizionare > Intrări și apasă Creează NIR. Alege tipul documentului sursă (Factură, Aviz de expediție, Bon fiscal, Borderou de achiziție etc.), completează antetul cu furnizorul, numărul documentului și datele aferente, adaugă articolele cu cantitățile și prețurile, apoi apasă Finalizează.
Poți salva documentul ca Ciornă oricând și reveni la el ulterior. Stocurile nu se modifică până la finalizare.
Accesează meniul Intrări eFactura. Facturile descărcate din SPV sunt listate automat. Apasă butonul din dreptul unei facturi cu starea Neimportat. Verifică antetul precompletat, asociază articolele furnizorului cu articolele interne, alege gestiunile, apoi apasă Finalizează NIR.
Nu poți finaliza NIR-ul cât timp există linii neasociate (marcate cu roșu). Asocierile se salvează permanent; la facturile viitoare de la același furnizor, sistemul le aplică automat.
Facturile se descarcă automat din SPV o dată pe zi. Dacă ai nevoie de facturi mai recente, apasă butonul Descarcă facturile din SPV din colțul drept jos al paginii Intrări eFactura.
În pagina facturii primite, apasă eticheta Articol neasociat din dreptul liniei respective. În fereastra de asociere poți fie să selectezi un articol existent din nomenclatorul intern, fie să adaugi unul nou direct din acel dialog apăsând Adaugă articol nou. Completează ulterior detaliile complete ale articolului în MyBusiness.
Adaugă articolul de returnat într-un NIR și introdu cantitatea cu semn negativ. Sistemul îți cere să selectezi lotul din care se face returul. Poți returna din mai multe loturi adăugând articolul pe linii separate, câte o linie per lot.
Nu poți finaliza un retur dacă există un inventar deschis pe gestiunea respectivă. Salvează NIR-ul ca Ciornă, închide inventarul, apoi finalizează NIR-ul.
Dacă o factură conține articole pe care nu vrei sau nu poți să le recepționezi (ex. servicii, produse care nu aparțin gestiunii tale sau articole facturate greșit), ai două opțiuni:
Opțiunea 1 - Elimină linia din NIR
- În Master Cloud > Intrări eFactura, deschide factura respectivă și bifează linia sau liniile pe care nu vrei să le recepționezi.
- Apasă butonul Elimină articolele selectate.
- Sistemul setează cantitatea recepționată la zero și recalculează totalul.
- Apasă Finalizează NIR și confirmă discrepanța în fereastra de avertizare apăsând Da, finalizează.
Dacă ai eliminat articole, recomandăm operarea diferenței de preț în programul de contabilitate (în afara ecosistemului Expressoft).
Opțiunea 2 - Asociază linia cu un articol generic care nu afectează stocul
Dacă nu vrei să generezi discrepanțe față de factură, asociază liniile respective cu un articol de tip serviciu sau un articol generic definit în prealabil în MyBusiness (un articol care nu scade stoc). Astfel, linia este procesată, NIR-ul poate fi finalizat, iar stocurile nu sunt afectate.
Nu poți finaliza NIR-ul cât timp există linii neasociate (marcate cu roșu). Fiecare linie trebuie să fie asociată sau eliminată înainte de finalizare.
Pentru a închide mai multe avize cu o factură, la crearea unui NIR manual de tip Factură, setează Tip intrare = Selecție avize. Sistemul afișează toate avizele finalizate nelegate de la furnizorul selectat. Bifează-le pe cele corespunzătoare facturii și finalizează NIR-ul.
În Master Cloud, mergi la Aprovizionare > Transfer de stoc și apasă Adaugă transfer de stocuri. Alege gestiunea sursă și gestiunea destinație, adaugă articolele cu cantitățile dorite și apasă Finalizează. Sistemul aplică automat metoda FIFO (primul lot intrat este primul ieșit).
Dacă vrei să controlezi din ce lot se face transferul, apasă Selecție manuală lot înainte de finalizare.
În Master Cloud, mergi la Aprovizionare > Transfer de stoc. Din pagina Transferuri de stoc, apasă Acțiuni din dreptul documentului Finalizat și alege Stornează. Sistemul generează automat un document cu mișcări inverse, readucând stocurile la situația anterioară.
Stornarea este posibilă doar dacă stocul transferat mai există în gestiunea destinație. Dacă a fost deja consumat, creează un nou transfer în sens invers.
În Master Cloud, mergi la Aprovizionare > Transfer de stoc. Bifează documentul de transfer finalizat din pagina Transferuri de stoc și apasă Generează aviz de expediție. Sistemul generează un PDF care poate fi tipărit și trimis cu marfa. Poți genera avize și pentru mai multe transferuri simultan.
NIR-urile finalizate, atât cele introduse manual, cât și cele generate din eFactura, se pot exporta în PDF sau trimite pe email din Aprovizionare > Intrări.
Pentru un singur NIR:
- Mergi la Aprovizionare > Intrări, găsește documentul dorit și apasă butonul Finalizat din dreptul lui pentru a-l deschide în vizualizare.
- Apasă Exportă în PDF.
- Opțional, alege o listă de prețuri dacă vrei ca documentul să includă și prețul de vânzare al articolelor.
- Apasă Exportă în PDF pentru a descărca documentul.
Poți trimite NIR-ul și pe email: apasă Trimite prin email, introdu adresele dorite și confirmă. Destinatarii primesc un link de descărcare a documentului în format PDF.
Pentru mai multe NIR-uri simultan:
În Aprovizionare > Intrări, bifează documentele dorite din lista de NIR-uri, apoi apasă Exportă în PDF sau Trimite prin email din bara de acțiuni de deasupra tabelului.
Pentru export în masă:
În Aprovizionare > Intrări, apasă butonul Exportă în masă din colțul drept jos al paginii, completează criteriile de filtrare (interval de date, gestiune, furnizor, tip document etc.), introdu adresele de email și apasă Trimite prin email. Sistemul generează o arhivă cu toate documentele filtrate și trimite un link de descărcare pe adresele specificate.
🛒 Comenzi
În Master Cloud, mergi la Comenzi > Comenzi furnizori și apasă Creează comandă. Completează furnizorul, data comenzii, valuta, metoda și adresa de livrare, adaugă articolele cu cantitățile și prețurile negociate, apoi salvează. Comanda este salvată în starea Ciornă.
Comanda este trimisă către furnizor, la adresa de email din sistem, doar dacă schimbi starea comenzii în Transmisă!
Trece comanda în starea Transmisă. Sistemul trimite automat un email cu documentul de comandă către adresa furnizorului.
Furnizorul trebuie să aibă adresa de email completată pentru ca sistemul să trimită automat comanda! Fără ea, emailul automat nu se trimite.
Verifică în CRM & Loyalty > Clienți > Companii, deschide compania furnizor și verifică dacă adresa de facturare din secțiunea Adrese are adresă de email introdusă.
Nu. Trecerea comenzii în starea Recepționată sau Recepționată parțial nu modifică stocurile în Master Cloud. Pentru actualizarea stocurilor trebuie să introduci un NIR separat (manual sau prin Intrări eFactura) pentru articolele recepționate.
În Master Cloud, în pagina Comenzi furnizori, apasă Asociază articole. Adaugă asocieri între articolele tale interne și denumirile/codurile folosite de fiecare furnizor. La comenzile viitoare către acel furnizor, câmpurile Cod art. furnizor și Nume art. furnizor se completează automat, deci introducerea comenzii va fi mai rapidă.
Da. La crearea unei comenzi către furnizor, completezi valuta comenzii — nu ești limitat la RON.
Depinde de aplicația pe care o folosești.
Master Desktop
Găsești acest ecran în Aprovizionare > Plăți furnizori. Alege furnizorul (sau lasă câmpul gol pentru toți) și, opțional, un număr de document sau un interval de dată. Tabelul din stânga listează facturile fiscale primite de la furnizorul respectiv, cu Nr. doc., Data, Rest de plată și Data scadentă - vezi dintr-o privire ce facturi mai au sold neachitat și cât mai e de plătit din fiecare.
Din același ecran poți și înregistra o plată: selectează una sau mai multe facturi din listă, verifică Valoarea totală calculată automat în partea dreaptă și apasă Acceptă.
Master Cloud (noua generație)
Momentan nu există un ecran dedicat de solduri sau plăți furnizori în Master Cloud — funcționalitatea e în plan de dezvoltare pentru perioada următoare.
Ai nevoie de această informație chiar acum? Contactează echipa de suport Expressoft la [email protected] sau pe WhatsApp la +40 742 200 700, ca să vedem împreună ce soluție se potrivește situației tale.
📦 Desfacere
Folosește funcționalitatea Consumuri pentru înregistrarea ieșirilor de stoc destinate consumului intern, fără ieșire comercială - de exemplu, produse folosite în bucătărie sau pentru protocol.
Folosește funcționalitatea Producție când obții articole finite din materii prime pe baza rețetelor configurate în MyBusiness. Sistemul scade automat ingredientele și crește stocul articolelor finite produse.
În Master Cloud, mergi la Desfacere > Consumuri și apasă Creează consum. Alege tipul documentului și gestiunea din care se consumă, adaugă articolele cu cantitățile dorite, apoi apasă Finalizează. Stocul scade automat din gestiunea selectată.
Sistemul folosește metoda FIFO implicit. Dacă vrei să consumi dintr-un lot anume, apasă Selecție manuală lot înainte de finalizare.
În Master Cloud, mergi la Desfacere > Consumuri, apasă Acțiuni din dreptul documentului Finalizat și alege Stornează. Sistemul generează un document cu mișcări inverse și readuce stocul la situația anterioară.
Poți storna un document o singură dată și doar integral. Nu există stornare parțială.
În Master Cloud, mergi la Desfacere > Producție și apasă Adaugă producție. Alege gestiunea, adaugă rețetele pe care le produci cu cantitățile dorite și verifică ingredientele necesare calculate automat de sistem, apoi apasă Finalizează. Stocul ingredientelor scade, iar stocul articolelor finite crește.
Sunt afișate doar rețetele care au ingrediente configurate și sunt marcate pentru producție automată pe gestiunea selectată. Verifică configurația rețetei în MyBusiness dacă aceasta nu apare în listă.
Ambele. Sistemul generează automat documente de producție la preluarea rapoartelor Z din POS (pentru articolele vândute cu rețetă) și la operarea consumurilor cu articole cu rețetă. Poți adăuga manual documente de producție din meniul Desfacere > Producție din Master Cloud.
În Master Cloud, funcționalitatea Transformări convertește un articol dintr-o formă în alta în cadrul aceleiași gestiuni, de exemplu, dintr-o materie primă în mai multe porții sau unități mai mici. Se folosește pentru divizarea loturilor, reîmpachetare sau orice conversie manuală care nu este tratată ca rețetă.
Transformările funcționează doar în aceeași gestiune.
În Master Cloud, mergi la Desfacere > Transformări, apasă Acțiuni din dreptul documentului Finalizat și alege Stornează.
Stornarea este integrală. Nu există stornare parțială. Dacă ai nevoie de o corecție parțială, stornează documentul complet și creează unul nou cu valorile corecte.
Dacă ai mai multe produse pe care vrei să le transformi într-un alt produs din aceeași gestiune, folosești modulul Desfacere > Transformări din Master Cloud. Întrucât o transformare are o singură intrare, vei crea câte un document separat pentru fiecare produs sursă, alegând același produs destinație de fiecare dată.
- Mergi la Desfacere > Transformări și apasă Adaugă transformare.
- Selectează gestiunea și produsul sursă (ex. pâine expirată).
- Introdu cantitatea de transformat.
- Selectează produsul destinație (ex. sac furajer) și cantitatea rezultată.
- Apasă Finalizează.
- Repetă pașii 1–5 pentru fiecare produs sursă în parte (ex. covrigei expirați, chifle expirate), alegând de fiecare dată același produs destinație.
Stocul produselor sursă scade, iar stocul produsului destinație crește cu cantitățile introduse la fiecare transformare.
Transformările funcționează doar în cadrul aceleiași gestiuni. Nu poți transforma articole între gestiuni diferite. Utilizează Transfer de stoc pentru a le muta în aceeași gestiune, apoi operează transformările dorite.
Dacă există un inventar deschis pe gestiunea respectivă, transformările sunt plasate în starea Neprocesat și se finalizează automat după închiderea inventarului.
📋 Inventariere
În Master Cloud, starea Neprocesat înseamnă că documentul a fost creat și validat corect, dar există un inventar deschis pe gestiunea afectată. Sistemul a plasat documentul într-o coadă de așteptare și îl va procesa automat după închiderea inventarului. Nu poți trece manual un document din Neprocesat în Finalizat.
Da, poți crea și finaliza documente, dar acestea vor rămâne în starea Neprocesat până la închiderea inventarului.
Excepție: nu poți finaliza un NIR de retur sau un consum pe o gestiune cu inventar deschis. În aceste cazuri, salvează documentul ca Ciornă, închide inventarul, apoi finalizează documentul.
Prețul de cost zero pe un transfer apare de obicei din una dintre două cauze: stocul articolului era zero în momentul transferului sau prețul de intrare al articolului a fost setat la zero. Verifică în ordine:
1. Verifică stocul articolului
Mergi la Inventariere > Fișă magazie și caută articolul în gestiunea sursă. Dacă stocul era zero în momentul transferului, prețul de cost calculat va fi automat zero. Asigură-te că NIR-urile aferente articolului sunt introduse corect și la zi înainte de a opera transferuri.
2. Verifică prețul de intrare al articolului
Dacă stocul nu este zero, verifică dacă articolul a fost recepționat cu prețul de intrare zero într-un NIR din Aprovizionare > Intrări. Corectează NIR-ul cu prețul corect și reoperează transferul.
3. Blochează documentele cu stocuri negative
Pentru a preveni pe viitor transferurile cu preț zero cauzate de stoc insuficient, mergi la Setări > Setări Generale și dezactivează opțiunea de a permite operarea documentelor cu stocuri negative.
Dacă activezi această opțiune, asigură-te că ai NIR-urile introduse la zi — altfel documentele de transfer vor fi blocate până la introducerea recepțiilor corespunzătoare.
Dacă după acești pași problema persistă, contactează echipa de suport Expressoft.
Master Cloud oferă o aplicație mobilă dedicată pentru operațiuni de inventariere, pe lângă accesul din browser disponibil pe orice dispozitiv.
Master Cloud ține evidența pe loturi pentru fiecare mișcare de stoc (intrare, transfer, consum). Verifică Fișa magazie a articolului pentru a vedea trasabilitatea completă pe loturi.
⚙️ Setări
Înainte de a introduce documente în Master Cloud, verifică:
- Setări Generale — gestiunile, locațiile, parametrii generali (ex. dacă permiți documente cu stoc negativ)
- Setări Intrări — metoda de calcul a prețului de achiziție (preț mediu sau ultimul preț)
- Setări Consumuri — tipurile de documente de consum disponibile
- Setări Facturi — seriile și intervalele de numerotare ale facturilor emise
- Import stoc inițial — dacă ești la început și ai stocuri existente de introdus în sistem.
În Master Cloud, mergi la Setări > Import stoc inițial. Poți importa stocurile existente dintr-un fișier structurat pentru a inițializa gestiunile fără a introduce manual NIR-uri.
Depinde de configurare. Din Setări > Setări Generale poți activa sau dezactiva opțiunea care permite operarea documentelor cu stocuri negative.
Dacă activezi această opțiune, asigură-te că ai NIR-urile introduse la zi , altfel riști transferuri sau consumuri cu preț de cost calculat greșit (zero).
📊 Raportare
Deschide Expressoft Advanced Reporting și accesează meniul Documents. Alege raportul Closing Day (POS), selectează ziua și locația dorită — raportul afișează raportul Z din acea zi cu produsele vândute, prețurile și TVA-ul aferent.
Advanced Reporting este disponibil contra cost. Dacă nu ai acces la această funcționalitate, contactează echipa de vânzări Expressoft pentru activare.
Poți crea și exporta un raport personalizat în Master Cloud, care centralizează automat prețul de cost și prețul de vânzare pentru toate articolele, fără să fie nevoie să le exporți unul câte unul.
- Deschide meniul Rapoarte din Master Cloud și apasă Raport nou.
- La categoria raportului, selectează Analiza cost.
- În secțiunea Coloane raport, bifează cel puțin Articol, Preț de cost, Preț de vânzare cu TVA și Locație (poți adăuga și alte coloane, de exemplu, Categorie produs sau Gestiune).
- Salvează raportul, după ce i-ai dat o denumire. Raportul va apărea în lista de rapoarte din categoria Analiza cost și poate fi rulat oricând, fără să repeți configurarea.
- Deschide raportul nou pentru a-l rula.
- Apasă Generează previzualizare ca să generezi un raport .
Poți marca raportul cu ⭐ pentru acces rapid din lista de rapoarte.
Exportă raportul generat direct din pagină cu butonul Export (Excel, CSV sau PDF). Dacă ai mai multe locații, poți filtra rezultatul pe locație sau pe perioadă din secțiunea Filtre raport.