Rapoarte și ecrane

personalizează ecranele hms, grupează tranzacțiile pe factură, programează activități hoteliere (spa, excursii, lecții) și configurează corespondența automată cu partenerii din accounts receivable screen designer — modificarea ecranelor hms cu screen designer muți câmpuri, activezi sau dezactivezi butoane și le schimbi denumirea, pe majoritatea ecranelor din hms accesul la screen designer este condiționat de drepturi de utilizator — de regulă rezervate operatorilor cu rol de manager apasă butonul evidențiat pentru a accesa modulul screen designer selectează categoria de utilizatori pentru care se aplică modificările — în hms, ecranele se pot configura diferit pe categorii de angajați mutare câmpuri — dă click și trage câmpul cu mouse ul în poziția dorită vizibilitate și obligativitate câmpuri — dă click pe un câmp pentru a l seta optional (implicit), hidden sau required click ul deschide lista celor trei opțiuni, direct pe câmpul selectat editare denumiri câmpuri — selectează edit field names pentru a modifica etichetele câmpurilor câmpuri definite de utilizator — pentru câmpuri care nu există predefinit în hms, folosește user defined fields poți defini câmpuri de tip text, date, number sau checkbox dă click dreapta pe câmp pentru a l activa, a l seta optional/required, a i schimba denumirea ( edit field name ) sau a i seta o valoare implicită ( set default value ) poziționează câmpurile personalizate astfel încât utilizatorii să le găsească ușor pe ecran la final, apasă save layout , apoi exit designer mode transaction grouping — gruparea tranzacțiilor pe factură bifează opțiunea transaction grouping la listarea facturilor, pentru ca toate serviciile de pe factură să fie grupate sub denumirea configurată în transaction code groupings configurare grupare accesează administration → property → setup → transaction code groupings completează group — abrevierea grupului de servicii (ex mini9% ) și denumirea completă (ex mini bar9% ) group type — tax invoice status — active property — proprietatea ta salvează cu submit accesează checkbox ul associate transaction codes pentru a adăuga codurile de serviciu incluse în grupare (ex serviciile cu tva 9%) din coloana unassociated transaction codes , selectează codul dorit → add selected → apare în associated transaction codes după ce ai mutat toate serviciile, salvează cu submit poți configura mai multe grupări diferite (ex servicii restaurant, minibar, cazare) serviciile postate apar pe folio, inclusiv cele cu cotă de tva 9% utilizare la facturare la emiterea facturii, bifează transaction grouping serviciile apar grupate sub denumirea configurată (ex mini bar 9% ), în loc să fie listate individual activities hms — programarea activităților modulul activities îți permite să înregistrezi rezervări și să gestionezi activități hoteliere care necesită programare — spa, lecții de schi, echitație și altele poți rezerva o activitate direct de pe rezervarea clientului ( guest stay ) sau de pe profilul lui ( guest profile ) pentru a oferi aceste servicii, ai nevoie de un furnizor de activitate (activity provider), configurat în funcție de disponibilitatea lui, și un serviciu asociat (transaction code) care se taxează la momentul livrării setări preliminare din administration → configuration → global codes activity type → code value — configurează tipurile de activități activity provider type → code value — configurează tipurile de angajați furnizori de activități ecranul global codes afișează, pe rând, ambele liste de coduri — tipurile de activități și tipurile de furnizori — deja introduse configurarea furnizorilor de servicii din activity module → activity providers , declari code / name / employee type / activity types oferite la provider code poți introduce date anonimizate (ex „fizioterapeut”) în secțiunea provider contact detail completezi separat telefonul și e mailul de contact ale persoanei care oferă serviciul configurarea activităților din activity module → activity configuration configurezi serviciile care necesită programare secțiunea activity activity — denumirea activității, plus descriere dacă e cazul earliest activity date / latest activity date — intervalul în care se oferă serviciul (ex decembrie–martie, pentru lecții de schi) activity type — tipul de activitate configurat mai sus eligible for up sale — dacă e bifat, activitatea apare în ecranul de online check in activity provider — persoana care oferă serviciul, configurată mai sus aceste câmpuri de identificare a activității se completează în partea de sus a formularului activity configuration non room item — poți asocia activitatea cu un supliment (add on) de pe rezervare transaction code — codul de tranzacție al serviciului, înregistrat în folio și pe factură allow rate override — dacă e bifat, utilizatorii pot modifica prețul/tariful aceste trei câmpuri leagă activitatea de partea financiară — suplimentul de rezervare, codul de facturare și dreptul de a modifica tariful pricing type — de exemplu per activity (taxare per activitate; disponibile și /day, /hour, /minute) posting option — de exemplu completion (taxare la marcarea activității ca finalizată) opțiuni disponibile pentru posting option completion (postare la schimbarea statusului în complete), booking (postare automată la salvarea rezervării), check in (postare la check in), activity start date (taxare la închiderea de zi), manual (opțiune de post charge sau notificare la bifarea statusului complete) programare (scheduling) scheduling type — de exemplu start time (programare pe ora de start; disponibile și daily , pentru excursii de o zi, sau appointment , pentru rezervare fără orar prestabilit — ex închiriere biciclete) day of week — bifează zilele în care se desfășoară activitatea earliest start time / latest start time — intervalul orar minim/maxim de start interval — intervalul de timp pentru rezervare exemplu la interval = 30, rezervări posibile din 30 în 30 de minute; la 15, din 15 în 15 setarea 1 permite rezervare în orice moment; altfel, permite rezervare la ora 17 01, de exemplu înainte de salvare, verifică că status = active , altfel activitatea nu poate fi folosită ecranul de programare grupează scheduling type și day of week în partea de sus, urmate de intervalul orar și de câmpul interval tipuri de oaspeți (guest type options) min age – max age — vârsta minimă/maximă permisă pentru activitate max concurrent — câte activități concurente se pot desfășura simultan max per start time — numărul maxim de activități care pot începe la aceeași oră (1 pentru proceduri individuale, mai multe pentru sesiuni de hidroterapie) min per booking / max per booking — numărul minim/maxim de persoane acceptate per rezervare unele activități pot avea un număr maxim mai mare de persoane — de exemplu, sesiunile de hidroterapie cu mai multe persoane pot avea max setat la 20 toate aceste praguri de vârstă și de participare se completează în secțiunea guest type options a activității tarifare activități poți seta prețuri pe perioade ( start date / end date ) pricing type — taxare per activitate înainte de salvare, verifică din nou că statusul este active ecranul de tarifare grupează perioada start date – end date și pricing type ales pentru activitate poți diferenția prețurile pe zile ale săptămânii (sau poți opta pentru prețuri zilnice) — bifezi direct zilele pentru care se aplică un preț diferit trace uri/mențiuni opționale la activitate poți configura o mențiune (trace) trimisă automat prin e mail, la o adresă predefinită, la rezervarea unei activități topic — subiectul e mailului trace details — detaliile e mailului completion required — necesită bifarea statusului „complete”/„resolved” trace delivery options — de exemplu offset from (livrare programată) sau date (livrare la o dată fixă) completezi topic și trace details direct în formularul de configurare a trace ului opțiuni pentru offset from days before start date , days after created date , days after end date , days after start date , days before end date — completat de câmpul days , numărul de zile față de opțiunea aleasă exemplu notificare trimisă cu o zi înainte de data de start a activității user — utilizatorul hms email address — adresa predefinită pentru utilizator în hms additional email address — o adresă suplimentară (ex șeful de departament) alegi tipul de livrare (offset from sau date) și completezi utilizatorul și adresele de e mail în același ecran trace delivery options operarea rezervărilor de activități rezervarea unei activități din rezervarea camerei apasă butonul activities din hms alege una dintre opțiuni book activity , activity list , calendar view sau lookup activity la book activity , completează activity code — activitatea dorită, din lista de activități booking information — datele clientului, preluate din rezervare amount — valoarea se actualizează automat, în funcție de numărul de persoane adăugat la guest types special request — cerințe speciale, dacă există (ex cască de înot) participant count — numărul de participanți deja înregistrați (ex 20 de adulți la o sesiune de hidroterapie) account — contul pe care se taxează activitatea check account is participant — bifat, aduce automat numele clientului pe rezervarea activității; altfel, poți introduce manual un alt nume start date / start time — data și ora programării status — blocked, la momentul rezervării activity provider — angajatul alocat activității scheduling — afișează intervalul orar și zilele disponibile pentru activitate la guest types , completează numărul de persoane — tariful se actualizează automat salvează rezervarea și închide ecranul activities fiecare rezervare (hotel stay) cu cel puțin o activitate atașată e marcată vizual distinct, pentru identificare rapidă show image poți face rezervarea și direct din modulul activity → book activity , fără să deschizi întâi rezervarea clientului rapoarte specifice modulului activities activity report — cu filtre pe activity provider sau activity guest activity report — cu filtre pe confirmation number sau guest profiles id ambele rapoarte se accesează din modulul activity, cu filtrele descrise mai sus deja disponibile în ecran