Casă și valută
Configurarea caselor de numerar (Cash Bank), a comisionului de agenție și actualizarea cursului valutar în HMS.
Cash Bank — case de numerar
Casele de numerar se declară din Administration → Property → Setup → Cash Bank. HMS suportă două tipuri:
- Shared Cash Bank — încasări comune pentru mai mulți operatori.
- Individual Bank — casă separată pentru fiecare operator.
- Adaugă o casă nouă: completează Code, Name, Bank Type (ex. Individual Bank), Status (Active) și Default Cash Amount.
- Gestionarea zilnică se face din Front Office → Cashier Banking.
- Selectează casa și apasă Open Bank.
- Verifică tranzacțiile în Cash Journal.
- Urmărește totalul în Cash Balance.
- Confirmă suma numerarului la Shift Cash Balance.
- Tipărește raportul.
- Apasă Close Bank pentru a închide casa.
Formele de plată prin tichete/card nu se gestionează aici — acelea se configurează la External payment.
Comision Agenție
Comisionul de agenție se configurează pe tarif, se poate ajusta pe rezervare individuală și se procesează după check-out, la închiderea de zi.
Adaugă tipul de comision pentru servicii
- Accesează Administration → Property → Setup → Transaction Codes.
- Alege serviciul căruia îi adaugi comision și, în câmpul Commission Type, selectează Commission.
- Adaugă tipul și procentul de comision pentru tariful agenției respective (sau pentru tariful dorit). Tariful trebuie să aibă bifat Commissionable — altfel HMS nu calculează niciun comision pe el.
Alege modul de calcul: Flat sau Per Night
Comisionul pe tarif se calculează în unul din cele două moduri:
- Commission Pricing: Flat — introdu procentul negociat în câmpul Commission Percentage.
- Commission Pricing: Per Night — introdu suma fixă pe noapte în câmpul Commission Flat Amount.
Setează comisionul pe agenție și ajustează-l pe rezervare
- Selectează agenția pentru care configurezi comisionul și completează, în Record View, câmpurile Commission Pricing: Flat și Commission Percent. Apasă Submit pentru a salva.
- Comisionul stabilit pe tarif se aplică automat, dar poți să-l modifici direct pe o rezervare individuală, dacă ai negociat altă valoare cu agenția pentru acel caz.
Verifică și procesează comisioanele după check-out
- După check-out și după închiderea de zi (EOD), accesează modulul Commission din Administration.
- Ecranul îți arată procentul de comision calculat pentru toate rezervările făcute prin agențiile configurate. Comisioanele apar inițial cu statusul Pending.
- Completează câmpul Batch ID cu informațiile legate de plată, pentru fiecare comision pe care îl finalizezi.
- După ce completezi Batch ID, statusul comisionului se schimbă automat în Processed.
Nu poți trece un comision din Pending în Processed fără Batch ID — câmpul e obligatoriu pentru finalizare.
Consultă Commission Report
Găsești toate comisioanele — calculate, Pending sau Processed — și în raportul Commission Report, din Administration.
Raportul detaliază fiecare comision pe rezervare, agenție și status, util pentru reconciliere la finalul lunii.
Schimb valutar în HMS
- Accesează HMS Administration → Currency → Maintain Exchange Rate.
- În ecranul următor, introdu valoarea cursului.
- Copiază valoarea cursului din sursa ta (ex. BNR) și lipește-o în HMS.
- Salvează.
Exemplu: cursul Euro din 24.10.2019 era 4.7528. Introduci această valoare în câmpul cursului, 1 RON = 0.2104022891769062 EURO.