Conturi (House Account și A/R)

gestionarea conturilor de tip house account, a conturilor de parteneri în accounts receivable (a/r), a avansurilor (advance deposit) și dezactivarea formelor de plată accounts house account conturile house account se creează în modulul accounts și servesc pentru facturi care nu sunt asociate unei rezervări (ex evenimente, săli de conferință) completează account type — house account, booking agency account, organization account, guest account sau group account account name — denumirea contului start date și end date — perioada în care contul este activ a/r account — obligatoriu pentru plățile prin virament din conturile de tip house account salvează cu iconița de dischetă pentru conturile de tip booking sau organization, selectezi compania/agenția dintr o listă la account name la facturare, datele se completează automat, iar agenția de booking apare implicit în secțiunea folio operare conturi parteneri (accounts receivable) conturile de parteneri care beneficiază de plată diferată (facturare pe cont, cu plată ulterioară) se gestionează din modulul accounts receivable creează contul din property a/r accounts completează datele de identificare ale partenerului — se pot importa automat de pe site ul anaf, dacă verificarea cui e activă setează, dacă e prevăzut contractual, credit limit — sistemul avertizează operatorul când limita e depășită la facturare statusul trebuie să fie active pentru utilizare; treci l pe inactive la încetarea contractului pentru a folosi plata prin virament pe o rezervare, completează obligatoriu câmpul a/r account de pe rezervare — alegi un cont existent din listă sau creezi unul nou, dacă operatorul are drepturi transferă tranzacțiile către folio ul accounts receivable individual selectezi tranzacția, alegi la folio accounts receivable și salvezi cu submit în bloc selectezi mai multe tranzacții deodată din folio wizard la final, tranzacțiile transferate apar astfel pe folio ul a/r pentru a încheia tranzacțiile transferate, folosește direct bill transfer , disponibil din butonul actions — nu virament selectează tranzacțiile de inclus pe următoarea factură salvează cu submit și emite factura fiscală operare încasări în modulul a/r fiecare factură închisă în front office cu plata prin virament e raportată în contul a/r al beneficiarului încasare cu potrivire directă pe factură accesează tab ul payments și alege actions → post payment selectează transaction code (forma de plată) introdu suma și data din extrasul bancar bifează factura corespunzătoare la match to invoice charges confirmă cu submit facturile achitate apar în secțiunea payed invoices ; cele neachitate rămân la open invoices încasare fără potrivire directă (sumă globală) când un beneficiar achită o sumă globală, care nu stinge neapărat o singură factură înregistrează plata fără să bifezi match to invoice charges — se creează o unallocated payment mai târziu, selectează linia de plată și alege actions → match to invoices selectează facturile de stins din suma respectivă confirmă cu submit advance deposit — avansuri și depozite pentru proprietățile care încasează avansuri și trebuie să urmărească aceste încasări, configurează politicile de rezervare din rates & sales → booking policies → define booking policies garantare, depozit, anulare și returnare avans configurare politici definește pe rând fiecare politică deposit policy — setează moneda (identică cu moneda tarifului; dacă folosești tarife în valute diferite, creează o politică separată pentru fiecare) poți defini suma ca valoare fixă, număr de nopți sau procent exemplu la 5 zile de la data rezervării se așteaptă plata integrală guarantee policy — obligatoriu specifici un deposit cancelation fee policy — condițiile de penalizare la anulare cancelation refund policy — condițiile de rambursare la anulare apply booking policies — pune în aplicare politicile definite mai sus aplici politicile la nivel de proprietate, tarif, pachet sau tip cameră cel mai frecvent le aplici la nivel de proprietate selectezi perioada, opțional un date pattern pentru anumite zile din săptămână, și politicile definite mai sus confirmă cu save la final, o rezervare cu aceste politici aplicate arată astfel — observă câmpurile deposit due date și deposit amount pentru perioadele aglomerate (sărbători legale, vacanțe), în care ai nevoie de politici diferite față de restul anului, definește le separat la define booking policies și aplică le prin package plan așa configurezi în hms returnarea avansului, dacă politica o permite la anularea unei rezervări cu aceste politici, sistemul afișează un mesaj de penalizare — în exemplul de mai jos, 50% din tariful total odată salvată rezervarea, suma așteptată ca avans apare la rubrica guarantee deposit due date (data scadenței) și deposit amount (suma de plată) procesarea avansului trimite factura proformă și așteaptă plata la încasare, accesează ecranul de operare a avansului (advance deposit) completează activity cu deposit (avans încasat), transaction cu codul formei de plată (de exemplu 9015 pentru virament bancar) și suma efectiv încasată emite factura de avans din tab ul tax invoicing — datele cumpărătorului se preiau automat din rezervare, rămâne doar să bifezi print sau e mail , în funcție de modul de livrare stările unui avans consumat — la check in, avansul se operează automat, iar soldul folio ului devine negativ sistemul generează automat o operațiune de storno avans pe folio returnat — dacă politicile permit, operezi returnarea tot din ecranul advance deposit setezi activity pe refund și alegi la associated deposit avansul de returnat suma se completează automat, cu totalul de returnat, și nu poate fi modificată reținut/confiscat — pentru rezervările anulate, conform politicii, setezi activity pe forfeit , în aceeași fereastră rapoarte disponibile advance deposit due report — pentru un interval de date, afișează rezervările cu sume datorate și termenul limită de plată advance deposit report — arată termenul limită de plată și soldul (balance) pentru fiecare rezervare sold pozitiv = avans reținut, sold negativ = avans încasat, sold zero = avans în așteptare, neîncasat advance deposit activity report — istoricul activităților încasat, returnat, reținut dezactivare formă de plată / serviciu (cod tranzacție) accesează administration → property → setup → transaction codes găsește codurile de tranzacție care încep cu 90 (formele de plată) selectează tranzacția și schimbă status pe inactive tranzacțiile dezactivate nu mai apar în folio la postare