Companii
Clienții persoane juridice, partenerii de afaceri și colaboratorii (furnizori, clienți persoane juridice) trebuie înregistrați în sistem atât din motive contabile, integrări cu alte sisteme (de exemplu cu ANAF), campanii de fidelizare, cât și pentru a gestiona informațiile relevante ale acestora, cum ar fi locații, persoane de contact sau conturi deschise.
Meniul Companii ține evidența completă a clienților persoane juridice, a datelor fiscale a acestora, a locațiilor, termenelor de plată, persoanelor de contact precum și a altor informații relevante legate de aceștia. Urmează acești pași pentru a accesa pagina Companii:
Accesează CRM & Loyalty cu un utilizator care are drepturi de a accesa aplicația.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Clienți și selectează opțiunea de meniu Companii.
În pagina Companii poți vedea toți clienții companii și îi poți filtra pentru a regăsi compania dorită, poți adăuga o companie nouă, poți modifica una existentă prin apăsarea pe numele acesteia, poți dezactiva companiile cu care nu mai colaborezi, sau poți actualiza informațiile din baza de date a ANAF.
În pagina Companii găsești toți clienții persoane juridice înregistrați în sistem. Pentru fiecare companie se afișează detalii precum:
- Nume: Denumirea companiei.
- Cod fiscal: Codul unic fiscal al companiei, așa cum a fost înregistrat la ANAF.
- Contact primar: Numele persoanei considerate contact primar al companiei.
- Perioadă de plată (zile): Perioadă de plată a unei facturi emise de acest partener, exprimată în zile.
Poți filtra spre afișare toate companiile, sau doar pe cele active sau dezactivate.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga o companie:
În pagina Companii, apasă butonul Adaugă companii.
În pagina Adaugă o companie nouă, completează pe rând informațiile din fiecare secțiune pentru a adăuga o companie.
Date companie
În secțiunea Datele companiei, completează următoarele informații de identificare ale companiei:
- Tipuri de companii: Selectează tipurile de companie: Client sau/și Furnizor. O companie poate fi în același timp atât furnizor cât și client.
- Cod de înregistrare fiscală (CIF): Introdu codul fiscal al companiei. Dacă ai introdus acest cod, poți actualiza automat datele companiei direct de la ANAF prin apăsarea butonului Actualizare din ANAF din partea de sus a paginii. Anumite detalii ale companiei vor fi aduse direct din ANAF și afișate în câmpurile corespunzătoare, ușurându-ți procesul de înregistrare.
- Nume: Introdu denumirea corectă și completă a companiei.
- Număr Registrul Comerțului: Introdu numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, cel care începe cu J.
Adrese
În secțiunea Adrese, gestionează adresele companiei respective. De exemplu, compania poate avea mai multe locații, nu doar cea primară care este completată automat atunci când actualizezi datele din baza de date a ANAF pe baza codului fiscal.
Fiecare adresă are afișate următoarele informații: denumire, dacă este adresa de facturare, județ, oraș, cod poștal, stradă.
Pentru a adăuga o adresă nouă, apasă butonul Adaugă adresă nouă.
În fereastra Adaugă adresă nouă, completează informațiile despre acea adresă, mai ales cele obligatorii marcate cu *: nume, țară, județ, oraș, stradă, număr, cod poștal, număr clădire și număr apartament.
Începe prin a scrie numele străzii. Pe măsură ce scrii, vor fi afișate mai multe străzi care corespund textului tău. Alege-o pe cea corespunzătoare adresei, iar județul și localitatea/sectorul se vor completa automat.
Decide dacă aceasta este adresa de facturare.
Apasă butonul Adaugă pentru a salva noua adresă asociată companiei.
Înapoi în pagina de creare a companiei, sistemul afișează adresele. Pentru a modifica informațiile unei adrese, selectează în listă în dreptul adresei, modifică datele dorite, apoi salvează schimbările.
Setări companie
În secțiunea Setările companiei, completează următoarele informații:
- Categorie: Selectează categoria de companii în care vrei să clasifici acea companie. Dacă nicio categorie existentă nu se potrivește acestei companii, de exemplu dacă nu ai categoria Corporate, introdu o categorie nouă.
- Cod: Introdu codul furnizorului, mai ales dacă ai o interfață cu sistemul de contabilitate SAGA.
- Perioada de plată (zile): Introdu perioadă de plată a unei facturi emise de acest partener, exprimată în zile.
Persoane de contact
În secțiunea Persoane de contact, gestionează persoanele de contact ale companiei.
Fiecare persoană de contact are afișate următoarele informații: nume, dacă este contactul primar și un cod de client asociat în sistem.
Pentru a adăuga o persoanele de contact nouă, apasă butonul Adaugă contact nou.
În fereastra Adaugă un contact sau creează un contact nou poți adăuga ca persoană de contact un client persoană fizică deja înregistrat în sistem.
Caută și selectează din listă persoana dorită și apasă butonul Adaugă.
Dacă dorești, poți adăuga un contact nou chiar de aici, prin apăsarea butonului Creează un contact nou.
Înapoi în pagina de creare a companiei, sistemul afișează contactele selectate. Poți schimba persoana de contact primară a acelei companii.
Editează contactul dorit din listă, bifează caseta Contact primar din dreptul ei, apoi salvează modificarea.
Portofel virtual
În secțiunea Portofel virtual, consultă informațiile despre posibilitățile de plată în cont ale companiei client. Gestionează restricții cu privire utilizarea opțiunii Plata în cont la nivel de companie client și ține evidenta documentelor de credit încărcate (plăți) sau emise (note de plată), a soldului actual și operează corecții manuale asupra valorilor contului deschis.
Fiecare companie are afișate următoarele informații: dacă poate folosi contul deschis, limita totală admisă a datoriei, perioada, număr de tranzacții și limita datoriei pe perioada selectată. Sunt afișate și informații despre fiecare document de credit primit prin POS sau completat manual aici pentru compania selectată.
Pentru a configura restricțiile de cont curent, completează următoarele informații:
- Utilizează portofel virtual: Activează opțiunea pentru a permite partenerului să folosească facilitatea de cont deschis.
- Tip de perioadă: Alege tipul perioadei de facturare pentru contul deschis al companiei, pentru care se calculează limita de datorie.
- Limita de datorie pe perioada selectată: Introdu suma maximă a datoriei pe contul deschis în perioada selectată. Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Limita totală de debit: Introdu limita maximă a datoriei pe contul deschis. Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Număr tranzacții: Introdu numărul maxim de tranzacții permise pe contul deschis în perioada selectată.
Pentru a face corecții manuale asupra valorilor contului deschis și a încărca documente de credit, apasă butonul Adaugă document de credit din tabelul Document de credit.
În fereastra Adaugă un document de credit nou, completează următoarele informații despre documentul de credit care ajustează soldul pe portofelul virtual al companiei client: dată și număr document, valoare cu TVA (exprimată în valuta implicită a sistemului), categoria de TVA, orice fel de comentarii legate de document.
Poți încărca următoarele tipuri de documente:
- Factură – document de tip factură, prin care încarci soldul clientului în portofel. De exemplu, când clientul a transferat o sumă prin virament bancar sau orice altă formă de plată, inclusiv cash. Dacă stornezi o factură, atunci introduci acest document cu semnul minus.
- Ajustare de balanță – document de tip ajustare balanță, prin care poți face eventuale corecții manuale asupra valorilor contului deschis, cu plus sau cu minus.
- Sold inițial – document de tip creditare, prin care încarci în sistem un sold inițial în portofel, din care vei scădea valoarea de fiecare dată când clientul plătește consumația folosind contul deschis.
Apasă butonul Salvează pentru a adăuga documentul la lista documentelor din contul deschis al partenerului. Balanța acestuia se va recalcula automat în funcție de informațiile introduse în document.
Poți șterge un document de creditare prin apăsarea butonului de ștergere din dreptul acestuia.
Cont bancar principal și secundar
În secțiunea Cont bancar principal, introdu detaliile contului bancar principal al companiei: numele băncii, numărul contului deschis de companie la acea bancă și site-ul web al băncii.
În secțiunea Cont bancar secundar, introdu detaliile contului bancar secundar al companiei, dacă există: numele băncii, numărul contului deschis de companie la acea bancă și site-ul web al băncii.
Apasă butonul Salvează din partea de jos a paginii pentru a salva compania client.
Înainte de salvare, verifică corectitudinea informațiilor! Asigură-te că informațiile sunt corecte și complete.
Ori de câte ori ai nevoie să actualizezi datele unei companii (de exemplu, atunci când vrei să transmiți facturile către ANAF și vrei să te asiguri că ai completat datele corecte despre companie), recomandăm actualizarea informațiilor din baza de date a ANAF.
Pentru a actualiza datele unei companii din baza de date a ANAF:
Deschide pentru modificare compania dorită din lista de companii, apăsând pe denumirea acesteia.
În pagina de editare, în secțiunea Datele companiei, verifică dacă ai completat corect codul fiscal al companiei în câmpul Cod înregistrare fiscală (CIF).
Codul fiscal este elementul principal de identificare al unei entități juridice. Este important să introduci codul corect, pentru a putea actualiza datele partenerului prin integrarea cu sistemul ANAF!
Apasă butonul Actualizare din ANAF pentru ca sistemul completeze automat informațiile existente despre acea companie prin integrarea cu ANAF.
Sistemul completează automat informațiile disponibile în baza de date ANAF (denumire companie, cod de înregistrare, atribut fiscal, locație principală).
Apasă butonul Salvează pentru a salva informațiile actualizate despre companie în baza de date a sistemului.
Dacă dorești dezactivarea unei companii, selecteaz-o și apasă butonul Dezactivează.
Companiile dezactivate pot fi ulterior reactivate. Filtrează înregistrările inactive, selectează companiile dezactivate în listă, apoi apasă butonul Activează.
