Configurări
Înainte de a putea lucra în MyBusiness, sunt necesare o serie de configurări care vor servi la administrarea afacerii tale. Aceste configurări sunt înregistrări de tip dicționar și pot fi definite imediat după instalarea soluției de către echipa de implementare, sau ulterior ori de câte ori este nevoie de către un utilizator cu drepturi de accesare a meniurilor de configurare.
Paginile acestui capitol prezintă ordinea logică în care trebuie efectuate configurările inițiale, precum și pașii necesari pentru definirea fiecărei configurări în parte.
Începe prin a verifica informațiile din secțiunea Configurări inițiale!
MyBusiness are nevoie de o serie de configurări (definirea unor înregistrări de tip dicționar) înainte de a intra în producție. De exemplu, are nevoie de definirea companiei, a locațiilor, a saloanelor, a informațiilor despre produse, rețete, prețuri, înregistrarea utilizatorilor și alocarea drepturilor, alocarea licențelor și alegerea profilelor pentru fiecare dispozitiv în parte, etc.
O parte din aceste configurări inițiale sunt definite automat în momentul în care proprietarul creează contul în ecosistemul Expressoft. Alte setări pot fi operate de un utilizator cu rol de Administrator în MyBusiness sau de către echipa de implementare, pe baza informațiilor pe care i le pui la dispoziție.
Verifică cu atenție configurările predefinite (locația, salonul, gestiunea, centrul de venit, unitățile de măsură, metodele de plată, etc.) și modifică-le dacă este cazul, pentru a se potrivi specificului afacerii tale și realității din teren!
Această secțiune este un ghid pas cu pas despre ordinea în care trebuie verificate, modificate sau adăugate aceste configurări inițiale.
Urmează acești pași pentru a efectua configurările inițiale ale MyBusiness:
- Companie – Compania este configurată în momentul în care proprietarul creează contul în ecosistemul Expressoft. Poți adăuga ulterior alte companii, în anumite condiții, la nivelul aplicației Expressoft Platform.
- Locații - O primă locație este creată cu informații minime în momentul în care proprietarul creează contul în ecosistemul Expressoft. Configurează locația implicită și alte locații înregistrate anterior la nivelul aplicației Expressoft Platform.
- Bacșișuri - Dacă dorești să folosești bacșișuri în locațiile tale, configurează-le valorile dorite.
- Gestiuni – Sistemul creează automat o gestiune implicită cu configurări minime, bazată pe cantitate, dar poți adăuga și gestiuni suplimentare pentru a administra eficient stocurile și resursele.
- Centre de venit – Un centrul de venit implicit este creat automat în sistem. Poți adăuga ulterior alte centre de venit.
- Stații de lucru – O stație de lucru este creată automat în sistem, dar acesta trebuie configurată pentru a o conecta cu alte dispozitive (imprimante, cântare, POS bancar etc.). Poți adăuga ulterior alte stații de lucru.
- Licențe stații de lucru - Alocă licențe pe stațiile de lucru. Poți aloca sau elimina licențe oricând ai nevoie.
- Saloane – Salonul principal vine gata adăugat cu informații minime, dar acesta trebuie configurat ulterior. Poți adăuga ulterior alte saloane.
- Mesaje secție - Personalizează mesajele preconfigurate pe care operatorul le poate trimite din POS către bucătărie.
- Motive - Personalizează motivele preconfigurate folosite pentru acțiuni care necesită explicații la nivel de POS în diferite situații (retur, anulare, reducere).
- Ordine de servire - Verifică și modifică după caz ordinea de servire a felurilor de mâncare pe care le oferi clienților.
- Setări de producție - Prima gestiune vine configurată cu automatizarea producției de rețete. Decide care gestiuni vor avea producție automatizată pentru ca sistemul să scadă ingredientele din stocul gestiunii alocate fără intervenția utilizatorului.
- Valute - Sistemul vine cu valutele EUR și RON preconfigurate. Poți adăuga alte valute, dacă e cazul. Adaugă curs valutar, dacă este cazul. La nivel de companie, în Expressoft Platform, alege valuta sugerată implicit la crearea sau editarea înregistrărilor din compania ta. Utilizatorii o vor putea modifica în fiecare caz în parte, după nevoie.
- Tichete de masă - Introdu tichete de masă de la diferiți furnizori, dacă lucrezi cu bonuri valorice.
- Module fiscale - Verifică setările modulelor fiscale utilizate pentru comunicarea între aplicațiile Expressoft și casele de marcat fiscale.
- Populează nomenclatorul străzi și configurează zone de livrare și call center, dacă e relevant pentru afacerea ta.
- Configurează interfața pentru integrarea cu sistemele PMS (Property Management System), dacă ai un asemenea sistem. Contactează departamentul de suport pentru informații.
- Configurează setările pentru integrare cu aplicații de livrare (Glovo, TAZZ, Bolt), dacă e necesar. Contactează departamentul de suport pentru informații.
- Roluri - Verifică permisiunile rolurilor implicite din sistem. Adaugă roluri noi dacă e necesar, folosindu-te de rolurile existente.
- Utilizatori - Adaugă utilizatori pentru aplicațiile Expressoft (MyBusiness, POS, etc.) și alocă-le roluri.
- Unități de măsură - Verifică unitățile de măsură predefinite și adaugă altele noi, dacă e cazul. Setează corespondența fiecărei unități noi în sistemul e-Factura al ANAF.
În continuare, poți începe să îți configurezi Articole și alte funcționalități, urmând instrucțiunile din acest manual.
Pentru a menține integritatea și actualitatea datelor în cadrul sistemului, sincronizează datele cu Expressoft Master după fiecare sesiune de lucru în MyBusiness în care ai operat modificări de orice fel!
Recomandăm insistent să rulezi sincronizarea cu Master înainte de a opera preluarea de vânzări din POS !
