Locații
Locațiile reprezintă punctele de lucru sau sediile companiilor tale. Acestea sunt create la nivelul aplicației Expressoft Platform . Prima locație este adăugată automat, cu informații minime, în momentul în care a fost creat contul Expressoft și prima companie a grupului. Ulterior, utilizatorii cu drept de operare în Expressoft Platform pot adăuga oricâte locații este nevoie.
Detaliile de funcționare ale locațiilor (setări de plată, facturi, siglă, valute acceptate, program de lucru, ture, utilizatori POS, localizare pe hartă, categorii de ecusoane și categorii de clienți) trebuie configurate în MyBusiness, înainte de a începe activitățile comerciale în acele locații.
Urmează acești pași pentru a accesa pagina Locații, locul unde poți configura locațiile existente:
Loghează-te în MyBusiness cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Configurare.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Configurare și selectează opțiunea de meniu Locații.
În pagina Locații poți vedea lista de locații definite în sistem, le poți filtra pentru a regăsi locațiile dorite, le poți configura detaliile de funcționare prin apăsarea pe denumirea locației dorite, sau le poți dezactiva pe cele pe care nu le mai folosești.
În pagina Locații găsești lista tuturor locațiilor companiei curente care au fost înregistrate în sistem. Fiecare locație este listată cu numele, compania și starea activă sau inactivă.
Poți filtra spre afișare toate locațiile, doar pe cele active sau dezactivate.
Caută o locație după denumire sau chiar printr-o căutare avansată folosind mai multe criterii în același timp, cum ar fi intervalul în care a fost adăugată sau modificată și persoana care a adăugat-o sau modificat-o.
Fiecare locație are nevoie de o serie de detalii de funcționare (setări de plată, facturi, siglă, valute acceptate, program de lucru, ture, utilizatori POS, localizare pe hartă, categorii de ecusoane și categorii de clienți) pentru a putea opera în condiții optime. Configurează detaliile de funcționare ale unei locații, completând informațiile din fiecare secțiune a paginii.
Detaliile setate de tine în fiecare secțiune în parte se vor aplica doar după ce vei apăsa butonul Salvează din colțul drept jos al paginii!
Urmează acești pași:
În pagina Locații, găsește locația pentru care dorești să configurezi detaliile și apasă pe numele acesteia.
Setări de plată
În pagina Configurarea locației deschisă, în secțiunea Setări de plată, configurează metodele de plată disponibile pentru această locație, editând direct în tabel.
Apasă butonul de editare din dreptul unei metode de plată pentru a o configura.
Dacă dorești să folosești acea metodă de plată în locație, bifează caseta din dreptul ei.
Specifică dacă este permisă facturarea și dacă este necesară deschiderea sertarului de bani în mod automat când este utilizată această metodă.
Salvează în tabel după configurarea fiecărei metode, apăsând butonul din dreptul acesteia.
Configurare facturi
În secțiunea Configurarea facturilor poți gestiona setările de facturare care vor fi aplicate la nivelul grupurilor POS din locație.
Apasă butonul Configurează pentru a începe procesul de configurare a facturării pentru un grup POS.
La crearea contului Expressoft, sistemul a adăugat implicit un prim grup POS. Îl poți folosi pe acesta sau poți defini un grup POS la care să îi asociezi această locație înainte de a apăsa butonul Configurează.
Alege grupul POS asociat acestei locații pentru care dorești să configurezi detaliile de facturare. Sunt afișate doar grupurile POS asociate acestei locații.
Introdu detaliile despre facturile generate pe dispozitivele asociate acestui grup POS. Completează în tabel seria facturilor, numărul primei și ultimei facturi și data de de la care se vor emite facturi în această locație.
Salvează în tabel după configurarea fiecărui grup POS, apăsând butonul din dreptul acestuia.
Poți șterge setările unui grup POS gata configurat pentru facturare, dacă este cazul.
Adresă de facturare diferită
În secțiunea Adresă de facturare diferită, specifică dacă adresa de facturare pentru locație diferă de adresa principală a locației. În acest caz, bifează caseta Adresa de facturare diferă de adresa locației.
Dacă ai bifat caseta de mai sus, specifică adresa de facturare prin completarea câmpurilor nou afișate, mai ales a celor marcate ca fiind obligatorii *: țară, județ, oraș, nume și număr stradă, clădire, apartament, cod poștal, adresă de mail și telefon.
Începe prin a scrie numele străzii. Pe măsură ce scrii, vor fi afișate mai multe străzi care corespund textului tău. Alege-o pe cea corespunzătoare adresei, iar județul și localitatea/sectorul se vor completa automat.
Afișare facturi
În secțiunea Afișează facturi, introdu numărul de zile de după emiterea unei facturi în care aceasta va rămâne disponibilă în POS.
Siglă
În secțiunea Siglă, încarcă fișierul de tip .svg, .png, .jpg sau .gif, cu dimensiune mai mică de 3MB. Imaginea din fișier o vei folosi ca siglă pe documentele emise în această locație.
Poți încărca un singur fișier care va fi folosit ca siglă. Dacă încarci un alt fișier, ultimul fișier încărcat va fi singurul afișat și folosit ca siglă.
Poți șterge fișierul dacă nu dorești să folosești imaginea ca siglă pe documentele emise în locație.
Valute
În secțiunea Valute, selectează una sau mai multe din valutele definite în sistem care vor fi acceptate în tranzacțiile din acea locație.
Valutele folosite în afacerea ta pot fi gestionate în meniul Configurare > Valute .
Program de lucru
În secțiunea Program de lucru, marchează zilele în care locația este închisă.
Pentru restul zilelor săptămânii, configurează intervalul sau intervalele orare în care locația este deschisă. De exemplu, dacă ai pauză de masă, atunci vei configura un interval orar înainte de pauză și un alt interval orar după pauză.
Management ture
În secțiunea Managementul turelor, configurează modul de gestionare a turelor pentru locația selectată. Poți programa personalul și optimiza resursele prin alocarea turelor fie pe utilizator, fie la nivel de locație. Modul de organizare a turelor va influența generarea rapoartelor de închidere de zi. În funcție de tipul de ture selectat, rapoartele vor fi disponibile pe locație sau pe utilizator.
Activează opțiunea Folosește ture pentru a începe configurarea modului de gestionare a turelor.
În câmpul Tipul turelor, selectează una dintre următoarele opțiuni, în funcție de nevoile tale de organizare:
- Utilizator: Alocă ture specifice fiecărui utilizator atunci când vrei să urmărești și să gestionezi turele pe fiecare angajat în parte.
- Locație: Organizează turele la nivel de locație pentru o raportare centralizată a activității și optimizarea personalului în funcție de nevoile întregii locații.
Alege tipul de gestionare a turelor în funcție de structura echipei tale și de modul în care dorești să monitorizezi activitatea.
Pentru locațiile mari, cu mai mulți angajați, este recomandată opțiunea Locație, pentru o vedere de ansamblu asupra resurselor.
Dacă ai nevoie de o evidență detaliată pe angajat, optează pentru varianta Utilizator.
Utilizatori POS
În secțiunea Utilizatori POS, poți aloca și gestiona utilizatorii care vor opera terminalele POS în locația selectată.
Asociază utilizatorii corect pentru fiecare salon, pentru a asigura un management eficient al operațiunilor și accesul corespunzător la terminalele POS.
Apasă butonul Alocă utilizator pentru a desemna utilizatori cu rol pe aplicația POS care vor putea utiliza terminalele POS din acea locație.
În fereastra Alocă utilizatori, selectează un utilizator din lista de utilizatori disponibili, apoi asociază-i saloanele în care are dreptul de a opera sistemele POS. Apasă butonul Salvează din fereastră.
Rolurile utilizatorilor, cu permisiunile specifice de acces, le poți asocia în meniul Utilizatori.
Adaugă oricâți utilizatori POS ai nevoie, repetând pașii 21 și 22.
Șterge utilizatorii care nu mai au dreptul să opereze POS-urile din locație. Apasă butonul de ștergere din dreptul acestora, apoi confirmă acțiunea de ștergere.
După salvare, utilizatorii șterși nu vor mai avea dreptul de a opera în locația respectivă. Alocă-i din nou ca utilizatori POS, dacă este cazul.
Categorii de clienți
În secțiunea Categorii de clienți, selectează și activează categoriile de clienți persoane fizice (contacte) care vor beneficia de programele de loialitate în locația ta.
Aceasta ajută la personalizarea experienței clienților și la aplicarea unor politici de fidelizare relevante pentru fiecare categorie de client.
Categoriile de contacte le poți gestiona în aplicația Expressoft CRM & Loyalty, în meniul Clienți > Categorii de contacte. Trebuie să definești aceste categorii dacă dorești ca programele de loialitate din această locație să fie aplicate.
Categorii de ecusoane
În secțiunea Categorii de ecusoane, selectează și activează categoriile de ecusoane care vor fi utilizate în locația ta.
Aceste ecusoane sunt folosite pentru acces sau identificare și pot fi alocate pentru diferite scopuri, cum ar fi accesul la anumite zone sau servicii din locație.
Categoriile de ecusoane le poți gestiona în aplicația Expressoft CRM & Loyalty, în meniul Clienți > Categorii de ecusoane. Trebuie să definești aceste categorii de ecusoane dacă dorești să folosești ecusoane în locația ta.
Revizuiește periodic setările ecusoanelor pentru a te asigura că reflectă politica de acces și nevoile curente ale locației.
Localizare pe hartă
În secțiunea Localizare pe hartă, introdu coordonatele geografice (latitudinea și longitudinea) locației.
Poți introduce aceste coordonate în câmpurile Latitudine și Longitudine, dacă le cunoști:
SAU
Poți deschide harta pentru a găsi adresa locației tale direct pe harta, utilizând integrarea cu Google Maps.
Caută adresa exactă pe hartă și apasă butonul Salvează.
Aplicația va prelua coordonatele de latitudine și longitudine direct de pe hartă.
După ce ai terminat de configurat locația, salvează modificările! Detaliile setate de tine în fiecare secțiune în parte se vor aplica doar după ce vei apăsa butonul Salvează din colțul drept jos al paginii.
Dacă dorești dezactivarea unei locații, urmează pașii de mai jos:
Loghează-te în MyBusiness cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Configurare.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Configurare și selectează opțiunea de meniu Locații.
Bifează locația pe care dorești să o dezactivezi, apasă butonul de deasupra listei de locații și selectează opțiunea Dezactivează.
Sistemul dezactivează locația și nu mai poți efectua operații legate de acea locație.
Te poți răzgândi în privința dezactivării și poți reactiva locația prin selectarea opțiunii Activează, după ce ai filtrat să vezi locațiile inactive sau toate locațiile.
Datele locației vor fi din nou accesibile, iar tu poți reîncepe activitatea pe acea locație.
