Contacte
Clienții persoane fizice trebuie să îi înregistrezi în sistem pentru gestionarea eficientă a relațiilor cu clienții, optimizarea proceselor de afaceri și a campaniilor personalizate, cât și pentru a gestiona informațiile relevante ale acestora, cum ar fi adrese, informații de contact sau conturi deschise.
Vezi mai jos tutorialul video:
Meniul Contacte ține evidența completă a clienților persoane fizice, a datelor fiscale a acestora, a adreselor, termenelor de plată, informațiilor de contact precum și a altor informații relevante legate de aceștia. Urmează acești pași pentru a accesa pagina Contacte:
Accesează CRM & Loyalty cu un utilizator care are drepturi de a accesa aplicația.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Clienți și selectează opțiunea de meniu Contacte.
În pagina Contacte poți vedea toți clienții persoane fizice înregistrați în sistem și îi poți filtra pentru a regăsi contactul dorit, poți adăuga un contact nou, poți modifica unul existent prin apăsarea pe numele acestuia, sau poți dezactiva contactele cu care nu mai colaborezi.
În pagina Contacte găsești lista tuturor clienților persoane fizice înregistrați în sistem. Această listă include detalii esențiale precum numele, punctele bonus acumulate, categoria în care l-ai înregistrat, adresa de email, numărul de telefon mobil și limba preferată.
În partea dreaptă sus deasupra listei poți filtra spre afișare toate contactele, cele active sau cele dezactivate.
Caută un contact după nume, prenume, email, cod, categorie, segmentare sau telefon, sau chiar printr-o căutare avansată folosind mai multe criterii în același timp.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga un contact:
În pagina Contacte, apasă butonul Adaugă contacte.
În pagina Creează un contact nou, pentru a adăuga un contact, deschide pe rând grupurile din partea de sus a paginii și completează informațiile (mai ales cele obligatorii, semnalate prin *) din fiecare secțiune.
Informații de bază
Detalii generale
În grupul Informații de bază, în secțiunea Detalii generale, completează următoarele informații de identificare ale contactului:
- Prenume și Nume: Introdu prenumele și numele de familie al contactului.
- Categorie: Selectează din lista derulantă categoria care clasifică contactul.
- Descriere: Introdu o descriere scurtă (maxim 200 de caractere) a contactului.
Tip contact
În grupul Informații de bază, în secțiunea Tip de contact, selectează tipul de contact dintr-o listă de opțiuni predefinite care include: client, delegat sau șofer.
Alegerea tipului de contact determină nivelul de acces al contactului la diferite funcții ale aplicațiilor Expressoft.
Alege Client pentru a-ți înregistra în sistem clienții!
Utilizatorii aplicațiilor Expressoft, creați în Expressoft Platform sau MyBusiness, sunt marcați automat cu tipul de contact Utilizator și acesta nu se poate debifa.
Adrese
În grupul Adrese, în secțiunea Adrese, gestionează adresele acelui contact.
Fiecare adresă are afișate următoarele informații: denumirea adresei, orașul, județul și butoanele de editare și de ștergere .
Pentru a adăuga o adresă nouă, apasă butonul Adaugă adresă nouă.
În fereastra Adrese, completează informațiile despre acea adresă, mai ales cele obligatorii marcate cu *: nume, stradă, județ, oraș, număr, cod poștal, număr clădire, scară, etaj, apartament, interfon, punct de referință, latitudine și longitudine. Decide dacă este adresa de facturare și dacă este activă.
Începe prin a scrie numele străzii. Pe măsură ce scrii, vor fi afișate mai multe străzi care corespund textului tău. Alege-o pe cea corespunzătoare adresei, iar județul și localitatea/sectorul se vor completa automat.
Apasă butonul Salvează pentru a salva noua adresă asociată contactului.
Înapoi în pagina de creare a contactului, sistemul afișează adresele acestuia. Pentru a modifica informațiile unei adrese, selectează în listă în dreptul adresei, modifică datele dorite, apoi salvează schimbările.
Informații de contact
În grupul Informații de contact, în secțiunea Informații de contact, gestionează informațiile de contact ale persoanei respective. Introdu sau selectează informații folosind următoarele câmpuri:
- Email: Adresa de email a contactului.
- Cod contact: Sistemul generează automat un cod unic automat, dar poți introduce un alt cod unic dacă dorești.
- Telefon de serviciu și Telefon mobil: Numerele de telefon ale contactului. Prefixul "+40" este setat implicit pentru România.
- Dată naștere: Selectează data nașterii folosind selectorul de date.
- Limba: Limba preferată a contactului, selectabilă dintr-un meniu derulabil.
- ID (SSN): Codul numeric personal (CNP) al contactului.
- Tip document ID: Tipul documentului de identitate (ex: carte de identitate, pașaport).
- Număr document: Numărul documentului de identitate.
- Cod extern: Introdu un cod pentru a identifica contactul în alte sisteme.
Restricții
Restricții de vânzare
Deschide grupul Restricții, secțiunea Restricții de vânzare și completează eventuale restricții de vânzare aplicabile acestui contact.
Orice restricție de vânzare aplicată la nivelul contactului are prioritate în sistemele POS asupra restricțiilor definite la nivel de categorie.
Activează restricțiile de vânzare pentru acest contact, dacă dorești.
Alege tipul de perioadă pentru care se aplică restricțiile:
- Niciunul - pentru nicio perioadă
- Orar - pentru perioade de o oră
- Zilnic - pentru perioade de o zi
- Lunar - pentru perioade de o lună.
Introdu apoi suma totală cheltuită de acel contact în perioada de timp selectată peste care sunt apoi restricționate alte beneficii aplicabile.
Articole restricționate
Tot în grupul Restricții, deschide secțiunea Articole restricționate și adaugă articolele care sunt restricționate de la beneficii pentru acest client. De exemplu, poate nu dorești să oferi ca beneficiu produse alcoolice unui anumit contact.
Orice articole restricționate adăugate la nivelul contactului au prioritate în sistemele POS asupra articolelor restricționate adăugate la nivel de categorie.
Apasă butonul + Adaugă articole pentru a deschide fereastra de selectare a articolelor care vor fi restricționate.
În partea stângă a ferestrei Selectează articolele alege o categorie de produse, iar în partea dreaptă selectează unul sau mai multe articole din acea categorie care vor fi restricționate de la beneficii pentru contact. Apasă apoi butonul Salvează pentru a aplica restricțiile.
Înapoi în secțiunea Articole restricționate, introdu cantitățile dorite pentru articolele alese. De exemplu, poate dorești să impui restricții ca un client să nu poată beneficia de mai mult de 2 articole din această listă.
Pentru a introduce cantitatea, întâi editează linia corespunzătoare din tabel prin acționarea butonului de pe acea linie de articole.
Introdu cantitatea dorită, apoi salvează modificările de pe linia de produse restricționate.
Portofel virtual
Portofel virtual
În grupul Portofel virtual, în secțiunea Portofel virtual, consultă informațiile despre posibilitățile de plată în cont ale contactului. Gestionează restricții cu privire la utilizarea opțiunii Plata în cont la nivel de contact și ține evidența documentelor de credit încărcate (plăți) sau emise (note de plată), a soldului actual și operează corecții manuale asupra valorilor contului deschis.
Fiecare contact are afișate următoarele informații: dacă poate folosi portofelul virtual, limita totală admisă a datoriei, perioada, număr de tranzacții și limita datoriei pe perioada selectată. Sunt afișate și informații despre fiecare document de credit primit prin POS sau completat manual aici pentru contactul selectat.
Pentru a configura restricțiile de cont curent, completează următoarele informații:
- Utilizează portofel virtual: Activează opțiunea pentru a permite contactului să folosească facilitatea de cont deschis.
- Tip perioadă: Dacă vrei să limitezi cheltuiala pe o anumită perioadă, atunci alege tipul perioadei de facturare pentru contul deschis al contactului, pentru care se calculează limita de datorie. De exemplu, dacă vrei să nu depășească 50 lei zilnic pentru costul unui prânz.
- Datorie maximă permisă pe perioadă: Introdu suma maximă pe care clientul o poate acumula pe contul deschis în perioada selectată (zilnic, lunar etc.). Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Suma maximă de datorii permisă: Introdu limita maximă a datoriei pe care o poate acumula clientul respectiv pe contul deschis, indiferent de perioadă. De exemplu, clientul nu poate depăși 500 lei în soldul curent. Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Număr tranzacții: Introdu numărul maxim de tranzacții permise pe contul deschis în perioada selectată.
Soldul curent cu TVA este calculat automat de sistem în baza documentelor emise în sistemele de marcaj și a celor introduse manual aici.
Pentru a face corecții manuale asupra valorilor contului deschis și a încărca documente de credit, apasă butonul Adaugă document de credit din tabelul Sold portofel virtual.
În fereastra Adaugă un document de credit nou, completează următoarele informații despre documentul de credit care ajustează soldul pe portofelul virtual al contactului: dată, număr și tip document, valoare cu TVA (exprimată în valuta implicită a sistemului), categoria de TVA, orice fel de comentarii legate de document.
Poți încărca următoarele tipuri de documente:
- Factură – document de tip factură, prin care încarci soldul clientului în portofel. De exemplu, când clientul a transferat o sumă prin virament bancar sau orice altă formă de plată, inclusiv cash. Dacă stornezi o factură, atunci introduci acest document cu semnul minus.
- Ajustare de balanță – document de tip ajustare balanță, prin care poți face eventuale corecții manuale asupra valorilor contului deschis, cu plus sau cu minus.
- Sold inițial – document de tip creditare, prin care încarci în sistem un sold inițial în portofel, din care vei scădea valoarea de fiecare dată când clientul plătește consumația folosind contul deschis.
Apasă butonul Salvează pentru a adăuga documentul la lista documentelor din contul deschis al contactului. Balanța acestuia se va recalcula automat în funcție de informațiile introduse în document.
Poți șterge un document de creditare prin apăsarea butonului de ștergere din dreptul acestuia.
Puncte bonus
În grupul Portofel virtual, secțiunea Puncte bonus îți permite să gestionezi punctele de fidelitate ale unui client: poți vizualiza soldul existent, poți credita (adăuga) sau debita (retrage) puncte.
Această funcționalitate este utilă pentru a recompensa loialitatea clienților printr-un sistem personalizat de puncte.
Pentru a adăuga sau retrage puncte, completează următoarele câmpuri:
- Tip tranzacție – Selectează tipul de operațiune:
- CREDIT pentru a adăuga puncte bonus.
- DEBIT pentru a retrage puncte din soldul clientului.
- Număr de puncte – Introdu numărul exact de puncte care se vor adăuga sau retrage.
- Valoare punct – Definește valoarea unui punct în unități monetare. Această valoare este utilizată în calcule de reducere sau în alte beneficii asociate punctelor.
Apasă butonul Salvează pentru a înregistra tranzacția în baza de date.
Consultă sumarul punctelor afișat sub formularul de tranzacție:
- Puncte disponibile – soldul curent de puncte.
- Puncte acumulate – totalul punctelor adăugate până în prezent.
- Puncte cheltuite – totalul punctelor utilizate prin retrageri.
Vizualizează istoricul tranzacțiilor efectuate în tabelul din partea de jos a secțiunii, cu informații despre dată, tipul tranzacției, numărul documentului, valoarea și numărul de puncte acordate.
Apasă butonul Salvează din colțul drept jos al paginii pentru a salva contactul în baza de date.
Înainte de salvare, verifică corectitudinea informațiilor! Asigură-te că informațiile sunt corecte și complete.
Dacă dorești să muți mai mulți clienți în altă categorie de contacte, urmează pașii de mai jos:
În CRM & Loyalty, deschide meniul Clienți și selectează opțiunea de meniu Contacte.
În pagina Contacte, caută contactele pentru care dorești să schimbi categoria și bifează-le.
Apasă butonul Schimbă categoria apărut deasupra tabelului.
În fereastra derulantă Schimbă categoria, alege categoria de contacte în care vrei să încadrezi persoanele selectate și apasă Salvează.
Sistemul mută automat contactele bifate în categoria de contacte selectată.
Dacă dorești dezactivarea unui contact, selectează-l și apasă butonul Dezactivează.
Contactele dezactivate pot fi ulterior reactivate. Filtrează înregistrările inactive, selectează contactele dezactivate în listă, apoi apasă butonul Activează.