Contacte
Clienții persoane fizice trebuie să îi înregistrezi în sistem pentru gestionarea eficientă a relațiilor cu clienții, optimizarea proceselor de afaceri și a campaniilor personalizate, cât și pentru a gestiona informațiile relevante ale acestora, cum ar fi adrese, informații de contact sau conturi deschise.
Meniul Contacte ține evidența completă a clienților persoane fizice, a datelor fiscale a acestora, a adreselor, termenelor de plată, informațiilor de contact precum și a altor informații relevante legate de aceștia. Urmează acești pași pentru a accesa pagina Contacte:
Accesează CRM & Loyalty cu un utilizator care are drepturi de a accesa aplicația.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Clienți și selectează opțiunea de meniu Contacte.
În pagina Contacte poți vedea toți clienții persoane fizice înregistrați în sistem și îi poți filtra pentru a regăsi contactul dorit, poți adăuga un contact nou, poți modifica unul existent prin apăsarea pe numele acestuia, sau poți dezactiva contactele cu care nu mai colaborezi.
În pagina Contacte găsești lista tuturor clienților persoane fizice înregistrați în sistem. Această listă include detalii esențiale precum numele, punctele bonus acumulate, categoria în care l-ai înregistrat, adresa de email, numărul de telefon mobil și limba preferată.
Poți filtra spre afișare toate contactele, cele active sau cele dezactivate.
Caută un contact după nume, prenume, email, cod, categorie, segmentare sau telefon, sau chiar printr-o căutare avansată folosind mai multe criterii în același timp.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga un contact:
În pagina Contacte, apasă butonul Adaugă contacte.
În pagina Creează un contact nou, pentru a adăuga un contact, completează pe rând informațiile din fiecare secțiune expandabilă, mai ales cele obligatorii, semnalate prin *.
Detalii generale
În secțiunea Detalii generale, completează următoarele informații de identificare ale contactului:
- Prenume și Nume: Introdu prenumele și denumirea numele de familie al contactului.
- Categorie: Selectează din lista derulantă categoria care clasifică contactul.
- Descriere: Introdu o descriere scurtă (maxim 200 de caractere) a contactului.
Adrese
În secțiunea Adrese, gestionează adresele acelui contact.
Fiecare adresă are afișate următoarele informații: denumirea adresei, orașul, județul și butoanele de editare și de ștergere .
Pentru a adăuga o adresă nouă, apasă butonul Adaugă adresă nouă.
În fereastra Adrese, completează informațiile despre acea adresă, mai ales cele obligatorii marcate cu *: nume, stradă, județ, oraș, număr, cod poștal, număr clădire, scară, etaj, apartament, interfon, punct de referință, latitudine și longitudine. Decide dacă este adresa de facturare și dacă este activă.
Începe prin a scrie numele străzii. Pe măsură ce scrii, vor fi afișate mai multe străzi care corespund textului tău. Alege-o pe cea corespunzătoare adresei, iar județul și localitatea/sectorul se vor completa automat.
Apasă butonul Salvează pentru a salva noua adresă asociată contactului.
Înapoi în pagina de creare a contactului, sistemul afișează adresele acestuia. Pentru a modifica informațiile unei adrese, selectează în listă în dreptul adresei, modifică datele dorite, apoi salvează schimbările.
Informații de contact
În secțiunea Informații de contact, gestionează informațiile de contact ale persoanei respective. Introdu sau selectează informații folosind următoarele câmpuri:
- Email: Adresa de email a contactului.
- Cod contact: Sistemul generează automat un cod unic automat, dar poți introduce un alt cod unic dacă dorești.
- Telefon de serviciu și Telefon mobil: Numerele de telefon ale contactului. Prefixul "+40" este setat implicit pentru România.
- Data nașterii: Selectează data nașterii folosind selectorul de date.
- Limba: Limba preferată a contactului, selectabilă dintr-un meniu derulabil.
- ID (SSN): Codul numeric personal (CNP) al contactului.
- Tip document ID: Tipul documentului de identitate (ex: carte de identitate, pașaport).
- Număr document: Numărul documentului de identitate.
- Cod Extern: Introdu un cod pentru a identifica contactul în alte sisteme.
Tip de contact
În secțiunea Tip de contact, selectează tipul de contact dintr-o listă de opțiuni predefinite care include: client, delegat sau șofer.
Alegerea tipului de contact determină nivelul de acces al contactului la diferite funcții ale aplicațiilor Expressoft.
Alege Client pentru a-ți înregistra în sistem clienții!
Utilizatorii aplicațiilor Expressoft, creați în Expressoft Platform sau MyBusiness, sunt marcați automat cu tipul de contact Utilizator și acesta nu se poate debifa.
Portofel virtual
În secțiunea Portofel virtual, consultă informațiile despre posibilitățile de plată în cont ale contactului. Gestionează restricții cu privire la utilizarea opțiunii Plata în cont la nivel de contact și ține evidența documentelor de credit încărcate (plăți) sau emise (note de plată), a soldului actual și operează corecții manuale asupra valorilor contului deschis.
Fiecare contact are afișate următoarele informații: dacă poate folosi portofelul virtual, limita totală admisă a datoriei, perioada, număr de tranzacții și limita datoriei pe perioada selectată. Sunt afișate și informații despre fiecare document de credit primit prin POS sau completat manual aici pentru contactul selectat.
Pentru a configura restricțiile de cont curent, completează următoarele informații:
- Utilizează portofel virtual: Activează opțiunea pentru a permite contactului să folosească facilitatea de cont deschis.
- Tip de perioadă: Alege tipul perioadei de facturare pentru contul deschis al contactului, pentru care se calculează limita de datorie.
- Limita de datorie pe perioada selectată: Introdu suma maximă a datoriei pe contul deschis în perioada selectată. Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Limita totală de debit: Introdu limita maximă a datoriei pe contul deschis. Suma este exprimată în valuta implicită a sistemului.
- Număr tranzacții: Introdu numărul maxim de tranzacții permise pe contul deschis în perioada selectată.
Pentru a face corecții manuale asupra valorilor contului deschis și a încărca documente de credit, apasă butonul Adaugă document de credit din tabelul Sold portofel virtual.
În fereastra Adaugă un document de credit nou, completează următoarele informații despre documentul de credit care ajustează soldul pe portofelul virtual al contactului: dată, număr și tip document, valoare cu TVA (exprimată în valuta implicită a sistemului), categoria de TVA, orice fel de comentarii legate de document.
Poți încărca următoarele tipuri de documente:
- Factură – document de tip factură, prin care încarci soldul clientului în portofel. De exemplu, când clientul a transferat o sumă prin virament bancar sau orice altă formă de plată, inclusiv cash. Dacă stornezi o factură, atunci introduci acest document cu semnul minus.
- Ajustare de balanță – document de tip ajustare balanță, prin care poți face eventuale corecții manuale asupra valorilor contului deschis, cu plus sau cu minus.
- Sold inițial – document de tip creditare, prin care încarci în sistem un sold inițial în portofel, din care vei scădea valoarea de fiecare dată când clientul plătește consumația folosind contul deschis.
Apasă butonul Salvează pentru a adăuga documentul la lista documentelor din contul deschis al contactului. Balanța acestuia se va recalcula automat în funcție de informațiile introduse în document.
Poți șterge un document de creditare prin apăsarea butonului de ștergere din dreptul acestuia.
Apasă butonul Salvează din colțul drept de jos al paginii pentru a salva clientul de tip contact.
Înainte de salvare, verifică corectitudinea informațiilor! Asigură-te că informațiile sunt corecte și complete.
Dacă dorești dezactivarea unui contact, selectează-l și apasă butonul Dezactivează.
Contactele dezactivate pot fi ulterior reactivate. Filtrează înregistrările inactive, selectează contactele dezactivate în listă, apoi apasă butonul Activează.
