Facturare
Modulul Facturare emite facturi pe baza notelor de plată deja închise. Beneficiarul facturii poate fi o Companie (persoană juridică) sau un Client (persoană fizică).
Modulul Facturare e locul de unde emiți facturi noi. Pentru facturile deja emise — vizualizare, retipărire sau ștergere — accesează pagina Arhive (facturi, Z, note și ture).
Dacă ai mai multe profiluri instalate pe același sistem, notele afișate în modulul Facturare sunt cumulate de pe toate profilurile.
Loghează-te în Expressoft POS cu un utilizator care are drepturi de acces la acest modul.
Din fereastra principală a profilului, apasă butonul Facturare.
La accesare, se deschide fereastra cu toate notele închise și nefacturate. Pentru fiecare notă vezi:
- Data — data și ora la care a fost emisă nota
- Număr notă — numărul notei de plată
- Valoare totală (cu TVA) — valoarea plătită de client la închiderea notei
- Contact — contactul asociat notei. Dacă nota nu are un contact asociat, câmpul rămâne necompletat
Apasă pe caseta coloanei dorite pentru a ordona notele ascendent sau descendent.
Notele sunt grupate pe intervale de câte 2 săptămâni. Primul interval afișat e cel care se încheie în ziua curentă — navighezi între intervale cu săgețile din stânga și din dreapta intervalului.
Folosește câmpul Caută, din partea de sus a ferestrei, pentru a găsi rapid o notă după oricare dintre câmpurile afișate: Data, Număr notă, Valoare totală (cu TVA) sau Contact.
Câmpul Selecție îți permite să bifezi nota sau notele pe care vrei să le incluzi pe factură.
Nu poți selecta, pe aceeași factură, note cu formă de plată fiscală și note cu formă de plată nefiscală. Facturarea notelor fiscale și a celor nefiscale se face separat, în facturi diferite.
Fereastra de facturare, în care ajungi după selectarea notelor și a beneficiarului, cuprinde informațiile despre client/companie și informațiile despre factură.
Informații despre client/companie
Informațiile despre client/companie sunt:
- Denumire — numele clientului/companiei. Apasă pe numele clientului sau al companiei pentru a-i accesa fișa și a opera modificări. Pentru a selecta alt client/companie, apasă butonul dedicat — se deschide fereastra de căutare.
- Cod fiscal — specific contactului de tip Companie; se completează automat cu codul fiscal al companiei.
- Nr. registrului comerțului — specific contactului de tip Companie; se completează automat cu numărul de înregistrare al companiei.
- Adresă — se completează automat cu adresa clientului/companiei.
- Adresă livrare (specific Livrare) — se completează automat cu adresa de livrare a clientului, respectiv cu adresa punctului de lucru al companiei.
- Delegat — persoana care ridică bunurile/factura și semnează pe factura de primire. Opțiunile disponibile sunt:
- Fără delegat
- Delegat client/companie — se completează automat cu numele clientului sau cu numele persoanei setate în MyBusiness ca delegat al companiei respective. Pentru a modifica numele delegatului, apasă caseta cu numele, caută delegatul dorit în fereastra de căutare și apasă butonul Acceptă.
- Delegat local (șofer) — dacă profilul permite, alegi unul dintre șoferii sosiți la lucru.
- Specific Livrare: șoferul trebuie să fi făcut check-in — vezi Pontaj — ca să apară în fereastra de căutare. Dacă niciun șofer nu e pontat, fereastra nu conține niciun rezultat.
- Specific Restaurant: profilul Restaurant nu lucrează cu șoferi, fereastra rămâne fără rezultate.
Pentru facturarea persoanelor fizice sau juridice nerezidente, completează localitatea direct în câmpul Stradă.
- Facturile emise către persoane fizice nerezidente se transmit la SPV.
- Facturile emise către persoane juridice nerezidente nu se transmit la SPV.
Informații despre factură
Informațiile despre factură sunt:
- Serie — seria documentului.
- Număr — numărul documentului. Implicit, e numărul ultimei facturi emise, plus 1. Pentru a modifica numărul facturii, apasă cifra afișată, introdu noul număr și apasă butonul Acceptă.
- Data — data de facturare, cea care apare pe document. Poți modifica data, dar nu poți seta o dată anterioară datei afișate pe nota de plată.
- Opțiuni facturare — informațiile afișate desfășurat pe factură:
- Produs — apar produsele aferente notei/notelor de plată.
- Text — în locul produselor apare un câmp text.
- Note — butonul te duce înapoi în fereastra de selectare a notelor, ca să faci o nouă selecție.
În partea de jos a ferestrei vezi detaliile privind totalul de plată.
Caseta Comentarii îți permite să introduci un text: apasă caseta dreptunghiulară, scrie textul dorit în fereastra care se deschide și apasă butonul Acceptă.
Verifică denumirile exacte ale câmpurilor (Număr, Opțiuni facturare) față de interfața curentă.
Emiterea și tipărirea facturii
Pentru a emite o factură:
- Din fereastra principală a modulului Facturare, bifează în câmpul Selecție nota sau notele pe care vrei să le incluzi pe factură și apasă butonul Acceptă.
- Selectează beneficiarul facturii — Companie sau Client.
- Dacă nota/notele selectate au deja un client asociat, acesta se selectează automat și fereastra de facturare se deschide direct.
- În caz contrar, se deschide fereastra de căutare manuală a clientului/companiei. Selectează-l și apasă butonul Acceptă — ajungi în fereastra de facturare.
- Verifică sau completează informațiile despre client/companie și despre factură (vezi secțiunile de mai sus).
- Dacă toate informațiile sunt corecte, apasă butonul Tipărește.
- În fereastra de confirmare, apasă butonul Acceptă.
Dacă din MyBusiness e setată vizualizarea facturii înainte de tipărire, la pasul 5 se deschide fereastra de previzualizare a facturii. În caz contrar, factura se tipărește direct.