Încărcarea facturilor în SPV ANAF
În funcție de setările eFactura pe care le-ai configurat, facturile pot fi transmise automat în SPV în momentul emiterii lor sau poți să le transmiți chiar tu, manual, una câte una. Tot în funcție de setări, poți încărca facturi emise prin Expressoft POS și Master, dar poți încărca și facturi generate prin alte aplicații.
Dacă nu ai o soluție proprie de facturare, dar vrei totuși să folosești modulul eFactura pentru a încărca facturile afacerii tale în SPV, poți folosi aplicația ANAF pentru facturare.
Stornarea în Expressoft POS a unei facturi transmise deja în SPV creează automat o factură storno care trebuie și ea încărcată în SPV!
Dacă ai obținut licența de utilizare Expressoft eFactura și ai activat setările de încărcare automată a facturilor generate în una aplicațiile Expressoft POS și/sau Master, eFactura încarcă automat facturile în momentul emiterii lor direct în Spațiul Privat Virtual de la ANAF, fără intervenția manuală a utilizatorului.
Când sunt detectate facturi noi emise în aplicația Expressoft POS sau Master, sistemul le preia și le încarcă automat în SPV.
Facturile sunt procesate conform regulilor stabilite de sistemul e-Factura al ANAF, transformate în fișiere .xml și transmise către SPV. Modulul eFactura Expressoft monitorizează procesarea facturilor și, la detectarea facturilor eronate, trimite automat un email ce conține un raport centralizat cu toate facturile eronate. În cazul în care lipsesc informații despre companie sau locație, sistemul generează erori de atenționare.
Facturile care au fost deja încărcate în SPV sau care trebuie încărcate, dar încă nu a fost finalizat procesul sau au o eroare, indiferent de sursa facturilor (Expressoft POS sau Master, în funcție de setările configurate), le regăsești în meniul Încarcă în SPV împreună cu statusul lor.
Pentru a vizualiza statusul facturilor din eFactura care au fost deja încărcate în SPV sau care trebuie încărcate și pentru a gestiona eventualele facturi eronate, urmează pașii de mai jos:
Accesează meniul Încarcă în SPV.
În pagina Încărcare facturi sunt afișate implicit facturile generate în zilele lunii curente. Extinde perioada de afișare a facturilor după necesități, completând câmpurile Dată start și Dată încheiere.
Selectează aplicația în care au fost generate facturile pe care dorești să le afișezi. Poți alege Facturi Expressoft POS, Facturi Expressoft Master sau Facturi externe – pentru facturile generate în alte aplicații pe care le-ai încărcat manual.
În secțiunea Listă facturi, consultă lista de facturi care au fost sau urmează să fie trimise în SPV. Pentru fiecare factură sunt afișate următoarele informații:
- Număr document: Numărul facturii.
- Serie document: Seria acelei facturi.
- Dată document: Data când a fost generată factura.
- Emis către: Entitatea/compania către care a fost emisă factura.
- Valoare cu TVA: Valoarea totală a facturii, inclusiv TVA.
- Dată încărcare: Data la care a fost încărcată în SPV.
- Index încărcare în SPV: Indexul de încărcare a facturii SPV, primit de la SPV în momentul încărcării.
- Status SPV: Starea curentă a facturii la încărcarea în SPV. Aceste stări pot fi:
- Transmisă: Factura a fost încărcată cu succes în SPV și întrunește criteriile stabilite de sistemul e-Factura al ANAF.
- Eroare: Factura a fost transmisă către SPV, dar nu întrunește criteriile de corectitudine ale sistemului e-Factura al ANAF. Verifică mesajul de eroare din dreptul facturii în ultima coloană din listă. Dacă este cazul, corectează factura în aplicația unde a fost generată, apoi reîncarc-o în sistem pentru a o transmite din nou către ANAF.
- Netransmisă: Factura generată nu a fost transmisă de Expressoft eFactura către SVP ANAF pentru că nu este corectă.
- În prelucrare: Factura a fost transmisă către SPV, dar încă nu a fost prelucrată. Sistemul primește informații despre starea facturii la fiecare 2 minute. Ține cont că uneori durează mai mult prelucrarea facturilor în SPV. Folosește butonul Refresh pentru a vedea ultima stare primită de la SPV.
În funcție de starea curentă, în dreptul fiecărei facturi găsești unul sau mai multe butoane de acțiune:
- Refresh: Buton pentru împrospătarea statusului facturii așa cum este primit din SPV, numai pentru facturile în starea În prelucrare. Sistemul primește informații despre starea facturii în SPV la fiecare 2 minute.
- Mesaje primite: Buton pentru vizualizarea eventualelor mesaje recepționate prin SPV al ANAF de la furnizori legate de factura trimisă de tine.
- Eroare: Buton pentru vizualizarea mesajelor de eroare venite de la ANAF referitoare la acea factură, dacă există.
Folosește bara de căutare pentru a găsi facturi specifice prin introducerea completă sau parțială a denumirii companiei pentru care ai emis factura sau a numărului facturii, dacă ai nevoie să regăsești rapid o anumită factură.
Sau sortează lista de facturi în funcție de statusul facturilor.
Dacă în listă ai facturi cu starea Eroare sau Netransmisă, care nu au respectat condițiile impuse, verifică mesajele legate de acea factură, apoi corectează elementele eronate sau regenerează factura în aplicația unde a fost inițial emisă.
Ulterior, accesează meniul Încărcă în SPV și încărcă-le manual utilizând butoanele Încarcă în SPV din dreptul facturilor corectate.
Pentru mai multe detalii legate de gestionarea facturilor eronate, consultă capitolul Gestionarea facturilor eronate și refuzate de ANAF.
Poți încărca în masă facturile corectate. Bifează până la 10 facturi corectate (toate fiind cu starea Eroare) și încarcă-le în SPV, apăsând butonul Încarcă în SPV de sub tabel. Acest buton este activ numai pentru facturile care încă nu au fost transmise cu succes către SPV și sunt în starea Eroare.
Descarcă mai multe facturi în masă în formatul .xml sau .pdf, după dorință. Bifează mai multe facturi cu aceeași stare și apasă butonul Descarcă XML, respectiv butonul Descarcă PDF de sub tabel.
În funcție de politicile de securitate interne pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browser-ului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/ Allow în colțul drept sus al browser-ului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Descarcă semnăturile (recipisele) SPV pentru mai multe facturi în același timp. Bifează mai multe facturi cu aceeași stare și apasă butonul Semnătură SPV de sub tabel. Acest buton este activ numai pentru facturile transmise și semnate de SPV.
Dacă dorești să descarci facturile selectate în toate formatele disponibile (atât PDF, XML, cât și cu semnătura SPV, dacă aceasta există deja) printr-o singură acțiune, apasă butonul Descarcă toate formatele de sub tabel.
Descarcă informațiile despre facturi pentru perioada dorită, sub forma unui fișier Excel, pentru a ține o evidență exactă. Pentru aceasta, accesează butonul din colțul drept sus al tabelului, alege opțiunea Rapoarte personalizate, selectează perioada dorită pentru raportare și apasă butonul Exportă.
Verifică raportul deschizând fișierul .xls descărcat pe dispozitivul tău.
Pentru situația în care se emite factura din Expressoft POS folosind opțiunea de Text personalizat, la încărcarea facturii în SPV, aceasta va transmite produsele marcate inițial. De exemplu, dacă am marcat 3 produse (Pizza Rustică, Pizza Quattro Formaggi, Pizza Margherita) și emitem factura folosind un text personalizat (Produse conform bon fiscal nr. X), la încărcare se vor transmite produsele marcate pe notă (Pizza Rustică, Pizza Quattro Formaggi, Pizza Margherita).
Dacă nu ai obținut licența de utilizare Expressoft eFactura, dar ai activat modulul eFactura pentru Master sau Expressoft POS conform setărilor de încărcare a facturilor generate în aceste aplicații, modulul eFactura îți permite să încarci manual facturile în Spațiul Privat Virtual de la ANAF.
Când sunt detectate facturi noi emise în aplicația Expressoft POS sau Master, sistemul le preia în eFactura, de unde le poți încarcă una câte una în SPV.
Facturile sunt procesate conform regulilor stabilite de sistemul e-Factura al ANAF și transformate în fișiere .xml pe care apoi le poți transmite către SPV. Modulul eFactura Expressoft monitorizează procesarea facturilor și, la detectarea facturilor eronate, trimite automat un email ce conține un raport centralizat cu toate facturile eronate. În cazul în care lipsesc informații despre companie sau locație, sistemul generează erori de atenționare.
Facturile pe care le-ai încărcat deja în SPV sau care trebuie încărcate, dar încă nu a fost finalizat procesul sau au o eroare, indiferent de sursa facturilor (Expressoft POS sau Master, în funcție de setările configurate), le regăsești în meniul Încarcă în SPV împreună cu statusul lor.
Pentru a vizualiza statusul facturilor din eFactura pe care le-ai încărcat în SPV, pentru a încărca manual câte o factură și pentru a gestiona eventualele facturi eronate, urmează pașii de mai jos:
Accesează meniul Încarcă în SPV.
În pagina Încarcă manual facturi în SPV sunt afișate implicit facturile generate în zilele lunii curente. Extinde perioada de afișare a facturilor după necesități, completând câmpurile Dată start și Dată încheiere.
Selectează aplicația în care au fost generate facturile pe care dorești să le afișezi. Poți alege Facturi Expressoft POS, Facturi Expressoft Master sau Facturi externe – pentru facturile generate în alte aplicații pe care le-ai încărcat manual.
În secțiunea Listă facturi, consultă lista de facturi pe care le-ai trimis sau pe care urmează să le trimiți în SPV. Pentru fiecare factură sunt afișate următoarele informații:
- Număr document: Numărul facturii.
- Serie document: Seria acelei facturi.
- Dată document: Data când a fost generată factura.
- Emis către: Entitatea/compania către care a fost emisă factura.
- Valoare cu TVA: Valoarea totală a facturii, inclusiv TVA.
- Dată încărcare: Data la care a fost încărcată în SPV.
- Index încărcare în SPV: Indexul de încărcare a facturii SPV, primit de la SPV în momentul încărcării.
- Status SPV: Starea curentă a facturii în SPV. Aceste stări pot fi:
- Transmisă: Factura a fost încărcată cu succes în SPV și întrunește criteriile stabilite de sistemul e-Factura al ANAF.
- Eroare: Factura a fost transmisă către SPV, dar nu întrunește criteriile de corectitudine ale sistemului e-Factura al ANAF. Verifică mesajul de eroare din dreptul facturii în ultima coloană din listă. Dacă este cazul, corectează factura în aplicația unde a fost generată, apoi reîncarc-o în sistem pentru a o transmite din nou către ANAF.
- Netransmisă: Factura generată nu a fost transmisă de Expressoft eFactura către SVP ANAF pentru că nu este corectă.
- În prelucrare: Factura a fost transmisă către SPV, dar încă nu a fost prelucrată. Sistemul primește informații despre starea facturii la fiecare 2 minute. Ține cont că uneori durează mai mult prelucrarea facturilor în SPV. Folosește butonul Refresh pentru a vedea ultima stare primită de la SPV.
În funcție de starea curentă, în dreptul fiecărei facturi găsești unul sau mai multe butoane de acțiune:
- Refresh: Buton pentru împrospătarea statusului facturii așa cum este primit din SPV, numai pentru facturile în starea În prelucrare. Sistemul primește informații despre starea facturii în SPV la fiecare 2 minute.
- Eroare: Buton pentru vizualizarea mesajelor de eroare venite de la ANAF referitoare la acea factură, dacă există.
- Mesaje primite: Buton pentru vizualizarea eventualelor mesaje recepționate prin SPV al ANAF de la furnizori legate de factura trimisă de tine.
Folosește bara de căutare pentru a găsi facturi specifice prin introducerea completă sau parțială a denumirii companiei pentru care ai emis factura sau a numărului facturii, dacă ai nevoie să regăsești rapid o anumită factură.
Sau sortează lista de facturi în funcție de statusul facturilor.
Pentru a încărca manual o factură în SPV, selectează factura în listă, apoi încarc-o în SPV apăsând butonul Încarcă în SPV de sub tabel.
Sistemul transmite fișierul .xml corespunzător facturii către SPV, apoi actualizează și afișează statusul procesării acelei facturi în SPV.
Dacă încărcarea facturii în SPV durează mai mult și statusul este În prelucrare, împrospătează statusul facturii apăsând butonul Refresh din dreptul acesteia.
Descarcă din SPV factura semnată de ANAF sub forma altui fișier .xml, selectând factura în listă și apoi apăsând butonul Semnătură SPV de sub tabel. În acest fel ai dovada încărcării cu succes a acelei facturi in SPV ANAF.
Dacă dorești să descarci factura selectată în toate formatele disponibile (atât PDF, XML, cât și cu semnătura SPV, dacă aceasta există deja) printr-o singură acțiune, apasă butonul Descarcă toate formatele de sub tabel.
În funcție de politicile de securitate interne pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browser-ului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/ Allow în colțul drept sus al browser-ului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Verifică eventuale mesaje legate de acea factură, apăsând butonul Eroare din dreptul acelei facturi.
Verifică eventuale mesaje primite prin SPV în legătură cu acea factură, apăsând butonul Mesaje primite din dreptul acelei facturi.
Dacă în listă ai facturi cu starea Eroare sau Netransmisă, care nu au respectat condițiile impuse, verifică mesajele legate de acea factură, apoi corectează elementele eronate și regenerează factura în aplicația unde a fost inițial emisă.
Ulterior, accesează meniul Încărcă în SPV și încărcă-le manual utilizând butoanele Încarcă în SPV din dreptul facturilor corectate.
Pentru mai multe detalii legate de gestionarea facturilor eronate, consultă capitolul Gestionarea facturilor eronate și refuzate de ANAF.
Descarcă informațiile despre facturi pentru perioada dorită, sub forma unui fișier Excel, pentru a ține o evidență exactă. Pentru aceasta, accesează butonul din colțul drept sus al tabelului, alege opțiunea Rapoarte personalizate, selectează perioada dorită pentru raportare și apasă butonul Exportă.
Verifică raportul deschizând fișierul .xls descărcat pe dispozitivul tău.
Pentru situația în care se emite factura din Expressoft POS folosind opțiunea de Text personalizat, la încărcarea facturii în SPV, aceasta va transmite produsele marcate inițial. De exemplu, dacă am marcat 3 produse (Pizza Rustică, Pizza Quattro Formaggi, Pizza Margherita) și emitem factura folosind un text personalizat (Produse conform bon fiscal nr. X), la încărcare se vor transmite produsele marcate pe notă (Pizza Rustică, Pizza Quattro Formaggi, Pizza Margherita).
Indiferent dacă modulul eFactura este configurat pentru transmitere automată sau manuală a facturilor, poți încărca în SPV și facturi emise din alte surse decât Expressoft POS sau Master. Dacă nu ai o soluție proprie de facturare, poți folosi aplicația ANAF pentru facturare.
O factură externă odată transmisă în SPV, în cazul unei erori de operare a acesteia, o poți storna din sistemul de contabilitate pe care îl folosești. Apoi, din acel sistem de contabilitate, încarcă factura stornată în SPV!
Urmează pașii de mai jos:
Accesează meniul Încarcă în SPV.
Apasă butonul Încarcă facturi externe din partea de sus a paginii.
În fereastra nou-deschisă Încarcă, dă clic pe textul Apasă pentru a încărca sau trage și plasează fișiere.
În fereastra de navigare nou-deschisă poți selecta fișierele .xml care conțin facturile pe care dorești să le încarci. Navighează la locația acelor fișiere, selectează-le cu mouse-ul și apasă Open pentru a indica dorința ta de a le încărca in eFactura.
Poți alege pentru încărcare oricâte fișiere .xml simultan. Pentru o operare facilă în cazul în care dorești să încarci mai multe facturi deodată, recomandăm să adaugi fișierele .xml într-o arhivă .zip și să încarci acea arhivă .zip în eFactura, așa cum este descris mai sus.
Fișierele selectate sunt afișate în fereastra de încărcare facturi externe din eFactura. Dacă ai selectat o factură pe care nu mai dorești să o încarci, apasă butonul din dreptul ei pentru a o șterge din lista de încărcare în eFactura.
Apasă butonul Încarcă pentru a încărca facturile selectate în eFactura.
eFactura verifică dacă facturile selectate pentru încărcare sunt emise de compania cu care ești autentificat în SPV și te avertizează dacă vreuna din facturi nu aparține acelei companii. În acest caz, șterge factura prin apăsarea butonului din dreptul ei.
Dacă fișierele .xml (sau arhiva .zip) sunt valide și conforme cu regulile stabilite de sistemul e-Factura al ANAF, atunci facturile aferente fișierelor sunt afișate în lista de facturi care urmează a fi transmise către SPV.
Pentru a vedea lista și statusul facturile externe pe care le-ai urcat în eFactura, în secțiunea Perioadă emitere facturi selectează sursa emiterii facturilor Facturi externe:
Facturile externe, emise din alte aplicații, odată încărcate în eFactura, sunt transmise automat către SPV, numai dacă ești autentificat în SPV cu certificatul digital aferent companiei care a emis facturile! În caz contrar, poți încărca manual facturile din aplicație în SPV al ANAF.
Dacă în listă ai facturi cu starea Eroare sau Netransmisă, care nu au respectat condițiile impuse, verifică erorile legate de acea factură, apoi corectează elementele eronate și regenerează facturile în aplicația unde au fost inițial emise.
Ulterior, reurcă-le în eFactura, accesează meniul Încărcă în SPV și încarcă-le manual utilizând butoanele Încarcă în SPV din dreptul facturilor corectate. Pentru mai multe detalii legate de gestionarea facturilor eronate, consultă capitolul Gestionarea facturilor eronate și refuzate de ANAF.
