Rezervări
Operațiuni curente pe rezervări individuale: asocierea mai multor rezervări între ele, alertele (Traces), transferul de servicii între rezervări In-House și Pre-registered și înregistrarea unui client sosit după închiderea de zi.
Associated Reservations — asocierea mai multor rezervări
Funcția Associate Existing îți permite să legi mai multe rezervări între ele (ex. persoane care călătoresc împreună, dar au conturi separate).
- Pornește de la rezervarea de bază și accesează submodulul Associated Reservations.
- Completează câmpurile obligatorii (marcate cu *) din secțiunea Reservation Details, pentru persoana a doua.
- Poți modifica oricând datele rezervării asociate.
Actualizarea unei rezervări asociate
- Bifează rezervarea.
- Din meniul Actions, alege Associated Reservation Update.
- Modifică câmpurile necesare.
- Salvează cu Submit.
Eliminarea asocierii (Un-Associate)
Bifează rezervarea și apasă Un-Associate pentru a rupe legătura cu rezervarea de bază.
Asocierea unei rezervări existente în sistem
Folosește Associate Existing pentru a căuta și selecta o altă rezervare deja existentă în sistem.
Bifează rezervarea găsită și salvează cu Submit.
Rezervările asociate apar listate pe rezervarea de bază.
Anularea unei rezervări nu se face din acest submodul. Selectează rezervarea și folosește Go to Guest Stay pentru a ajunge la ecranul de sejur, unde poți face anularea.
Traces — alerte pe rezervări
Traces îți permite să notezi informații sau alerte pe o rezervare și să urmărești rezolvarea lor (ex. o cerere specială a oaspetelui, un memento pentru recepție).
Definirea categoriilor de Traces
Configurarea se face din Administration → Defined Traces, iar accesul se activează din Security → User Groups → Menus.
Odată activată opțiunea în meniu, ajungi în ecranul de configurare a trace-urilor, cu toate câmpurile descrise mai jos.
Tip de Trace
Un trace poate fi asociat cu: Account Receivable, Activities, Event Master, Event Reservation, Group reservations, Guest Stay (rezervări individuale) sau Rate Plan.
Configurarea unui Trace
- Trace Name — nume și descriere.
- Topic — subiectul alertei.
- Trace Delivery Method:
- Alert — notificare tip pop-up la check-in/check-out.
- Alert and lock at check-out — blochează finalizarea check-out-ului până la rezolvare.
- Email/User — trimitere automată prin procedura de închidere de zi (EOD).
- Data: dată fixă sau decalaj (Date Offset) — zile înainte/după data de sosire, zile înainte/după data de plecare, sau zile după data creării.
- Locator — afișează un buton pentru marcarea locației oaspetelui, activ într-un interval de dată/oră specificat; după expirarea intervalului, butonul devine inactiv.
- Alertă activă în: During Check-in Process, During Check-out Process, Reservation Status, In House Status sau All Statuses.
Mai jos ai un exemplu de trace complet configurat, cu toate câmpurile de mai sus completate.
Aplicarea unui Trace pe o rezervare
- Selectează rezervarea.
- Accesează tab-ul Traces.
- Alege un șablon predefinit.
- Completează detaliile la Topic Details.
- Salvează.
Trace-ul apare adăugat pe rezervare, cu detaliile completate la Topic Details.
Tab-ul Traces semnalează vizual când rezervarea are alerte active. Utilizatorul poate marca un trace ca Completed; dacă rămâne nerezolvat, check-out-ul e blocat și apare un mesaj de avertizare.
Utilizatorul poate marca un trace ca Completed după ce a rezolvat cererea.
Dacă rămâne nerezolvat, check-out-ul e blocat și apare un mesaj de avertizare.
Alertă prin e-mail la închiderea de zi (EOD)
Pentru trace-urile cu Trace Delivery Method setat pe Email/User, alerta se trimite automat prin procedura de închidere de zi.
Days și Due Date sunt câmpuri obligatorii pentru acest tip de livrare. La închiderea de zi, sistemul trimite automat un e-mail către utilizatorul alocat.
După trimitere, pe rezervare vezi statusul trace-ului schimbat în Delivered.
Traces pe planuri tarifare
Din Rates and Sales → Pricing → Rate Plan Traces, selectezi un plan tarifar, atașezi un trace, activezi alerta pentru departamentul relevant și o activezi pentru toate statusurile.
Odată configurat, orice rezervare făcută pe tariful respectiv activează automat tab-ul Traces.
Detaliile trace-ului sunt vizibile direct în tab-ul Traces al rezervării.
Trace de tip Locator
Poți configura un trace de tip Locator ca să marchezi locația declarată de oaspete într-un interval orar.
Raportare
Poți filtra traces după Guest Confirmation, Trace Status sau Assigned User și genera un raport de status.
Cu filtrele de mai sus generezi un raport de status pentru toate trace-urile relevante.
Transfer servicii între rezervările In-House și Pre-registered
Folosește această procedură când vrei să transferi servicii de pe o rezervare In-House către o rezervare care încă are statusul Reserved.
- Schimbă statusul rezervării țintă din Reserved în Pre-register
- Folosește funcția Transfer Record → To Accounts, selectează rezervarea pre-înregistrată și confirmă cu OK.
- Selectează folio-ul potrivit și salvează cu Submit.
- Folio-ul sursă își corectează automat valorile după transfer.
Serviciile apar încărcate pe rezervarea pre-înregistrată după finalizarea transferului.
Check-in pentru client venit după închiderea de zi
Dacă oaspetele ajunge după închiderea de zi (momentul în care tariful se postează automat), postează manual suma respectivă pe nota de plată a clientului.
Verifică tipul tarifului rezervării — postarea manuală diferă după cum tariful este Room sau Room + Breakfast.