Rezervări de grup
Modulul Group Sales din HMS îți permite să verifici disponibilitatea pentru un grup, să creezi rezervarea de grup, să blochezi camere și să generezi rezervările individuale (delegates) din grup.
Creare rezervare de grup
Verificarea disponibilității
Selectează un interval de date din calendar pentru a vedea camerele disponibile pe proprietate, inventarul total, rezervările de grup existente și camerele deja blocate per grup.
Creare grup
Completează câmpurile principale:
- Booker Type — Booking Agency sau Organization.
- Booker — se selectează din profilurile de organizații existente.
- Group Name — se completează automat, dar poate fi editat.
- Status — Prospect, Tentative sau Definite.
- Tipul de grup, perioada sejurului și data planificată de eliberare (release date).
- Date de contact (obligatorii).
- Rate Plan.
- Source of Business și Market Segment (obligatorii).
Cât timp grupul e pe Tentative, blocarea camerelor nu afectează disponibilitatea generală a hotelului — cu excepția cazului în care activezi opțiunea Tentative Room Block Affects House Availability. La trecerea pe Definite, această opțiune dispare și camerele se scad automat din inventarul general.
La final, apasă butonul Save/Submit. Rezervarea va arăta așa:
Poți schimba starea grupului:
Room Types — tipuri de cameră
Rezervarea de grup are mai multe tab-uri — Room Types, Rates, Block, Auto Transfer, Delegates, Notes, Comments și Documents — pe care le parcurgi pe rând.
În tab-ul Room Types, bifează Allow Borrowing dacă vrei să permiți împrumutul de camere de la alte tipuri și Allow Overbooking dacă vrei să permiți suprarezervarea. Tipurile de cameră disponibile apar în coloana Unassociated Room Types, iar cele deja asociate grupului apar în Associated Room Types.
Selectează tipul de cameră din Unassociated Room Types și apasă butonul de transfer pentru a-l muta în Associated Room Types.
Pentru fiecare tip de cameră asociat, poți bifa Stop Selling rooms at 0 — opțiunea blochează rezervările suplimentare peste numărul de camere deja blocat pentru grup pe acel tip.
Tarife
Tab-ul Rates stabilește tariful la care se vinde grupul. Din același tab ai acces și la Ad Item (adaugă suplimente), Rate Details și Rate Plan Schedule (tarife diferite pe nopți).
La Forecast Occupancy, alege gradul de ocupare estimat (Single/Double) pentru raportare. Bifează Copy Default Rate dacă vrei să preiei tariful standard al planului tarifar, ca punct de plecare.
Introdu tariful negociat — în exemplul de mai jos, 235 RON în regim de dublă pentru camerele de tip DBLT (twin) — și apasă Submit. Tariful nou apare imediat atașat rezervării de grup.
Dacă vrei tarife diferite pe nopți de sejur, folosește Rate Plan Schedule: selectează noaptea pentru care vrei alt cod tarifar, schimbă codul și apasă Submit.
Rezultatul apare imediat: în exemplul de mai jos, noaptea de 09.02 rămâne pe tariful BAR, iar noaptea de 10.02 trece pe RACK.
Blocare camere (Block)
Tab-ul Block e locul unde blochezi inventarul, noapte cu noapte. Bifează sau nu Cancel Returns Availability to Hotel (camerele anulate se redau disponibilului general) și Tentative Room Block Affects House Availability (blocarea afectează disponibilitatea generală cât timp grupul e Tentative).
Completează, pentru fiecare zi de sejur, coloanele CON (contracted) și BLK (blocked). Cât timp opțiunea Tentative Room Block Affects House Availability e debifată, disponibilitatea generală (HSE AVL) nu se modifică.
Bifează opțiunea Tentative Room Block Affects House Availability dacă vrei ca blocarea să scadă imediat din disponibilitatea generală, încă din faza Tentative.
Disponibilitatea generală scade imediat cu numărul de camere blocate, iar grupul apare, alături de celelalte, în lista grupurilor cu camere blocate pe acele date.
Când treci statusul grupului pe Definite, camerele blocate se scad automat din inventarul general, indiferent de opțiunea Tentative Room Block Affects House Availability.
Opțiunea Tentative Room Block Affects House Availability dispare din formular odată ce grupul e Definite — la acest status, blocarea afectează întotdeauna disponibilitatea hotelului.
Auto Transfer — transfer automat pe cont
În tab-ul Auto Transfer configurezi regulile de transfer automat ale serviciilor în contul de grup (Group Account) — cont creat automat de HMS la salvarea rezervării de grup.
La Auto Transfer Rule Type, alege Special Instruction sau una dintre celelalte opțiuni disponibile.
La To Account, selectează contul de grup (Group Account) — cel creat automat odată cu salvarea rezervării de grup în HMS.
La Code Type, alege Transaction Code — celelalte opțiuni se folosesc foarte rar.
Completează codul tranzacției — de regulă BB, de la Bed & Breakfast.
Folosește codul BB dacă tariful este de tip package (mic dejun inclus).
Folosește codul 1000 pentru tarifele de tip Room Only.
La Start Date și End Date, specifică perioada în care se aplică regula de Auto Transfer, în interiorul sejurului grupului.
Delegates — generarea rezervărilor individuale
Grupul trebuie să aibă statusul Definite înainte să adaugi delegates (rezervări individuale). Completează toată configurarea (tarife, block, auto transfer) înainte de a crea delegates, ca rezervările generate să preia automat tarifele și regulile corecte.
Grupul trebuie să aibă statusul Definite înainte să adaugi delegates (rezervări individuale). Completează toată configurarea (tarife, block, auto transfer) înainte de a crea delegates, ca rezervările generate să preia automat tarifele și regulile corecte.
- În tab-ul Delegates, specifică numărul de rezervări de creat.
- Introdu tipul de cameră.
- Definește numărul de adulți per cameră.
- Salvează rezervările.
Rezervările apar în listă, cu sumarul lor — de exemplu, numărul total de oaspeți înregistrați și numărul de rezervări create.
Dacă modifici configurarea grupului după ce ai generat delegates, actualizează rezervările deja create: bifează-le în partea din stânga a listei.
Apasă Actions și alege Delegate Rate Update.
Selectează planul tarifar dorit — de exemplu, RACK — pentru rezervările bifate și confirmă. Tariful se actualizează pe toate rezervările selectate.
Dacă după completarea rubricii Delegates se va interveni asupra rezervării de grup în sensul modificării tarifului/reguli de autotransfer/companii asociate etc., rezervările existente nu se vor modifica automat (modificarea nu acționează retroactiv). Aceste modificări se vor face asupra rezervărilor existente doar folosind Delegate Update!
Notes, Comments și Documents
- Notes — observații cu opțiuni de printare pe confirmare, check-in sau înregistrare.
- Comments — notează observații interne despre grup. Apasă Add Comment pentru a adăuga una nouă.
Scrie textul comentariului și apasă Save.
Comentariul salvat apare în listă, cu data și autorul.
- Documents — încarcă aici contractele și acordurile semnate cu organizatorul grupului.
Apasă Create/Upload Document, apoi Browse pentru a alege fișierul de pe calculator și atașează-l rezervării de grup.
Actualizare grup existent
Delegate Message
Din tab-ul Delegates, bifează rezervările cărora vrei să le trimiți un mesaj și alege opțiunea Delegate Massage din meniul Actions. Scrie textul mesajului și trimite-l — mesajul ajunge individual la fiecare rezervare bifată, util pentru informații specifice grupului (de exemplu, ora de check-in sau punctul de întâlnire).
Modificare tarif
- Actualizează tariful grupului în tab-ul Rates — la fel ca la crearea rezervării.
- Mergi în tab-ul Delegates, bifează rezervările pe care vrei să le actualizezi, apasă Actions și alege Delegate Rate Update.
- Selectează perioada (nopțile de sejur) pentru care se aplică noul tarif.
- Confirmă perioada selectată — dacă rezervarea are mai multe nopți, poți actualiza doar o parte din sejur.
- Apasă Submit. Tariful se actualizează pe toate nopțile selectate ale rezervărilor bifate — în exemplul de mai jos, ambele nopți primesc noul tarif.
Modificare informații rezervare
Folosește opțiunea Delegate Update pentru a modifica datele de sosire/plecare, tipul de cameră, nivelul VIP, planul tarifar și notele rezervărilor din grup.
În fereastra care se deschide, modifică datele de sosire/plecare, tipul de cameră, nivelul VIP, planul tarifar sau notele rezervării, apoi salvează.
Pentru a schimba tipul de cameră al rezervărilor din grup, adaugă mai întâi noul tip de cameră în modulele Rates și Block, apoi actualizează rezervările.
Adaugă noul tip de cameră în tab-ul Rates al grupului.
Adaugă același tip de cameră și în tab-ul Block.
Confirmă tipul de cameră selectat în Block.
Revino în Delegates și actualizează rezervările — acestea preiau noul tip de cameră.
Modificare regulă de autotransfer
- În tab-ul Auto Transfer, selectează regula existentă pe care vrei să o modifici.
- Ajustează detaliile regulii — de exemplu, contul To Account, Code Type sau perioada de valabilitate — și salvează.
Alte acțiuni disponibile
Din grup poți și: anula rezervări individuale, adăuga traces sau alerte, folosi delegate posting și advance posting, sau schimba Guarantee Type.
Pentru a anula o rezervare din grup, selecteaz-o în tab-ul Delegates și alege opțiunea de anulare din meniul Actions.
Pentru a schimba Guarantee Type, elimină mai întâi tipul de booker (Booker Type) și organizația asociată, apoi reasociază-le cu noua modalitate de garantare.
Serviciile nu se pot transfera pe un House Account de grup
Problemă: transferul de servicii pe contul de grup (House Account) e blocat pentru că acesta are o dată de start (ex. 30.10.2020) ulterioară datei serviciilor de transferat.
Soluție:
- Modifică data de start a contului, ca să corespundă cu data serviciilor pe care vrei să le transferi.
- Localizează contul de grup (Group account).
- Transferă serviciile dorite.
