Consumuri
Modulul Consumuri din Master Cloud permite înregistrarea consumului de stocuri din gestiune către diverse centre de cost (de exemplu, bucătărie, laborator, locații de producție). Acesta este folosit pentru a evidenția scăderea din stoc a produselor utilizate intern, fără ieșire comercială.
Vezi mai jos tutorialul video:
Urmează acești pași pentru a accesa pagina Consumuri:
Accesează Master Cloud cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Desfacere.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Desfacere și selectează opțiunea de meniu Consumuri.
În pagina Consumuri poți:
- căuta documentele de consum existente în sistem;
- exporta (sau tipări) documente de consum în format pdf sau le poți trimite pe mail, unul sau mai multe;
- ascunde coloane din tabel dacă există informații mai puțin relevante pentru tine, respectiv afișa toate coloanele. Apasă butonul cu trei linii verticale din colțul drept sus al tabelului și bifează/debifează coloanele dorite. Ulterior, doar informațiile din coloanele afișate vor fi exportate!
- exporta toate rândurile din tabel, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău. Apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului;
- adăuga un document de consum și îl poți salva ca Ciornă sau îl poți finaliza după completarea tuturor câmpurilor obligatorii;
- edita un document de consum nefinalizat, în starea Ciornă pentru a continua procesul finalizare a documentului, prin apăsarea butonului de editare din dreptul documentului dorit;
- consulta documentele finalizate apăsând butonul de vizualizare disponibil numai în dreptul documentelor în starea Neprocesat sau Finalizat; documentul se deschide într-o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile;
- copia un document de consum existent pentru a adăuga unul nou în sistem, similar cu cel existent, prin apăsarea butonului de copiere din dreptul documentului Finalizat;
- anula (storna) un document de consum inițial, adăugând în sistem un document de consum similar, dar cu cantități negative, prin apăsarea butonului Stornează din dreptul unui document existent;
- șterge un document de consum în starea Ciornă sau Neprocesat, prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit.
Unele acțiuni sunt disponibile după acționarea butonului din dreptul unui document.
Consumurile în starea Ciornă sau Neprocesat nu modifică stocurile; doar cele Finalizate au impact contabil.
În pagina Consumuri găsești lista tuturor documentelor de consum din sistem. Fiecare document este listat cu detalii precum:
- Număr document: Identificatorul unic al documentului de consum.
- Dată: Data și ora la care a fost creat documentul.
- Tip: Tipul de document de consum (cum ar fi bon de consum, protocol, storno etc.). Tipurile de documente de consum le poți gestiona în meniul Setări > Consumuri.
- Valoare cost: Valoarea totală a documentului de consum, exprimată în valuta implicită a sistemului (RON).
- Gestiune: Gestiunea din care au fost scoase (consumate) articolele menționate în documentul de consum.
- Dată operare: Data și ora la care a fost operat consumul.
- Stare: Starea în care se află documentul de consum:
- Ciornă - s-a început generarea documentului, dar încă nu a fost încheiat procesul;
- Neprocesat - a fost generat și finalizat documentul, dar stocurile și calculele în gestiuni NU au fost actualizate până la închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat documentul. Practic, documentul este plasat într-o coadă de așteptare, din care sistemul îl va prelua și procesa după închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat; dacă nu există un astfel de inventar deschis, atunci documentul este trecut direct în starea Finalizat;
- Finalizat - a fost generat și finalizat documentul, iar stocurile și calculele în gestiuni au fost actualizate conform acestuia. Documentele storno sunt documente care referă un document inițial. Pentru documentele de consum storno, stocurile în gestiune au fost aduse la valorile anterioare documentului de consum inițial.
Documentele Neprocesate trec automat în starea Finalizat după închiderea eventualelor inventare deschise pe gestiunile afectate. NU poți trece manual un document Neprocesat în starea Finalizat.
- Acțiuni: În funcție de starea documentului, poți efectua anumite acțiuni asupra acestuia:
- Editează - apasă butonul pentru a continua procesul de generare a unui document. Acesta trebuie să fie în starea Ciornă pentru a-l edita.
- Vizualizează - apasă butonul pentru a consulta documentul în stare Neprocesat / Finalizat.
- Stornează - apasă butonul pentru a storna document de consum Finalizat.
- Copiază - apasă butonul pentru a adăuga un document de consum nou similar cu cel selectat în starea Finalizat.
- Exportă în PDF- apasă butonul pentru a descărca documentul de consum pe calculatorul tău.
- Trimite prin mail - apasă butonul pentru a trimite documentul către adresele de mail dorite.
- Șterge - apasă butonul pentru a șterge documentul de consum în starea Ciornă sau Neprocesat.
Unele acțiuni sunt disponibile după acționarea butonului din dreptul unui document.
Apasă bara de căutare de deasupra tabelului pentru a căuta un document după interval de date, număr, gestiune, valoare, stare, tip document, cod sau denumire articol. Poți efectua căutarea după mai multe criterii în același timp. Sistemul afișează în tabel doar înregistrările care îndeplinesc toate criteriile de căutare introduse de tine.
Procesul de adăugare a unui document de consum implică:
- Introducerea detaliilor (antetului) documentului;
- Alegerea articolelor care vor fi consumate, introducerea cantităților dorite și opțional selecția manuală a loturilor dorite;
- Salvarea documentului sub forma unei ciorne sau a unui document neprocesat / finalizat, dacă nu mai necesită verificări ulterioare;
- Actualizarea automată a stocurilor din gestiune în baza documentului de consum finalizat.
Deschide oricând un document în starea Ciornă pentru a termina procesul de completare și a-l finaliza, moment în care sistemul trece documentul de consum în starea Neprocesat sau direct Finalizat dacă nu există inventar deschis pe gestiunea afectată.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga un document de consum:
În pagina Consumuri, apasă butonul Creează consum din colțul drept jos al paginii pentru a iniția procesul de creare a unui document de consum.
Se deschide pagina de creare a documentului de consum, Adaugă consum, cu următoarele componente:
Antet document
În antetul documentului, completează câmpurile obligatorii, marcate cu *:
- Dată document - Data și ora creării documentului, completate automat cu data și ora sistemului, dar editabile. Data și ora nu pot fi în viitor!
- Tip document - Alege tipul de bon contabil în baza căruia generezi consumul.
- Gestiune - Alege gestiunea din care vei efectua consumul, de unde vor scădea stocurile. Abia după selectarea gestiunii vei putea completa articolele care fac obiectul acestui consum!
- Comentarii - Introdu orice comentarii relevante despre acest consum.
Continuă cu completarea liniilor documentului de consum.
Poți salva oricând documentul sub forma unei ciorne, chiar și fără a fi complet finalizat. Apasă butonul Salvează ciornă din colțul drept jos al paginii.
Vei regăsi ciorna documentului de consum în pagina Consumuri. Poți continua să procesezi ciorna în orice moment, prin apăsarea butonului de editare din dreptul documentului în stare Ciornă.
Articole consumate
Partea de jos a paginii Adaugă consum conține lista de articole consumate. Secțiunea afișează o grilă de linii de produs, fiecare rând reprezentând un articol care este consumat.
Adaugă fiecare articol consumat în parte și completează câmpurile obligatorii. Asigură-te că articolele și cantitățile sunt cele corecte!
Modifică manual loturile dacă dorești să consumi alte loturi decât cele mai vechi din gestiunea sursă (metoda FIFO de consum al stocurilor - primul intrat, primul ieșit).
Adaugă articole
Pentru a adăuga articole care vor fi consumate în baza acestui document, apasă butonul Adaugă articol.
În linia goală nou apărută în listă, completează și/sau verifică următoarele informații:
- Articol - Selectează articolul consumat scriind o parte din codul unic sau denumirea articolului.
- Cod articol - Completat automat de sistem după ce alegi articolul în prima coloană.
- UM - Unitatea de măsură a articolului selectat, completat automat.
- Cod de bare - Codul de bare al articolului selectat, completat automat.
- Stoc la dată document (curent) - Numărul de unități de măsură din acel articol disponibile în gestiune la data documentului, respectiv la data curentă a sistemului, completat automat.
- Preț/UM - Prețul unei unități din articolul selectat, completat automat după salvarea articolului în tabel. În funcție de setările gestiunii, este prețul mediu al unei unități sau ultimul preț de vânzare din intervalul selectat.
- Valoare cost - Valoarea totală pentru cantitatea selectată pentru consum din acel articolului, calculat automat după salvarea articolului în tabel.
- Cantitate de consumat - Introdu cantitatea din articol pe care dorești să o consumi din gestiune.
Salvează articolul la nivelul tabelului, sau șterge-l dacă este cazul.
Pentru fiecare linie din document, poți efectua următoarele acțiuni:
- Editează - Apasă butonul Editează pentru a modifica detaliile acelei linii. Poți modifica cantitatea din acel articol care este consumată.
- Alege lot - Apasă butonul pentru a modifica manual lotul pe care dorești să îl consumi.
- Șterge - Poți șterge linia respectivă dacă apeși butonul Șterge .
- Restaurează - Dacă ai efectuat modificări de orice fel pe o linie, o poți aduce la valorile inițiale prin apăsarea butonului Restaurează .
Verifică valorile totale ale articolelor consumate, calculate automat de sistem.
Continuă cu modificarea manuală a loturilor , dacă este cazul, sau treci la salvarea documentului în starea Ciornă sau Neprocesat.
Selectează manual loturi
Metoda implicită de consum din gestiuni folosită de Master Cloud este FIFO (First In First Out), adică primul lot intrat în gestiune este primul lot ieșit din acea gestiune. Sistemul selectează automat cel mai vechi lot cu disponibilitate, în ordine cronologică.
Poți interveni manual pentru a modifica lotul pentru care efectuezi un consum.
Apasă butonul Selecție manuală lot dacă dorești să modifici lotul din articol care va fi consumat din gestiune.
În fereastra Selectează manual loturi, sistemul afișează în partea de sus articolul consumat, numărul de unități de măsură consumate, gestiunea din care se consumă și cantitatea selectată.
Mai jos, într-un tabel, afișează informații despre loturile pentru articol existente în acea gestiune.
Fiecare lot din articol aflat în gestiunea sursă are afișate:
- Dată primire - Data la care acel lot a intrat în gestiune;
- Tip document - Tipul de document prin care acel lot a intrat în gestiune;
- Lot intern - Numărul intern al acelui lot;
- Nr. lot - Numărul extern, de la furnizor, al acelui lot;
- Expirare - Data de expirare a lotului, dacă există;
- Cantitate disponibilă - Cantitatea din acel articol disponibilă în lot, exprimată în unitatea de măsură implicită a articolului;
- Preț/UM - Prețul de cost sau prețul de vânzare al articolului în acel lot, în funcție de tipul gestiunii;
- Cantitate consumată - Cantitatea care se va consuma din acel lot.
Mergi în dreptul lotului din care dorești să consumi și introdu cantitatea pe care dorești să o consumi din acel lot, în coloana Cantitate consumată.
Poți folosi cantități din oricâte loturi dorești, dacă există au disponibilitate. Alege pe rând loturile dorite și introdu-le cantitățile dorite!
Cantitatea totală de consumat din loturi trebuie să fie egală cu cantitatea selectată din acel articol!
Apasă butonul Folosește loturile selectate.
Fereastra de selecție a lotului se închide, iar articolul cu loturi selectate manual apare marcat în lista de articole consumate.
Poți verifica și/sau modifica loturile selectate prin apăsarea textului Vezi loturi selectate.
Aplicația afișează din nou fereastra Selectează manual loturi, unde poți verifica dacă ai ales corect loturile pentru consum și le poți edita cantitățile, dacă e cazul.
Nu uita să apeși butonul Folosește loturile selectate pentru a salva modificările de loturi.
Poți renunța la selecția manuală de loturi în cazul în care dorești ca sistemul să folosească metoda implicită de alocare a loturilor, începând de la cele mai vechi loturi intrate în gestiune.
Apasă butonul Folosește loturi automat, apoi confirmă înlocuirea loturile selectate manual cu cele alocate automat de sistem prin apăsarea butonului Alocă loturi automat.
Dacă ai terminat cu adăugarea de articole care se vor consuma și cu selecția loturilor, dacă a fost cazul, treci la finalizarea documentului de consum!
Dacă ai selectat un lot pentru un anumit articol, atunci nu mai poți adăuga același articol în lista de produse consumate!
În schimb, poți adăuga același articol în lista de articole consumate dacă nu ai selectat un anumit lot, ci lași procesarea automată FIFO.
Finalizare și actualizare stocuri
Finalizarea documentului de consum transformă documentul într-un act oficial. Acest pas salvează toate informațiile documentului în baza de date cu starea Neprocesat.
Sistemul actualizează automat stocurile și calculele din gestiune DUPĂ închiderea eventualelor inventare deschise pe acea gestiune. În acel moment documentul Neprocesat este trecut automat în starea Finalizat.
După completarea și validarea tuturor câmpurilor din pagina Consumuri și adăugarea articolelor de consumat împreună cu cantitățile dorite și opțional cu loturile alese manual, apasă butonul Finalizează (sau Finalizează și tipărește, dacă vrei să tipărești documentul în același pas cu finalizarea).
Sistemul efectuează automat următoarele acțiuni:
- Validează întregul formular, prețurile și stocurile disponibile în timp real;
- Dacă nu există un inventar deschis, actualizează cantitățile de stoc și valorile în gestiune; altfel, va actualiza cantitățile și valorile după închiderea inventarului;
- Salvează starea documentului de consum ca Neprocesat, respectiv Finalizat dacă nu există inventar deschis;
- Înregistrează în jurnal: utilizatorul care a finalizat și ora de finalizare;
- Afișează un mesaj de succes și afișează documentul de consum în pagina de vizualizare a acestuia.
După finalizare, toate câmpurile documentului devin needitabile; documentul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul din dreptul consumului finalizat.
Documentul Finalizat poate fi ulterior trimis pe mail sau exportat ca pdf.
Stocurile sunt actualizate automat în Master. Pentru fiecare linie de articol consumat:
- Scade stocul în gestiunea selectată cu cantitatea specificată;
- Este păstrată trasabilitatea între articol, lot (dacă este cazul), furnizor și factură.
Funcționalitatea Copiază îți permite crearea rapidă a unui nou document de consum pe baza unuia existent în starea Finalizat. Este utilă atunci când consumurile sunt recurente sau când trebuie efectuat un consum similar cu unul anterior, dar cu modificări minore.
Folosește copierea atunci când:
- Consumi frecvent aceleași articole din aceleași gestiuni.
- Vrei să creezi un consum nou pornind de la unul existent, dar cu cantități sau articole ajustate.
- Vrei să economisești timp, evitând introducerea manuală a articolelor.
Funcționalitatea Copiază nu poate fi folosită pentru documente stornate!
Pentru a copia un document de consum, urmează acești pași:
În pagina Consumuri, în dreptul documentului dorit în starea Finalizat, care nu este de tip Storno, apasă butonul Acțiuni și alege opțiunea Copiază.
Aplicația afișează pagina Copiază consum în care generează un document nou cu aceleași articole, gestiune și valori ca documentul copiat.
Verifică valorile din documentul generat automat și modifică conform necesităților tale:
- Articolele care se consumă (adăugare/eliminare), împreună cu cantitățile ajustate după nevoie
- Ajustează loturile selectate manual, dacă e cazul
- Comentariile și datele din antetul documentului.
După modificările dorite, apasă butonul Finalizează și alege una dintre opțiuni:
- Finalizează – sistemul salvează documentul
- Salvează ciornă – sistemul salvează documentul fără a afecta stocurile.
Sistemul salvează noul document de consum în starea Ciornă sau Neprocesat/ Finalizat, în funcție de opțiunea ta de mai sus.
Documentul duplicat primește un nou număr de document.
Modificările efectuate asupra noului document nu afectează documentul inițial.
Funcționalitatea Stornare permite anularea unui consum deja finalizat, prin generarea automată a unui document cu mișcări inverse. Acest lucru este util atunci când s-a făcut un consum eronat și este necesară corectarea stocurilor.
Poți adăuga un singur document storno pentru un document de consum finalizat.
Poți storna doar documente de consum care nu au fost deja stornate!
Pentru a storna un document de consum, urmează acești pași:
În pagina Consumuri, în dreptul documentului dorit în starea Finalizat, apasă butonul Acțiuni și alege opțiunea Stornează.
Alternativ, stornează documentul direct din pagina Vizualizează consum:
În pagina Stornează consum, similară paginii Vizualizează consum, dar cu următoarele diferențe:
- Cantitățile articolelor sunt afișate cu semn negativ, reprezentând mișcarea inversă.
După verificarea detaliilor, apasă butonul Finalizează pentru ca sistemul să salveze documentul și să efectueze mișcarea inversă în stocuri.
Înapoi în pagina Consumuri, documentul de consum storno finalizat este afișat în listă. Tipul documentului este Storno și referă documentul original de consum, având afișat numărul documentului original.
Apasă numărul documentului referit pentru a-l vizualiza, dacă dorești să-i consulți detaliile.
- Folosește funcționalitatea Stornează doar pentru a corecta consumuri efectuate greșit.
- Pentru trasabilitate, utilizează stornarea pentru anulare.
Funcționalitatea Șterge permite eliminarea unui document de consum în starea Ciornă sau Neprocesat din sistem, pentru a nu impacta stocurile.
Poți șterge un document de consum prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit.
Sistemul șterge documentul de consum după confirmarea acțiunii.
În funcție de nevoile tale, poți să descarci sau să tipărești documentele de consum finalizate unul câte unul în format pdf, poți descărca unul sau mai multe documente selectate sau le poți trimite pe mail. Poți decide să exporți în masă documentele de consum, în funcție de anumite filtre.
Pentru a exporta toate rândurile din tabelul Consumuri, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău, apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului.
Descarcă un singur document
Pentru a descărca un anumit document de consum în format pdf sau pentru a-l trimite pe mail pentru a-l descărca ulterior, urmează acești pași:
În pagina Consumuri, deschide pentru vizualizare documentului dorit în stare Finalizat.
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Exportă ca PDF.
Sistemul afișează documentul pe dispozitivul tău, iar ulterior îl poți descărca.
SAU
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Trimite prin email.
În fereastra Consumuri - Trimite prin email, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului finalizat în format pdf și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una.
Introdu cu atenție adresa/adresele de mail, pentru ca sistemul să trimită documentele către persoanele dorite.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul trimite un mail către adresele de mail precizate de tine.
Apasă linkul din mail pentru a descărca documentul în format pdf pe dispozitivul tău.
În funcție de politicile de securitate interne pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browser-ului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/ Allow în colțul drept sus al browser-ului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Exportă unul sau mai multe documente
Pentru a descărca unul sau mai multe documente finalizate în format pdf sau pentru a le trimite către adresele de mail dorite, urmează pașii de mai jos.
În pagina Consumuri, bifează caseta de selecție din dreptul documentului sau a documentelor finalizate dorite, apoi apasă butonul corespunzător opțiunii dorite:
- Exportă în PDF - pentru a descărca documentul/documentele sub forma unui fișier în format pdf;
- Trimite pe mail - pentru a trimite prin poșta electronică documentul sau documentele selectate.
Alternativ, în dreptul unui singur document, apasă butonul Acțiuni și alege una din opțiunile Tipărește în PDF, Exportă în PDF sau Trimite pe mail.
Pentru a trimite pe mail, completează adresa sau adresele de mail către care vei trimite documentul, apoi apasă Trimite prin email din fereastra afișată.
Sistemul deschide documentul de consum pe dispozitivul tău.
În funcție de politicile de securitate interne pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/ Allow în colțul drept sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Dacă ai ales să trimiți pe mail documentul/documentele selectate, aplicația afișează fereastra Consumuri - Trimite prin email. Aici, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului finalizat în format pdf.
Apasă butonul Trimite prin email.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține un link pentru a descărca documentele pe dispozitivul tău.
Exportă în masă documente
Pentru a extrage mai multe documente simultan, folosind o serie de filtre care te ajută în selectarea documentelor în funcție de anumite criterii:
În pagina Consumuri, apasă butonul Exportă în masă din colțul drept jos al paginii.
În formularul de export afișat, Trimite prin email - Consumuri, completează criteriile de filtrare pentru a descărca doar anumite documente:
- Adrese de mail – Introdu adresele către care se trimite exportul, una câte una. Dă click pe adresă imediat ce ai scris-o pentru a fi pusă în listă.
- Dată de început / Dată de sfârșit – Selectează intervalul calendaristic în care dorești să se încadreze datele documentelor pe care le vei exporta.
- Tip consum - Selectează tipurile de bonuri de consum care vor fi exportate.
- Gestiune – Alege gestiunile ale căror documente de consum vor fi incluse în export.
- Creat de - Alege utilizatorul ale cărui documente create dorești să le exporți.
- Produs - Alege articolul pentru care dorești să exporți documentele de consum.
- Lot produs - Introdu numărul lotului din produs pentru care dorești să exporți documentele de consum.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul generează un link de transfer pe care îl transmite către adresele de mail specificate.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține linkul de transfer. Apasă linkul pentru a începe descărcarea arhivei de documente.