Producție
Modulul Realizare producție din Master Cloud îți oferă o imagine completă asupra tuturor documentelor de producție generate automat de sistem, precum și posibilitatea de a adăuga manual documente noi de producție.
Aici sunt centralizate toate operațiunile prin care se obțin articole finite din materii prime, pe baza rețetelor configurate în MyBusiness. Sistemul scade automat materiile prime și crește stocul articolelor finite, conform cantităților produse. Modulul afișează atât documentele create automat de sistem, cât și pe cele introduse manual.
Modulul Realizare producție te ajută să:
- urmărești tot ce ține de producție într-un singur loc
- controlezi consumul de materii prime
- verifici și corectezi eventualele diferențe
- gestionezi producția realizată manual sau automat
- ai trasabilitate completă pe ingrediente și rețete.
Vezi mai jos tutorialul video:
Asigură-te că rețetele configurate în MyBusiness sunt corecte, deoarece producția se calculează strict pe baza lor.
Urmează acești pași pentru a accesa pagina Producție:
Accesează Master Cloud cu un utilizator care are drepturi de a accesa meniul Desfacere.
Alege compania pentru care dorești să faci modificări.
În pagina principală a aplicației, deschide meniul Desfacere și selectează opțiunea de meniu Producție.
În pagina Producție, pe lângă documentele generate automat, poți:
- căuta documentele de producție existente în sistem;
- exporta (sau tipări) documente de producție în format pdf sau le poți trimite pe mail, unul sau mai multe;
- ascunde coloane din tabel dacă există informații mai puțin relevante pentru tine, respectiv afișa toate coloanele. Apasă butonul cu trei linii verticale din colțul drept sus al tabelului și bifează/debifează coloanele dorite. Ulterior, doar informațiile din coloanele afișate vor fi exportate!
- exporta toate rândurile din tabel, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău. Apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului;
- adăuga manual un document de producție atunci când pregătești produse pe baza unor rețete configurate; documentul adăugat manual îl poți salva ca Ciornă sau îl poți finaliza după completarea tuturor câmpurilor obligatorii;
- edita un document introdus manual în starea Ciornă pentru a continua procesul de adăugare a documentului, prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit;
- consulta documentele finalizate apăsând butonul de vizualizare disponibil numai în dreptul documentelor în starea Neprocesat / Finalizat; documentul se deschide într-o pagină de vizualizare similară celei de adăugare, dar în care nu mai poți modifica informațiile;
- copia un document de producție introdus manual pentru a adăuga unul nou în sistem, similar cu cel existent, prin apăsarea butonului de copiere din dreptul documentului Finalizat;
- anula (storna) un document de producție introdus manual inițial, adăugând în sistem unul similar, dar cu cantități negative, prin apăsarea butonului Stornează din dreptul unui document existent;
- șterge un document de producție introdus manual în starea Ciornă sau Neprocesat, prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit.
Unele acțiuni sunt disponibile după acționarea butonului din dreptul unui document.
Documentele de realizare a producției în starea Ciornă sau Neprocesate nu modifică stocurile; doar cele Finalizate au impact contabil.
În pagina Producție găsești lista tuturor documentelor de producție generate automat sau introduse manual în sistem. Fiecare document este listat cu detalii precum:
Pentru fiecare document în parte sunt afișate următoarele detalii:
- Număr document: Identificatorul unic al documentului de realizare a producției.
- Dată: Data și ora la care a fost creat documentul.
- Gestiune: Gestiunea din care au fost consumate ingrediente pentru producerea rețetelor care fac obiectul documentului.
- Număr document sursă: Numărul documentului care a declanșat producția (Raport Z, Bon de consum, Transfer, etc.).
- Tip document sursă: Tipul de document care a declanșat producția.
- Dată operare: Data și ora la care a fost operat consumul.
- Valoare cost: Valoarea totală a ingredientelor folosite în procesul de producție.
- Stare: Starea în care se află documentul de realizare producție:
- Ciornă - s-a început generarea documentului, dar încă nu a fost încheiat procesul;
- Neprocesat - a fost generat și finalizat documentul, dar stocurile și calculele în gestiuni NU au fost actualizate până la închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat documentul. Practic, documentul este plasat într-o coadă de așteptare, din care sistemul îl va prelua și procesa după închiderea inventarului pe gestiunea pe care este înregistrat; dacă nu există un astfel de inventar deschis, atunci documentul este trecut direct în starea Finalizate;
- Finalizate - a fost generat și finalizat documentul, iar stocurile și calculele în gestiuni au fost actualizate conform acestuia. Documentele storno sunt documente Finalizate, care referă un document inițial. Pentru documentele storno, stocurile în gestiune au fost aduse la valorile anterioare documentului de producție inițial.
Documentele Neprocesate trec automat în starea Finalizate după închiderea eventualelor inventare deschise pe gestiunile afectate. NU poți trece manual un document Neprocesat în starea Finalizate.
- Acțiuni: În funcție de starea documentului, poți efectua anumite acțiuni asupra acestuia:
- Editează - apasă butonul pentru a continua procesul de generare a unui document. Acesta trebuie să fie în starea Ciornă.
- Vizualizează - apasă butonul pentru a consulta documentul.
- Stornează - apasă butonul pentru a storna un document introdus manual procesat.
- Copiază - apasă butonul pentru a adăuga un document similar cu cel selectat.
- Exportă în PDF - apasă butonul aferent formatului de fișier pdf pentru a descărca documentul pe calculatorul tău.
- Trimite prin mail - apasă butonul pentru a trimite documentul către adresele de mail dorite.
- Șterge - apasă butonul pentru a șterge documentul în starea Ciornă sau Neprocesat.
Unele acțiuni sunt disponibile după acționarea butonului din dreptul unui document.
Apasă bara de căutare de deasupra tabelului pentru a căuta un document după număr, document sursă, valoare, interval de date, gestiune, articol, stare sau tip. Poți efectua căutarea după mai multe criterii în același timp. Sistemul afișează în tabel doar înregistrările care îndeplinesc toate criteriile de căutare introduse de tine.
Procesul de adăugare manuală a unui document de producție implică:
- alegerea gestiunii din care vei scădea stocurile pentru a produce rețetele specificate în cantitățile dorite
- specificarea rețetelor de produs și a cantităților pentru fiecare rețetă; sunt afișate doar rețetele care au ingrediente și care sunt marcate ca având producție automatizată pe gestiunea aleasă
- vizualizarea ingredientelor necesare și a valorilor, calculate automat de sistem.
Deschide oricând un document în starea Ciornă pentru a termina procesul de completare și a-l finaliza, moment în care sistemul trece documentul de producție în starea Neprocesat sau direct Finalizat dacă nu există inventar deschis pe gestiunea afectată.
Urmează pașii de mai jos pentru a adăuga manual un document de producție:
În pagina Producție, apasă butonul Adaugă producție din colțul drept jos al paginii pentru a iniția procesul de creare a unui document de realizare a producției.
Se deschide pagina de creare a documentului de producție, Adaugă producție, cu următoarele componente:
Antet document
În antetul documentului, completează câmpurile obligatorii, marcate cu *:
- Gestiune - Alege gestiunea din care vei realiza producția și de unde se vor consuma ingredientele necesare producerii rețetei.
- Dată document - Data și ora creării documentului, completate automat cu data și ora sistemului, dar editabile. Data și ora nu pot fi în viitor!
- Comentarii - Introdu orice comentarii relevante despre această realizare de producție.
Poți salva oricând documentul sub forma unei ciorne, chiar și fără a fi complet finalizat. Apasă butonul Salvează ciornă din colțul drept jos al paginii.
Vei regăsi ciorna documentului de producție în pagina Producție. Poți continua să procesezi ciorna în orice moment, prin apăsarea butonului de editare din dreptul documentului în stare Ciornă.
Rețete pentru producție
În partea centrală a paginii Adaugă producție introduci lista de rețete care intră în producție. Secțiunea Rețete pentru producție afișează o grilă de linii de articole, fiecare rând reprezentând o rețetă care este realizată.
Adaugă fiecare rețetă în parte și completează câmpurile obligatorii. Asigură-te că rețetele și cantitățile sunt cele corecte și că datele de expirare sunt dorite de tine!
Pentru a adăuga rețete care vor fi produse în baza acestui document, apasă butonul Adaugă articol.
În linia goală nou apărută în listă, completează și/sau verifică următoarele informații:
- Denumire articol - Selectează rețeta pe care dorești să o produci scriind o parte din codul unic sau denumirea articolului.
- Cod articol - Completat automat de sistem după ce alegi articolul în prima coloană.
Sunt afișate doar rețetele care au ingrediente configurate și care sunt marcate pentru producție automată în gestiunea selectată. Dacă vrei să produci o anumită rețetă, configurează-i ingredientele în MyBusiness și marcheaz-o pentru producție automată în gestiunea dorită.
Articolele inactive nu sunt afișate pentru selecție.
- UM - Unitatea de măsură a articolului selectat, completat automat.
- Cantitate - Introdu cantitatea pe care dorești să o produci.
- Expirare - Alege data de expirare a rețetei, dacă e cazul.
După alegerea articolului, introducerea cantității dorite și finalizarea documentului, sistemul calculează valoarea totală.
Salvează articolul la nivelul tabelului, sau șterge-l dacă este cazul.
Adaugă oricâte rețete dorești să produci și salvează-le în tabel. Sistemul va calcula și va totaliza ingredientele necesare pentru toate rețetele după salvarea fiecărei rețete la nivelul tabelului.
Ingrediente necesare
Secțiunea Ingrediente necesare afișează automat necesarul de materii prime după salvarea fiecărei rețete care va fi produsă.
Ingredientele necesare sunt calculate pe baza rețetelor configurate în MyBusiness.
Sistemul multiplică cantitățile din rețete cu cantitățile produse.
Vizualizează necesarul de ingrediente, cu următoarele informații:
- Articol, cu denumire și cod
- UM, unitatea de măsură a acelui ingredient
- Cantitate disponibilă din acel ingredient în gestiunea selectată
- Cantitate necesară din acel ingredient pentru producerea întregii cantități pentru toate rețetele de mai sus, calculată automat
- Numele rețetei din care provine ingredientul
- Valoarea totală a fiecărui ingredient în parte, precum și suma tuturor valorilor ingredientelor necesare pentru a produce rețetele selectate, afișată sub tabel.
Dacă aceeași materie primă apare în mai multe rețete, sistemul cumulează cantitățile.
Finalizare și actualizare stocuri
Finalizarea documentului de producție transformă documentul într-un act oficial. Acest pas salvează toate informațiile documentului în baza de date cu starea Neprocesat.
Sistemul actualizează automat stocurile și calculele din gestiunile sursă și destinație DUPĂ închiderea eventualelor inventare deschise pe gestiunile afectate. În acel moment, documentul Neprocesat este trecut automat în starea Finalizat.
După completarea și validarea tuturor câmpurilor din pagina Adaugă/Actualizează producție și adăugarea rețetelor împreună cu cantitățile dorite, apasă butonul Finalizează (sau Finalizează și tipărește, dacă vrei să tipărești documentul în același pas cu finalizarea).
Sistemul efectuează automat următoarele acțiuni:
- Validează întregul formular;
- Dacă nu există un inventar deschis pe gestiunea selectată:
- Stocurile articolelor finite (rețetelor) cresc cu cantitățile introduse pentru producție;
- Stocurile ingredientelor scad cu cantitățile calculate prin multiplicarea cantităților din rețete cu cele produse
În caz contrar, dacă există un inventar deschis pe gestiune, sistemul va actualiza cantitățile și valorile după închiderea inventarului;
- Salvează starea documentului de producție ca Neprocesat, respectiv Finalizat dacă nu există inventar deschis;
- Înregistrează în jurnal: utilizatorul care a finalizat și ora de finalizare;
- Afișează un mesaj de succes și afișează documentul de producție în pagina de vizualizare a acestuia.
Sistemul te avertizează dacă stocurile sunt insuficiente pentru realizarea producției rețetelor selectate în cantitățile introduse.
Dacă setarea generală Master permite documente cu stoc negativ, atunci poți finaliza documentul de producție chiar și cu stocuri insuficiente.
Dacă setarea nu permite documente cu stoc negativ, atunci documentul nu poate fi finalizat. În acest caz, fie modifici setarea, fie ajustezi stocurile de ingrediente, de exemplu, realizezi intrări pentru acele articole sau transferuri între gestiuni.
După finalizare/procesare, toate câmpurile documentului devin needitabile; documentul poate fi doar vizualizat, apăsând butonul .
Documentul Neprocesat/Finalizat poate fi ulterior trimis pe mail, exportat ca pdf.
Funcționalitatea Copiază îți permite crearea rapidă a unui nou document de producție pe baza unuia existent în starea Finalizat. Este utilă în situațiile în care realizezi frecvent aceeași producție sau ai nevoie să refaci un document cu ajustări minore, fără să pornești de la zero.
Funcționalitatea Copiază nu poate fi folosită pentru documente stornate.
Dacă documentul original a avut rețete actualizate între timp, copierea va folosi rețetele actuale, nu versiunea veche. Ingredientele sunt recalculate automat în funcție de noile date.
Pentru a copia un document de producție finalizat, urmează acești pași:
În pagina Producție, în dreptul documentului dorit în starea Finalizat, apasă butonul Acțiuni și alege opțiunea Copiază.
Aplicația afișează pagina Adaugă producție în care se generează un document nou cu aceeași gestiune, aceleași rețete și cantități ca documentul copiat.
Verifică valorile din documentul generat automat și modifică conform necesităților tale:
- Data documentului în antet
- Rețetele pe care le produci (adăugare/eliminare), împreună cu cantitățile ajustate după nevoie
- Datele de expirare ale rețetelor.
După modificările dorite, apasă butonul Finalizează și alege una dintre opțiuni:
- Finalizează – înregistrează producția în sistem, cu afectarea stocurilor
- Salvează ciornă – salvează documentul fără a afecta stocurile.
Sistemul salvează noul document de producție în starea Ciornă sau Neprocesat/ Finalizat, în funcție de opțiunea ta de mai sus.
Documentul duplicat primește un nou număr de document.
Modificările efectuate asupra noului document nu afectează documentul inițial.
Stornarea unui document de producție îți permite să anulezi efectele unui document Finalizat, readucând stocurile la situația anterioară. Este utilă atunci când s-au făcut greșeli de operare sau ai nevoie să corectezi o producție înregistrată incorect.
Poți storna doar documentele de producție înregistrate manual care nu au avut mișcări ulterioare sau care nu au fost deja stornate.
Nu poți storna documentele de realizare producție pentru rapoarte Z, bonuri de consum și bonuri de transfer.
Nu există stornare parțială, operațiunea este integrală.
Atunci când stornezi o producție:
- Sistemul generează automat un document invers, cu cantități și valori negative.
- Ingredientele consumate sunt readăugate în stoc, în cantitățile inițiale.
- Articolele finite rezultate din producție sunt scoase din stoc cu aceeași valoare și cantitate cu care au fost create.
- Documentul original rămâne vizibil în listă, cu statusul Stornat.
- Documentul de stornare apare ca un document nou, legat de original.
Stornarea produce astfel o reversare completă și corectă a operațiunii înregistrate inițial.
Dacă dorești o corectare parțială (ex.: ai produs 10 buc, dar trebuia 8), aceasta se face prin:
- stornarea completă, urmată de
- înregistrarea unui document corect, sau
- documente de reglare, conform politicii firmei.
Pentru a storna un document de producție finalizat, urmează acești pași:
În pagina Producție, în dreptul documentului dorit în starea Finalizat, apasă butonul Acțiuni și alege opțiunea Stornează.
Alternativ, stornează documentul finalizat direct din pagina Vizualizează producția realizată:
Documentul poate fi stornat doar dacă există stoc suficient în gestiune pentru a face mișcarea inversă.
Dacă stocurile produse au fost deja consumate, documentul nu mai poate fi stornat.
În pagina Stornează document de producție, similară paginii Vizualizează producția realizată, dar cu următoarele diferențe:
- Cantitățile rețetelor și ale ingredientelor necesare sunt afișate cu semn negativ, reprezentând mișcarea inversă.
- Valorile sunt afișate cu semn negativ, reprezentând mișcarea inversă.
După verificarea detaliilor, apasă butonul Finalizează pentru ca sistemul să salveze documentul și să efectueze mișcarea inversă în stocuri.
Înapoi în pagina Producție, documentul de realizare a producției storno finalizat este afișat în listă. Tipul documentului este Storno și referă documentul original de producție, având afișat numărul documentului original.
Apasă numărul documentului referit pentru a-l vizualiza, dacă dorești să îi vizualizezi detaliile.
Stornează doar atunci când este necesar! Stornările afectează atât stocurile, cât și raportările.
Funcționalitatea Șterge permite eliminarea unui document de producție în starea Ciornă sau Neprocesat din sistem, pentru a nu impacta stocurile.
Poți șterge un document prin apăsarea butonului din dreptul documentului dorit.
Sistemul șterge documentul de producție după confirmarea acțiunii.
În funcție de nevoile tale, poți să descarci sau să tipărești documentele de producție unul câte unul în format pdf, poți descărca unul sau mai multe documente selectate sau le poți trimite pe mail. Poți decide să exporți în masă documentele de producție, în funcție de anumite filtre.
Pentru a exporta toate rândurile din tabelul Producție, cu toate informațiile afișate, într-un fișier excel descărcat pe dispozitivul tău, apasă butonul de export din colțul drept sus al tabelului.
Descarcă un singur document
Pentru a descărca un anumit document finalizat în format pdf sau pentru a-l trimite pe mail pentru a-l descărca ulterior, urmează acești pași:
În pagina Producție, deschide pentru vizualizare documentului dorit în stare Finalizat.
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Exportă în PDF.
Sistemul afișează documentul pe dispozitivul tău, iar ulterior îl poți descărca.
SAU
În pagina de vizualizare a documentului, apasă butonul Trimite prin email.
În fereastra Producție - Trimite prin email, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului în format pdf și dă click pe adresă. Poți introduce mai multe adrese, dacă dorești, una câte una.
Introdu cu atenție adresa/adresele de mail, pentru ca sistemul să trimită documentele către persoanele dorite.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul trimite un mail către adresele de mail precizate de tine.
Apasă linkul din mail pentru a descărca documentul în format pdf pe dispozitivul tău.
În funcție de politicile de securitate internă pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/Allow în colțul drept sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Exportă unul sau mai multe documente
Pentru a descărca unul sau mai multe documente în format pdf sau pentru a le trimite către adresele de mail dorite, urmează pașii de mai jos:
În pagina Producție, bifează caseta de selecție din dreptul documentului sau a documentelor Finalizate dorite, apoi apasă butonul corespunzător opțiunii dorite:
- Exportă în PDF - pentru a descărca documentul/documentele sub forma unui fișier în format pdf;
- Trimite pe mail - pentru a trimite prin poșta electronică documentul sau documentele selectate.
Alternativ, în dreptul documentului dorit, apasă butonul Acțiuni și alege una dintre opțiunile Tipărește în PDF, Exportă în PDF sau Trimite pe mail.
Pentru a trimite pe mail, completează adresa sau adresele de mail către care vei trimite documentul, apoi apasă Trimite prin email din fereastra afișată.
Sistemul descarcă documentul de producție pe dispozitivul tău.
În funcție de politicile de securitate internă pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! Dacă ți se solicită, apasă Permite/Allow în colțul din dreapta sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.
Dacă ai ales să trimiți pe mail documentul/documentele selectate, aplicația afișează fereastra Producție - Trimite prin email. Aici, scrie adresa sau adresele de email către care dorești ca sistemul să trimită un link de descărcare a documentului finalizat în format pdf.
Apasă butonul Trimite prin email.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține un link pentru a descărca documentele pe dispozitivul tău.
Exportă în masă documente
Pentru a extrage mai multe documente simultan, folosind o serie de filtre care te ajută în selectarea documentelor în funcție de anumite criterii:
În pagina Producție, apasă butonul Exportă în masă din colțul drept jos al paginii.
În formularul de export afișat, Producție - Trimite prin email, completează criteriile de filtrare pentru a descărca doar anumite documente:
- Adrese de mail – Introdu adresele către care se trimite exportul, una câte una.
- Dată de început / Dată de sfârșit – Selectează intervalul calendaristic în care dorești să se încadreze datele documentelor pe care le vei exporta.
- Gestiune – Alege gestiunea a cărei documente vor fi incluse în export.
- Creat de - Alege utilizatorul ale cărui documente create dorești să le exporți.
- Produs - Alege articolul pentru care dorești să exporți documentele de producție.
- Lot produs - Introdu numărul lotului din produs pentru care dorești să exporți documentele de producție.
- Tip document - Selectează tipul documentelor care vor fi exportate.
Apasă butonul Trimite prin email.
Sistemul generează un link de transfer pe care îl transmite către adresele de mail specificate.
Accesează una dintre adresele de mail specificate pentru a verifica mesajul primit de la Expressoft, care conține linkul de transfer. Apasă linkul pentru a începe descărcarea arhivei de documente.