eFactura
În România, sistemul național RO e-Factura devine obligatoriu începând cu 1 ianuarie 2024, pentru operatorii economici care efectuează livrări de bunuri și prestări de servicii care au locul livrării sau prestării în România, informează Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Potrivit Legii nr. 296/2023, devine obligatorie raportarea facturilor prin sistemul e-Factura pentru toate tranzacțiile derulate de contribuabili în relația B2B, nerespectarea prevederilor implicând și sancțiuni.
Pașii de urmărit pentru toți operatorii economici:
- Obține un certificat digital calificat pentru semnătura electronică, în vederea înrolării în Spațiul Privat Virtual (SPV). Urmează instrucțiunile oferite de ANAF.
- Accesează Spațiul Privat Virtual (SPV) cu ajutorul certificatului digital calificat pentru semnătura electronică.
- Emite o factură, descarc-o în format XML și apoi încarcă fișierul XML în Spațiul Privat Virtual (SPV), în secțiunea “Factura electronică”.
Unele aplicații, cum ar fi modulul eFactura din Expressoft MyBusiness, ajută operatorii economici în automatizarea anumitor proceduri legate de încărcarea și/sau descărcarea facturilor prin legătură directă între aplicație și SPV.
Acest lucru este posibil doar dacă operatorul economic autorizează aplicația să acceseze SPV în baza token-ului de autentificare generat de SPV. Pentru întrebări sau asistență suplimentară, contactează suportul tehnic.
Sistemul Expressoft oferă posibilitatea de încărcarea automată a facturilor în Spațiu Privat Virtual (SPV) prin modulul eFactura. Modulul eFactura din Expressoft MyBusiness este un instrument esențial pentru conformitatea cu cerințele fiscale privind facturarea electronică.
Ecosistemul de aplicații Expressoft din care face parte și modulul eFactura oferă companiilor din domeniul HoReCa un sistem agregat de administrare a afacerii, reunind într-o singură platformă aplicația pentru gestionarea stocurilor Master, aplicația pentru vânzări Expressoft POS, precum și aplicația de administrare a afacerii MyBusiness. eFactura Expressoft te ajută să încarci facturile emise de compania ta în SPV și să descarci din SPV facturi emise către compania ta.
Procesele de încărcare și descărcare a facturilor pot fi automatizate dacă obții licența de utilizare a modulului eFactura de la departamentul de vânzări al Expressoft.
Fluxul de lucru cu modulul eFactura presupune să urmezi acești pași:
Obții un certificat digital calificat pentru semnătura electronică pentru compania pentru care plănuiești să încarci și descarci facturi. Dacă deții mai multe companii, trebuie să obții câte un certificat pentru fiecare.
Înrolezi certificatul digital calificat în SPV. Urmează instrucțiunile oferite de ANAF.
Asigură-te că urmezi procedurile corecte pentru a menține integritatea datelor și pentru a respecta legislația în vigoare.
Obții licența de utilizare Expressoft eFactura de la departamentul de vânzări al Expressoft pentru automatizarea a încărcării și descărcării facturilor, sau folosești versiunea gratuită, cu încărcarea și descărcarea manuală a facturilor.
Te asiguri că în MyBusiness ai completat corect și complet datele companiilor, ale locațiilor, ale furnizorilor, precum și unitățile de măsură folosite pentru facturare.
Autorizezi modulul eFactura din Expressoft MyBusiness să acceseze SPV.
Realizezi setările eFactura pentru automatizarea încărcării și descărcării facturilor, numai dacă ai obținut licența de utilizare Expressoft eFactura.
În funcție de setările de automatizare realizate, facturile emise sunt încărcate automat în SPV. Dacă nu ai obținut licența de utilizare Expressoft eFactura, le poți încărca chiar tu manual în SPV, una câte una.
Dacă apar erori la încărcarea unor facturi în SPV, corectezi facturile respective în aplicația de facturare pe care o folosești, apoi reîncarci manual facturile corectate în SPV.
În funcție de setările de automatizare realizate, facturile primite sunt descărcate din SPV. Dacă nu ai obținut licența de utilizare Expressoft eFactura, le poți descărca chiar tu manual din SPV, una câte una.
Pașii de la 1️⃣ la 6️⃣ trebuie să îi parcurgi o singură dată, apoi este suficient să urmărești încărcarea și descărcarea automată (sau manuală) a facturilor și să corectezi eventualele erori apărute.
eFactura este o aplicație de tip Cloud, pe care o poți accesa pe baza unui cont securizat dintr-un browser (de exemplu Chrome, Edge, Safari) dacă dispui de o conexiune activă la internet.
Pentru a accesa eFactura, ai nevoie de un cont de utilizator cu drepturi de operare asupra aplicației eFactura.
Dacă folosești MyBusiness cea mai nouă generație, 3rd Gen, lansată în martie 2025, atunci urmează acești pași:
Autentifică-te în contul tău Expressoft la adresa https://portal.expressoft.ro.
Odată autentificat în Expressoft Platform, alege compania pentru care dorești să gestionezi transmiterea facturilor.
În meniul din dreapta, accesează aplicația eFactura.
Chiar dacă ai fost deja autentificat în SPV în vechiul modul eFactura, la prima accesare a noului modul eFactura trebuie să te reautentifici și să generezi un token de acces! Urmează instrucțiunile din capitolul Autorizarea aplicației în SPV ANAFpentru a te autentifica!
Paginile aplicației eFactura sunt structurate astfel:
- Meniul este situat în stânga pe verticală. Drepturile de operare în aplicație depind de drepturile alocate utilizatorului în aplicația MyBusiness.
- Schimbarea companiei accesate, în colțul drept sus.
- Întoarcerea în aplicația MyBusiness, în colțul stâng sus.
- Butoanele de acțiuni specifice meniului selectat, în partea dreaptă jos.
- Secțiunile de informații ale meniului selectat, accesibile prin deschiderea secțiunilor respective. Folosește butoanele de deschidere/ închidere situate în colțul drept sus al fiecărei secțiuni în parte.
