Aplicația Expressoft eFactura automatizează încărcarea facturilor emise în SPV ANAF și descărcarea facturilor primite din SPV. Parcurgi pașii de mai jos o singură dată. După configurare, fluxul rulează automat.

Pasul 1 - Obține certificatul digital calificat

Obține un certificat digital calificat pentru semnătură electronică pentru compania ta și înrolează-l în Spațiul Privat Virtual (SPV), urmând instrucțiunile ANAF. Dacă ai mai multe companii, ai nevoie de câte un certificat pentru fiecare.

Pasul 2 - Obține licența eFactura Expressoft

Contactează departamentul de vânzări  Expressoft pentru a obține licența de utilizare a modulului eFactura. Fără licență, poți încărca și descărca facturile manual, câte una.

Pasul 3 - Verifică datele din Expressoft Platform, MyBusiness și CRM&Loyalty

Asigură-te că ai completat corect și complet: datele companiei și ale locațiilor în Expressoft Platform, ale furnizorilor în CRM&Loyalty și unitățile de măsură folosite pentru facturare în MyBusiness. Datele incomplete sunt cea mai frecventă cauză de erori la transmiterea facturilor în SPV.

Pasul 4 - Autorizează aplicația în SPV

Accesează eFactura > Autentificare în SPV și urmează pașii pentru a genera tokenul de autentificare. Tokenul are valabilitate de 90 de zile și trebuie reînnoit înainte de expirare.

Pasul 5 - Configurează automatizarea fluxului

Din eFactura > Setări eFactura, activează încărcarea automată a facturilor emise și descărcarea automată a facturilor primite. Acest pas este disponibil doar dacă ai licența activă.

Pentru a obține un certificat digital calificat, urmează instrucțiunile oferite de ANAF  și asigură-te că deții un astfel de certificat pentru semnătura electronică în vederea înrolării în Spațiul Privat Virtual (SPV).

După obținerea certificatului digital calificat, trebuie să autorizezi modulul eFactura din Expressoft MyBusiness să se autentifice în SPV, permițând astfel transmiterea facturilor.

Da. Dacă administrezi mai multe companii prin Expressoft, ai nevoie de câte un certificat digital calificat pentru fiecare, înrolat separat în SPV.

Autentificarea în SPV nu se mai poate reînnoi cu un certificat expirat sau revocat. Obține un certificat digital calificat nou de la furnizorul autorizat și reia procesul de autorizare în SPV de la început.

Da, dacă ai licența de utilizare Expressoft eFactura, poți seta automatizări pentru încărcarea și descărcarea facturilor în/din SPV. Aceasta implică configurarea unor setări specifice în aplicație, care vor facilita procesul fără intervenție manuală.

Dacă deții o licență de utilizare Expressoft eFactura, poți configura setările pentru a încărca automat facturile în SPV direct din aplicațiile Expressoft POS și Master, fără intervenție manuală.

Verifică starea facturii în eFactura > Încarcă în SPV. Cauzele frecvente:

În cazul refuzului unei facturi de către ANAF, verifică mesajele de eroare, corectează factura în aplicația de facturare folosită și reîncarcă manual în SPV factura corectată.

Pentru facturile eronate sau refuzate, corectează elementele eronate în aplicația de facturare și reîncarcă facturile în SPV. Verifică mesajele de eroare asociate pentru a identifica și corecta problemele specifice. Erorile frecvente sunt detaliate și explicate în capitolul Gestionarea facturilor eronate și refuzate de ANAF din manualul de utilizare eFactura.

Chiar dacă nu ai licența, poți încărca manual facturile în SPV utilizând modulul eFactura. După generarea facturii, aceasta trebuie procesată conform regulilor e-Factura impuse de ANAF și apoi încărcată în SPV sub forma unui fișier xml.

Utilizând modulul eFactura, poți descărca facturile emise pe numele companiei tale de parteneri sau furnizori direct din SPV și le poți salva în format pdf.

Da. Facturile emise sunt vizibile în eFactura > Încarcă în SPV, iar cele primite, în Descarcă din SPV. Ambele păstrează starea și istoricul fiecărei facturi.

Facturile emise de furnizori pe numele companiei tale se descarcă automat din SPV dacă ai activat setarea de descărcare automată în eFactura > Setări eFactura. Găsești facturile descărcate în meniul Descarcă din SPV.

Dacă facturile nu apar, verifică:

În funcție de politicile de securitate internă pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești!

Dacă ți se solicită, apasă Permite/Allow în colțul din dreapta sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine.

Dacă informațiile unei facturi sunt incomplete sau incorecte, factura va fi marcată cu eroare în SPV. Trebuie să corectezi informațiile eronate în aplicația unde a fost generată factura și apoi să reîncarci factura corectată în SPV.

Pentru a preveni compromiterea conturilor conectate permanent la sistemele fiscale, ANAF cere reautentificarea sau reîmprospătarea tokenului de acces la cel mult 90 de zile. Dacă tokenul de autentificare expiră, inițiază reautentificarea în aplicația Expressoft eFactura. Folosește certificatul digital pentru a genera un nou token. Verifică noua dată de expirare pentru a confirma reînnoirea.

Pentru a evita întreruperile, monitorizează și reînnoiește tokenul înainte de expirarea celor 90 de zile de valabilitate. Contactează suportul tehnic dacă întâmpini probleme.

Verifică și completează numele străzii în adresa pentru locația furnizorului (companiei) respectiv în meniul Clienți > Companii în CRM&Loyalty. Asigură-te că toate câmpurile necesare sunt completate corect în CRM&Loyalty.

Accesează meniul Clienți > Companii în CRM&Loyalty, deschide furnizorul respectiv și completează corect numele orașului sau sectorului pentru adresă.

Această eroare indică faptul că județul nu este completat pentru locația specificată. Accesează Clienți > Companii în CRM&Loyalty, deschide furnizorul respectiv și completează numele județului pentru locația furnizorului.

Pentru a corecta această eroare, navighează la meniul Articole > Unități de măsură și asigură-te că fiecare unitate de măsură utilizată în factură este corect asociată și definită în MyBusiness.

Aceasta poate fi o eroare mai complexă care necesită asistență tehnică. Recomandăm să contactezi suportul tehnic  pentru a investiga și rezolva problema.

Verifică în meniul Clienți > Companii din CRM&Loyalty dacă atributul fiscal și codul fiscal sunt corect completate pentru partenerul care a emis factura. Asigură-te că toate detaliile fiscale sunt actualizate și corecte în CRM&Loyalty.

Accesează meniul Clienți > Companii în CRM&Loyalty, deschide clientul respectiv și completează corect numele orașului pentru adresă. Salvează modificările asupra clientului.

Accesează meniul Clienți > Companii în CRM&Loyalty, deschide clientul respectiv și completează corect numele județului sau sectorului pentru adresă. Salvează modificările asupra clientului.

În cazul în care ai ales județul București, obligatoriu trebuie să alegi la oraș unul dintre sectoare (Sector 1, Sector 2, …, Sector 6) cu abrevierea corespunzătoare.

Accesează meniul Clienți > Companii în CRM&Loyalty, deschide clientul respectiv și completează corect numele străzii pentru adresă. Salvează modificările asupra clientului.

Urmează instrucțiunile din capitolul Configurări preliminare obligatorii.

Sistemul RO e-Factura și integrarea Expressoft sunt construite pentru operațiuni supuse legislației fiscale românești. Pentru clienți din afara României, verifică cu un consultant fiscal ce reguli se aplică facturării.

Facturarea electronică se face la nivel de companie (CIF), nu de locație. Toate locațiile din aceeași companie folosesc același certificat digital și aceeași autorizare SPV.