Întrebări frecvente eFactura

ce este sistemul ro e factura și cine este obligat să îl folosească? sistemul ro e factura https //mfinante gov ro/web/efactura este un sistem național obligatoriu în românia pentru operatorii economici care efectuează livrări de bunuri și prestări de servicii în românia acesta devine obligatoriu începând cu 1 ianuarie 2024, iar nerespectarea prevederilor poate atrage sancțiuni cum activez și configurez efactura în expressoft? aplicația expressoft efactura automatizează încărcarea facturilor emise în spv anaf și descărcarea facturilor primite din spv parcurgi pașii de mai jos o singură dată după configurare, fluxul rulează automat pasul 1 obține certificatul digital calificat obține un certificat digital calificat pentru semnătură electronică pentru compania ta și înrolează l în spațiul privat virtual (spv) , urmând instrucțiunile anaf dacă ai mai multe companii, ai nevoie de câte un certificat pentru fiecare pasul 2 obține licența efactura expressoft contactează departamentul de vânzări mailto\ sales\@expressoft ro expressoft pentru a obține licența de utilizare a modulului efactura fără licență, poți încărca și descărca facturile manual, câte una pasul 3 verifică datele din expressoft platform, mybusiness și crm\&loyalty asigură te că ai completat corect și complet datele companiei și ale locațiilor în expressoft platform , ale furnizorilor în crm\&loyalty și unitățile de măsură folosite pentru facturare în mybusiness datele incomplete sunt cea mai frecventă cauză de erori la transmiterea facturilor în spv pasul 4 autorizează aplicația în spv accesează efactura > autentificare în spv și urmează pașii pentru a genera tokenul de autentificare tokenul are valabilitate de 90 de zile și trebuie reînnoit înainte de expirare pasul 5 configurează automatizarea fluxului din efactura > setări efactura , activează încărcarea automată a facturilor emise și descărcarea automată a facturilor primite acest pas este disponibil doar dacă ai licența activă după parcurgerea acestor pași, facturile emise din expressoft pos sau master sunt transmise automat în spv, iar facturile primite de la furnizori sunt descărcate automat din spv și disponibile în aprovizionare > intrări efactura din master cloud pașii 1 și 2 sunt obligatorii pentru oricine folosește sistemul ro e factura , indiferent de aplicația folosită pașii 3–5 sunt specifici modulului expressoft efactura cum obțin un certificat digital calificat pentru sistemul e factura? pentru a obține un certificat digital calificat, urmează instrucțiunile oferite de anaf https //static anaf ro/static/10/anaf/informatii r/spv/persoane juridice htm și asigură te că deții un astfel de certificat pentru semnătura electronică în vederea înrolării în spațiul privat virtual (spv) cum autorizez aplicația efactura expressoft să acceseze spv anaf? după obținerea certificatului digital calificat, trebuie să autorizezi modulul efactura din expressoft mybusiness să se autentifice în spv, permițând astfel transmiterea facturilor am nevoie de un certificat digital separat pentru fiecare companie? da dacă administrezi mai multe companii prin expressoft, ai nevoie de câte un certificat digital calificat pentru fiecare, înrolat separat în spv ce se întâmplă cu facturile dacă certificatul digital expiră sau e revocat? autentificarea în spv nu se mai poate reînnoi cu un certificat expirat sau revocat obține un certificat digital calificat nou de la furnizorul autorizat și reia procesul de autorizare în spv de la început pot automatiza încărcarea și descărcarea facturilor în/din spv? da, dacă ai licența de utilizare expressoft efactura, poți seta automatizări pentru încărcarea și descărcarea facturilor în/din spv aceasta implică configurarea unor setări specifice în aplicație, care vor facilita procesul fără intervenție manuală cum se încarcă automat facturile în spv prin efactura? dacă deții o licență de utilizare expressoft efactura, poți configura setările pentru a încărca automat facturile în spv direct din aplicațiile expressoft pos și master, fără intervenție manuală de ce nu a plecat factura în spv? verifică starea facturii în efactura > încarcă în spv cauzele frecvente starea eroare factura nu îndeplinește criteriile anaf verifică mesajul de eroare din dreptul facturii, corectează datele în aplicația sursă ( pos sau master ) și reîncarcă factura manual starea netransmisă factura nu a fost trimisă deoarece conține date incorecte sau incomplete starea în prelucrare factura a fost trimisă și așteaptă răspuns de la anaf folosește butonul refresh din dreptul facturii pentru a actualiza statusul — sistemul primește informații la fiecare 2 minute cele mai frecvente cauze de eroare sunt date lipsă ale companiei, ale locației sau unități de măsură neconfigurate consultă pagina întrebări frecvente efactura docid\ kd8u5bvoppg jk5uyay1o pentru lista completă de erori și soluții ce fac dacă factura mea este refuzată de anaf? în cazul refuzului unei facturi de către anaf, verifică mesajele de eroare, corectează factura în aplicația de facturare folosită și reîncarcă manual în spv factura corectată cum gestionez facturile eronate sau refuzate de anaf? pentru facturile eronate sau refuzate, corectează elementele eronate în aplicația de facturare și reîncarcă facturile în spv verifică mesajele de eroare asociate pentru a identifica și corecta problemele specifice erorile frecvente sunt detaliate și explicate în capitolul gestionarea facturilor eronate și refuzate de anaf docid\ tjkjomkqo3jzygenlmxap din manualul de utilizare efactura cum încarc manual facturile în spv dacă nu dețin licența expressoft efactura? chiar dacă nu ai licența, poți încărca manual facturile în spv utilizând modulul efactura după generarea facturii, aceasta trebuie procesată conform regulilor e factura impuse de anaf și apoi încărcată în spv sub forma unui fișier xml cum descarc facturile din spv? utilizând modulul efactura, poți descărca facturile emise pe numele companiei tale de parteneri sau furnizori direct din spv și le poți salva în format pdf pot vedea istoricul facturilor transmise și primite în spv? da facturile emise sunt vizibile în efactura > încarcă în spv , iar cele primite, în descarcă din spv ambele păstrează starea și istoricul fiecărei facturi de ce nu se aduc facturile din spv / de ce nu apar (toate) facturile în spv? facturile emise de furnizori pe numele companiei tale se descarcă automat din spv dacă ai activat setarea de descărcare automată docid\ dffliexqlovpvzx5vmt6u în efactura > setări efactura găsești facturile descărcate în meniul descarcă din spv dacă facturile nu apar, verifică setarea de descărcare automată este activă tokenul de autentificare în spv este valid tokenul are valabilitate de 90 de zile dacă a expirat, regenerează l din efactura > autentificare în spv compania selectată în efactura este cea corectă intervalul de date selectat în meniul descarcă din spv acoperă perioada pentru care cauți facturile ajustează câmpurile dată start și dată încheiere dacă e necesar ce fac dacă browserul meu nu descarcă niciun fișier? în funcție de politicile de securitate internă pentru descărcarea fișierelor pe dispozitivele companiei tale, este posibil ca procesul de descărcare să fie blocat la nivelul browserului de internet pe care îl folosești! dacă ți se solicită, apasă permite / allow în colțul din dreapta sus al browserului pentru a autoriza descărcarea fișierelor selectate de tine ce fac dacă informațiile unei facturi sunt incomplete sau incorecte? dacă informațiile unei facturi sunt incomplete sau incorecte, factura va fi marcată cu eroare în spv trebuie să corectezi informațiile eronate în aplicația unde a fost generată factura și apoi să reîncarci factura corectată în spv ce fac dacă tokenul pentru efactura expiră? pentru a preveni compromiterea conturilor conectate permanent la sistemele fiscale, anaf cere reautentificarea sau reîmprospătarea tokenului de acces la cel mult 90 de zile dacă tokenul de autentificare expiră, inițiază reautentificarea în aplicația expressoft efactura folosește certificatul digital pentru a genera un nou token verifică noua dată de expirare pentru a confirma reînnoirea pentru a evita întreruperile, monitorizează și reînnoiește tokenul înainte de expirarea celor 90 de zile de valabilitate contactează suportul tehnic dacă întâmpini probleme cum rezolv eroarea "numele străzii nu este definit pentru furnizorul x"? verifică și completează numele străzii în adresa pentru locația furnizorului (companiei) respectiv în meniul clienți > companii în crm\&loyalty asigură te că toate câmpurile necesare sunt completate corect în crm\&loyalty cum rezolv eroarea "numele orașului nu este definit pentru furnizorul x"? accesează meniul clienți > companii în crm\&loyalty , deschide furnizorul respectiv și completează corect numele orașului sau sectorului pentru adresă cum rezolv eroarea "județul nu este definit pentru furnizorul x"? această eroare indică faptul că județul nu este completat pentru locația specificată accesează clienți > companii în crm\&loyalty , deschide furnizorul respectiv și completează numele județului pentru locația furnizorului cum rezolv eroarea "codul unității nu este definit pentru unitatea de măsură"? pentru a corecta această eroare, navighează la meniul articole > unități de măsură și asigură te că fiecare unitate de măsură utilizată în factură este corect asociată și definită în mybusiness cum rezolv eroarea "documentul cu cheia {invoice key} nu a fost găsit"? aceasta poate fi o eroare mai complexă care necesită asistență tehnică recomandăm să contactezi suportul tehnic mailto\ support\@expressoft ro pentru a investiga și rezolva problema cum corectez eroarea legată de identificatorul tva (vat) al vânzătorului (bt 31) sau al reprezentantului fiscal (bt 63)? verifică în meniul clienți > companii din crm\&loyalty dacă atributul fiscal și codul fiscal sunt corect completate pentru partenerul care a emis factura asigură te că toate detaliile fiscale sunt actualizate și corecte în crm\&loyalty cum rezolv eroarea "numele orașului nu este definit pentru clientul x"? accesează meniul clienți > companii în crm\&loyalty , deschide clientul respectiv și completează corect numele orașului pentru adresă salvează modificările asupra clientului cum rezolv eroarea "județul nu este definit pentru clientul x"? accesează meniul clienți > companii în crm\&loyalty , deschide clientul respectiv și completează corect numele județului sau sectorului pentru adresă salvează modificările asupra clientului în cazul în care ai ales județul bucurești, obligatoriu trebuie să alegi la oraș unul dintre sectoare (sector 1, sector 2, …, sector 6) cu abrevierea corespunzătoare cum rezolv eroarea "numele străzii nu este definit pentru clientul x"? accesează meniul clienți > companii în crm\&loyalty , deschide clientul respectiv și completează corect numele străzii pentru adresă salvează modificările asupra clientului cum configurez aplicațiile expressoft pentru a evita refuzul facturilor în spv? urmează instrucțiunile din capitolul configurări preliminare obligatorii docid\ nq i8pgqjccrq4q0p8 v4 pot emite facturi către clienți din afara româniei? sistemul ro e factura și integrarea expressoft sunt construite pentru operațiuni supuse legislației fiscale românești pentru clienți din afara româniei, verifică cu un consultant fiscal ce reguli se aplică facturării am mai multe locații ale aceleiași companii se emit facturile pe fiecare locație separat? facturarea electronică se face la nivel de companie (cif), nu de locație toate locațiile din aceeași companie folosesc același certificat digital și aceeași autorizare spv