Întrebări frecvente MyBusiness
🧩 Setări inițiale
Bine ai venit! Ne bucurăm că ai ales soluțiile din ecosistemul Expressoft pentru afacerea ta HoReCa. Am pregătit pentru tine acest ghid pas cu pas: 🚀Primii pași cu Expressoft.
Acesta te va ajuta să îți începi activitatea de comercializare în cel mai scurt timp posibil!
Pentru a defini un produs nou în aplicația MyBusiness, urmează acești pași:
- Accesează meniul Articole > Produse din MyBussiness:
- În pagina Produse, apasă butonul Adaugă produs.
- În pagina de adăugare a unui produs, completează detaliile produsului: nume articol, categorie articole, unitate de măsură, ambalaj dacă este cazul.
- Completează informațiile despre prețul de vânzare, inclusiv lista de prețuri, valuta, prețul de vânzare cu TVA și cota TVA.
- Adaugă imagini reprezentative și completează informațiile despre valorile nutriționale, dacă este cazul.
- Apasă butonul Salvează pentru a adăuga produsul în baza de date.
După salvare, produsul va fi disponibil pentru utilizare în aplicația POS.
ℹ️Vezi pașii detaliați aici: Produse.
Dacă un articol (produs, rețetă, serviciu, pachet sau ambalaj) nu apare (nu îl vezi) în POS, verifică următoarele:
- Articolul este activ
- În MyBusiness → Articole → Produse/Rețete/Servicii/Pachete, verifică dacă articolul este activ.
- Are preț în lista de prețuri
- Articolul trebuie să aibă un preț de vânzare configurat în lista de prețuri folosită în salonul POS.
- Lista de prețuri este asociată salonului
- Mergi la Configurări → Setări afacere → Locații, deschide locația și verifică ce listă de prețuri este asignată salonului.
- Categoria articolului este corect configurată
- Verifică setările categoriei, inclusiv dacă nu este setată ca invizibilă pe POS.
- Articolul este în categoria potrivită cu gestiunea setată
- Unele categorii au condiții suplimentare (ex: gestiuni asociate).
- POS-ul este sincronizat
- În POS: Instrumente → Sincronizare → Sincronizează acum, apoi repornire aplicație.
- Dacă articolul în cauză este rețetă, asigură-te că:
- Toate ingredientele au gestiuni asociate.
Pași de verificare:
- Mergi în Articole → Produse și verifică starea Activ și prețul de vânzare configurat în lista de prețuri folosită în salonul de pe POS.
- Mergi în Configurări → Setări afacere → Locații, deschide locația ta și verifică lista de preț asociată.
- În plus, verifică și condițiile categoriei în care ai plasat articolul.
Dacă ai definit o nouă categorie de produse în MyBusiness și aceasta nu apare în POS, asigură-te că ai verificat următoarele aspecte:
- Starea categoriei: Verifică dacă categoria este activă. Categoriile inactive nu vor fi vizibile în POS.
- Setările POS: Asigură-te că opțiunea "Invizibil pe POS" nu este activată pentru categoria respectivă. Dacă este activată, categoria nu va apărea în sistemul de vânzare.
- Asocierea cu articole: Verifică dacă ai asociat articolele dorite cu noua categorie. Fără articole asociate, categoria nu va avea nimic de afișat în POS.
- Articolele au preț de vânzare: Verifică în lista de prețuri setată pe salonul unde dorești să comercializezi dacă articolele au preț de vânzare configurat.
- Categoria apare pe profil: Asigură-te că profilul folosit pe POS are configurată categoria respectivă.
- Categoria are gestiunea setată: Verifică dacă în salonul folosit în POS ai asociat o gestiune pentru categoria respectivă.
- Sincronizarea: Uneori, poate fi necesar să reîmprospătezi sau să sincronizezi aplicația POS pentru a reflecta modificările efectuate în MyBusiness. Deschide aplicația Expressoft POS pe o stație de lucru și accesează meniul Instrumente -> Sincronizare -> Sincronizează acum.
Dacă toate aceste aspecte sunt corecte și problema persistă, contactează echipa de suport pentru asistență suplimentară.
ℹ️Vezi detalii despre fiecare element aici: Liste de prețuri, Categorii, Articole, Saloane, Profiluri.
Cauzele cele mai frecvente:
- locația nu este activă
- nu are stații de lucru configurate
- nu are listă de prețuri
- utilizatorul nu are acces
Checklist rapid:
- Configurări → Locații
- Configurări → POS & echipamente → Stații de lucru → verifică dacă ai stații de lucru configurate
- Utilizatori → Roluri → verifică acces.
ℹ️Vezi detalii despre gestionarea locațiilor aici: Locații.
📦 Produse & Rețete
Stocul scade doar dacă articolul este definit ca rețetă.
Verifică:
- Articolul este de tip Rețetă
- Are ingrediente definite
- Ingredientele au gestiune asociată.
Checklist rapid:
- Articole → Rețete → deschide rețeta
- Verifică ingrediente + cantități
- Verifică dacă articolele care intră în lista de ingrediente au gestiuni asociate.
Dacă articolul este de tip Produs, NU scade stocul!
ℹ️Vezi detalii despre gestionarea rețetelor aici: Rețete.
Tip | Descriere |
|---|---|
Produs | Se vinde ca atare, fără consum stoc |
Rețetă | Consumă ingrediente din gestiune |
Pachet | Grup de produse |
Serviciu | Diverse servicii oferite în cadrul afacerii tale |
Ambalaj | Folosit împreună cu alte articole la comercializare |
Articol | Articolele pot fi de tip Produs, Rețetă, Pachet, Serviciu sau Ambalaj |
Actualizare cote TVA pentru un singur articol
În MyBusiness, accesează Articole > Produse și apasă denumirea produsului dorit. În secțiunea Preț de vânzare, modifică valoarea câmpului Cotă TVA pentru fiecare listă de prețuri în care apare produsul, apoi salvează.
Similar, poți schimba cotele TVA pentru articolele de tip rețetă, pachet, serviciu sau ambalaj. În aceste cazuri, accesează meniul aferent tipului de articol dorit. De exemplu, pentru rețete, accesează Articole > Rețete.
Actualizare cote TVA pentru mai multe articole
Dacă ai de actualizat cota TVA pentru mai multe articole, poți folosi funcția de editare în masă a cotei TVA din lista de prețuri. În MyBusiness, accesează Liste de prețuri și apasă denumirea listei de prețuri dorite. În secțiunea Articole din lista de prețuri, selectează articolele pentru care dorești să editezi cota TVA, apoi apasă butonul Editare în masă a TVA-ului. În fereastra care apare, alege noua cotă de TVA aplicabilă articolelor selectate și decide dacă actualizarea cotei de TVA va modifica prețul de vânzare. Apasă Salvează din fereastră, apoi salvează și lista de prețuri prin butonul Salvează din colțul drept jos al paginii. Prețurile de vânzare sunt ajustate automat doar dacă ai activat opțiunea corespunzătoare.
Modificarea cotei TVA intră în vigoare imediat pe bonurile noi. Verifică valoarea înainte de salvare.
În MyBusiness, mergi la Articole > Produse, găsește produsul în listă și apasă pe denumirea lui. Schimbă informațiile dorite - denumire, categorie, preț, imagini, caracteristici etc. - și salvează.
Similar, poți edita articolele de tip rețetă, pachet, serviciu sau ambalaj. În aceste cazuri, accesează meniul aferent tipului de articol dorit. De exemplu, pentru rețete, accesează Articole > Rețete.
Un produs nu poate fi transformat/schimbat/convertit direct în rețetă. Nu poți converti un produs existent în rețetă. Rețetele sunt un tip de articol separat, cu ingrediente definite explicit. Tipul articolului se stabilește la creare și nu poate fi modificat ulterior.
Dacă vrei ca un articol să fie gestionat ca rețetă (adică să consume ingrediente din stoc la vânzare), creează-l din Articole > Rețete în loc de Articole > Produse, și adaugă ingredientele necesare.
Dacă produsul există deja și are istoric de vânzări, dezactivează-l și creează rețeta corespunzătoare ca articol nou.
Pentru a putea defini ingredientele unui articol, acesta trebuie să fie de tipul Rețetă. Produsele, pachetele sau serviciile nu au secțiunea de ingrediente; aceasta este disponibilă exclusiv la articolele de tip Rețetă.
Dacă articolul tău este deja definit ca Rețetă, deschide-l din Articole > Rețete, apasă pe numele lui și derulează la grupul Rețetă, secțiunea Ingrediente rețetă. Adaugă ingredientele cu cantitățile aferente și salvează.
Dacă articolul este definit ca Produs, nu îi poți adăuga ingrediente direct. În acest caz:
- Dezactivează produsul existent din Articole > Produse.
- Creează un articol nou din Articole > Rețete cu aceeași denumire și configurație.
- Adaugă ingredientele în secțiunea Ingrediente rețetă și salvează.
Deschide articolul din MyBusiness > Articole > Produse, respectiv Rețete, Servicii, Pachete sau Ambalaje, în funcție de tipul de articol pentru care dorești să adaugi mai multe coduri de bare. Navighează la secțiunea Coduri. În câmpul Cod de bare, introdu toate codurile de bare ale articolului, separate prin punct și virgulă ;, apoi salvează.
Exemplu: 5941234567890;5941234567891;5941234567892
La scanarea oricăruia dintre codurile configurate, POS-ul recunoaște și marchează automat articolul.
Depinde de contextul în care lucrezi:
În MyBusiness (meniu POS)
Un articol nou apare în meniul din POS parcurgând doi pași: îl creezi în MyBusiness, apoi îl adaugi într-o listă de prețuri.
Pasul 1 - Creează articolul
Mergi la Articole > Produse (sau Rețete, Pachete, Servicii, după caz) și apasă Adaugă. Completează cel puțin denumirea, categoria, cota TVA și prețul de vânzare, apoi salvează.
Pasul 2 - Adaugă-l într-o listă de prețuri
Mergi la Liste de prețuri, deschide lista de prețuri activă pentru locația ta și adaugă articolul nou creat cu prețul corespunzător. Fără acest pas, articolul nu apare în POS.
Dacă articolul trebuie să apară pe POS imediat, forțează sincronizarea din Instrumente > Sincronizare pe stația POS după ce ai salvat modificările.
În Master Cloud (meniu eveniment)
Dacă lucrezi cu evenimente în Master Cloud și vrei să adaugi articole într-un meniu de eveniment deja creat:
- Mergi la Comenzi interne > Necesar evenimente și deschide evenimentul dorit.
- În secțiunea Meniuri, deschide meniul la care vrei să adaugi articole.
- Apasă Adaugă articol, selectează articolul din nomenclator, completează cantitatea și salvează.
Articolele disponibile pentru selectare în meniul de eveniment sunt cele definite în MyBusiness. Dacă articolul de care ai nevoie nu apare în listă, creează-l mai întâi în MyBusiness urmând pașii de mai sus.
Ai două opțiuni, în funcție de ce vrei să obții:
Dezactivare completă din MyBusiness
În MyBusiness, mergi la Articole > Produse, bifează produsul pe care vrei să îl dezactivezi și apasă butonul Dezactivează. Produsul nu mai apare disponibil la vânzare în POS, dar rămâne în sistem și poate fi reactivat oricând.
Similar, poți dezactiva articolele de tip rețetă, pachet, serviciu sau ambalaj. În aceste cazuri, accesează meniul aferent tipului de articol dorit. De exemplu, pentru rețete, accesează Articole > Rețete.
Scoatere temporară de la vânzare direct din POS
Dacă un produs nu mai este pe stoc și vrei să îl scoți rapid din vânzare fără a accesa MyBusiness, poți face asta direct din POS:
Pe baza unui ingredient lipsă - dacă mai multe produse conțin același ingredient epuizat:
- În POS, accesează Instrumente > Produse > Căutare după ingrediente.
- Caută ingredientul care nu mai este pe stoc.
- Din lista articolelor care conțin ingredientul, selectează unul sau mai multe.
- Apasă Scoate din stoc.
Pe produs individual - pentru unul sau mai multe articole specifice:
- În POS, accesează Instrumente > Produse > Căutare după produs.
- Găsește produsul dorit și apasă Scoate din stoc.
Produsele scoase din stoc nu mai pot fi vândute în POS până nu sunt reactivate. Le poți vedea și gestiona oricând din Instrumente > Produse > Produse modificate.
Folosește scoaterea din stoc direct din POS pentru situații rapide în timpul serviciului. Dezactivarea din MyBusiness este definitivă până la reactivare manuală.
Ambele se numesc „variante", dar se comportă complet diferit și se configurează în locuri diferite.
Variante la nivel de categorie
Se configurează din MyBusiness > Articole > Categorii, la editarea unei categorii, în secțiunea Adaugă variante.
Variantele de categorie sunt opțiuni de personalizare care se aplică automat tuturor articolelor din acea categorie. Clientul alege o opțiune din fiecare variantă atunci când comandă orice articol din categorie.
Exemplu: la categoria Pizza definești varianta Blat cu opțiunile Blat subțire și Blat pufos. La orice pizza comandată, operatorul selectează blatul dorit.
Cum funcționează la POS:
- La marcarea unui articol din categorie, POS-ul afișează automat variantele definite și solicită selectarea unei opțiuni.
- Poți seta care opțiune este aplicată implicit, iar operatorul o poate modifica.
- Prețul variantei se adaugă la prețul articolului sau poți seta un preț de listă fix pentru acea combinație.
Cum le creezi:
- Mergi în MyBusiness la Articole > Categorii și apasă Editează categorie.
- În secțiunea Adaugă variante, scrie denumirea variantei (ex. Blat) și salvează.
- Adaugă articolele disponibile pentru acea variantă (ex. Blat subțire, Blat pufos) — acestea trebuie să existe deja în sistem ca articole.
- Editează fiecare articol din variantă: setează care e implicit, adaugă prețul variantei sau prețul de listă dacă e cazul.
- Salvează categoria.
O variantă fără articole adăugate (sau din care ai șters toate articolele) este ștearsă automat la salvarea categoriei.
Variante la nivel de pachet
Se configurează din MyBusiness > Articole > Pachete, în secțiunea Articole și variante de pachet.
Variantele de pachet sunt componentele (opțiunile) dintr-un pachet combo. Fiecare variantă reprezintă o grupă de alegere — clientul alege câte un articol din fiecare grupă pentru a compune pachetul.
Exemplu: un meniu de prânz are varianta Fel principal (șnițel, paste, salată) și varianta Băutură (apă, suc, bere). Clientul alege câte un articol din fiecare variantă.
Cum funcționează la POS:
- La marcarea pachetului, POS-ul afișează variantele pe rând și solicită selectarea articolelor din fiecare.
- Poți seta cantitatea minimă și maximă de articole selectabile per variantă.
- Prețul poate fi unic per pachet (indiferent de ce alege clientul) sau diferit pe variantă (prețul pachetului = suma prețurilor variantelor alese).
Cum le creezi:
- Mergi în MyBusiness la Articole > Pachete și deschide pachetul sau creează unul nou.
- În grupul Prețuri de vânzare, secțiunea Articole și variante de pachet, introdu denumirea primei variante (ex. Fel principal) și salvează.
- Adaugă articolele din care clientul poate alege în acea variantă.
- Setează cantitatea minimă și maximă de selecție, ordinea de servire.
- Dacă pachetul e de tip preț pe variantă, adaugă prețul fiecărei variante.
- Repetă pentru fiecare variantă a pachetului. Nu uita să salvezi!
Tipul pachetului (preț unic vs. preț pe variantă) se alege la creare și nu poate fi modificat după salvare.
Comparație rapidă
| Variante de categorie | Variante de pachet |
|---|---|---|
Unde se configurează | Articole > Categorii | Articole > Pachete |
Ce sunt | Opțiuni de personalizare a unui articol | Componente ale unui pachet combo |
Se aplică | Tuturor articolelor din categorie | Doar pachetului respectiv |
Preț | Adăugat la prețul articolului sau preț fix de listă | Unic per pachet sau calculat per variantă |
Articolele din variantă | Trebuie să existe deja în sistem | Trebuie să existe deja în sistem |
Depinde de ce vrei să obții. Există două tipuri de variante în MyBusiness, configurate în locuri diferite:
Vreau ca un articol să poată fi personalizat la comandă (ex. pizza cu blat subțire sau pufos, cafea cu lapte de vacă sau de ovăz) → variantele se introduc la nivel de categorie, în MyBusiness > Articole > Categorii. Le definești o singură dată pe categorie și se aplică automat tuturor articolelor din ea.
Vreau să creez un meniu pachet (combo) (ex. meniu prânz cu fel principal + băutură la alegere) → variantele se introduc la nivel de pachet, în MyBusiness > Articole > Pachete. Fiecare variantă reprezintă o grupă de alegere din care clientul selectează un articol la marcarea pachetului.
Consultă întrebarea Care e diferența dintre variantele dintr-o categorie și variantele dintr-un pachet? pentru instrucțiuni detaliate despre cum le creezi și cum se comportă fiecare în POS.
Produsele se adaugă în pachet prin variante. Fiecare variantă este o grupă de alegere din care clientul selectează un articol la marcarea pachetului în POS.
- Mergi în MyBusiness la Articole > Pachete și deschide pachetul dorit.
- În grupul Prețuri de vânzare, deschide secțiunea Articole și variante de pachet.
- Introdu numele primei variante (ex. Fel principal) și apasă butonul de salvare din dreptul ei.
- Apasă butonul de adăugare articole din dreptul variantei, caută și bifează articolele pe care le vrei disponibile în acea variantă, apoi apasă Adaugă.
- Apasă butonul de editare din dreptul variantei și setează cantitatea minimă și maximă de articole pe care clientul le poate selecta din acea variantă, ordinea de servire, apoi apasă Salvează.
- Dacă pachetul este de tip preț pe variantă, apasă butonul de preț din dreptul variantei, introdu prețul și salvează.
- Repetă pașii 3–6 pentru fiecare variantă a pachetului.
- Apasă Salvează din colțul drept jos al paginii.
Articolele pe care vrei să le adaugi într-o variantă trebuie să existe deja în sistem. Dacă un articol lipsește, creează-l mai întâi din Articole > Produse (sau Rețete / Servicii) și revino.
Poți schimba ordinea de afișare a variantelor și a articolelor din variante trăgând rândul dorit în sus sau în jos.
- Mergi în MyBusiness la Articole > Pachete și deschide pachetul dorit.
- În secțiunea Articole și variante de pachet, găsește articolul pe care vrei să îl elimini.
- Apasă butonul de ștergere din dreptul articolului respectiv.
- Apasă Salvează din colțul drept jos al paginii.
Pentru orice articol (produs, rețetă, pachet, serviciu sau ambalaj), deschide-l în pagina de editare. Sub titlul paginii găsești informații despre cine a creat articolul și cine a efectuat ultima modificare.
Această informație îți spune cine a modificat articolul, nu ce anume a fost modificat. Dezactivarea unui articol nu este înregistrată; nu poți afla în prezent cine a dezactivat un articol.
Pentru modificările ingredientelor unei rețete ai disponibil un istoric detaliat. Deschide rețeta din Articole > Rețete și derulează până la grupul Istoric, secțiunea Istoric modificări rețetă. Aici găsești toate modificările aduse ingredientelor acelei rețete, cu următoarele detalii pentru fiecare:
- data și ora modificării
- numele utilizatorului care a operat modificarea
- ingredientul adăugat, actualizat sau șters
- tipul operației (adăugare, actualizare sau ștergere)
Poți filtra istoricul după tipul operației, dată și utilizator.
Secțiunea Istoric apare doar după prima salvare a rețetei; nu este vizibilă în timpul creării unui articol nou.
Da. Folosește funcția de import disponibilă în Articole > Import pentru a încărca produse sau rețete dintr-un fișier structurat, în loc să le adaugi manual, unul câte unul.
Nu. Articolele (produse, rețete, pachete, servicii, ambalaje) nu se șterg din sistem, doar se dezactivează. Un articol dezactivat nu mai apare la vânzare în POS, dar rămâne în istoricul de vânzări și poate fi reactivat oricând.
💰 Prețuri
Dacă dorești să modifici prețul de vânzare al unui articol într-o listă de prețuri, urmează acești pași:
- În MyBusiness, accesează meniul Liste de prețuri și deschide pentru editare lista respectivă.
- În secțiunea Articole din lista de prețuri, găsește și editează articolul dorit.
- Modifică prețul de vânzare pentru articolul editat, apoi salvează în tabel.
- Salvează lista de prețuri.
- Dacă dorești ca noul preț să se regăsească rapid la vânzare, deschide aplicația Expressoft POS pe o stație de lucru și accesează meniul Instrumente -> Sincronizare -> Sincronizează acum. După finalizarea procesului de sincronizare, închide și repornește aplicația Expressoft POS.
ℹ️Vezi detalii despre gestionarea listelor de prețuri aici: Liste de prețuri.
Dacă dorești să modifici prețul de vânzare al unui articol în toate listele de prețuri în care este alocat, urmează acești pași:
- În MyBusiness, accesează meniul Articole și alege opțiunea corespunzătoare tipului de articol (Produse, Rețete, Pachete, Servicii sau Ambalaje).
- Caută și deschide pentru editare articolul respectiv.
- În secțiunea Preț de vânzare, editează pe rând fiecare listă de prețuri în care comercializezi articolul.
- Modifică prețurile de vânzare pentru fiecare listă de prețuri editată, apoi salvează în tabel.
- Salvează articolul.
- Dacă dorești ca noul preț să se regăsească rapid la vânzare, deschide aplicația Expressoft POS pe o stație de lucru și accesează meniul Instrumente -> Sincronizare -> Sincronizează acum. După finalizarea procesului de sincronizare, închide și repornește aplicația Expressoft POS.
Cel mai frecvent:
- Articolul are preț în altă listă
- Salonul folosește altă listă de prețuri.
Verifică dacă:
- Articolul are preț corect în listă
- Lista în care ai articolul la prețul dorit este asociată salonului de pe POS.
ℹ️Vezi detalii despre gestionarea listelor de prețuri aici: Liste de prețuri.
Da, prin utilizarea mai multor liste de prețuri. Alocă liste de prețuri diferite pentru saloanele tale.
ℹ️Vezi aici detalii despre: Liste de prețuri, Saloane.
Produsele active la vânzare pot fi vizualizate în două locuri, în funcție de ce informații ai nevoie:
- Meniu Liste de prețuri din aplicația MyBusiness - afișează prețurile active pentru fiecare articol sau rețetă dintr-o listă specifică. Sistemul afișează implicit listele active (valabile în prezent) și pe cele programate pentru viitor; listele expirate sunt ascunse implicit. Dacă vrei să consulți și prețurile vechi, selectează filtrul Trecute pentru a vedea istoricul complet al prețurilor.
- Raportul Listă meniu din aplicația Dashboard - oferă un centralizator cu toate listele de prețuri active din toate locațiile și saloanele tale, util când vrei o imagine de ansamblu. Atenție, noua aplicație Rapoarte Cloud înlocuiește treptat vechea aplicație Dashboard.
Da. Procesul implică două etape: modificarea prețului în MyBusiness și reevaluarea stocului în Master.
1. Modifică prețul în MyBusiness
În MyBusiness, deschide meniul Liste de prețuri și apasă numele listei de prețuri în care vrei să faci modificarea. În secțiunea Articole din lista de prețuri, găsește articolul dorit, apasă-l pentru editare, modifică prețul de vânzare și salvează direct în tabel. Apoi apasă Salvează pentru a salva lista.
Pentru ca noul preț să apară imediat în POS, deschide aplicația Expressoft POS pe o stație de lucru și accesează Instrumente > Sincronizare > Sincronizează acum. După finalizarea sincronizării, închide și repornește aplicația POS.
2. Reevaluează stocul în Master
Dacă gestiunea ta este de tip global valorică (la preț de vânzare), modificarea prețului creează o diferență valorică a stocului care trebuie reglată printr-o Notă de Predare-Restituire (NPR). În Master Cloud, accesează Documente de reglare > Note Predare Restituire și apasă butonul Vezi modificări de preț fără NPR. Selectează gestiunea afectată de modificarea de preț și intervalul de timp relevant, apoi apasă Generează toate NPR neprocesate. Documentul generat descarcă stocul la prețul vechi și îl reîncarcă la prețul nou.
NPR-urile sunt necesare doar pentru gestiunile la preț de vânzare (global valorice). Dacă gestiunea ta nu este de acest tip, pasul 2 nu se aplică.
👥 Utilizatori și drepturi
Depinde de accesul pe care acel utilizator îl va avea în aplicațiile Expressoft:
- Urmează pașii de aici pentru a defini un utilizator cu drepturi extinse, inclusiv asupra Expressoft Platform: Utilizatori.
- Urmează pașii de aici pentru a defini un utilizator cu drepturi definite mai precis, în funcție de rol, și fără acces asupra Expressoft Platform: Utilizatori.
Accesul utilizatorilor este controlat prin roluri și saloane alocate.
Verifică:
- În MyBusiness, accesează meniul Utilizatori → Utilizatori
- Verifică ce aplicații și ce saloane poate accesa utilizatorul
- Accesează meniul Utilizatori → Roluri și verifică permisiunile rolului atașat acelui utilizator.
ℹ️Vezi aici detalii despre: Utilizatori, Roluri.
Verifică în ordine dacă:
- Dreptul de reducere/discount este activat în rolul operatorului. Mergi la MyBusiness > Utilizatori > Roluri, deschide rolul asociat și verifică secțiunea Personalizează permisiuni.
- A fost configurat un procent maxim de reducere la nivel de profil. Dacă în MyBusiness > Profiluri, secțiunea Reducere manuală, s-a setat o Reducere manuală maximă permisă pentru fiecare rol de utilizator pentru rolul utilizatorului, atunci, la depășirea limitei, aplicația POS afișează un mesaj de avertizare și blochează aplicarea reducerii.
- Articolele sunt eligibile. Dacă la nivelul categoriei din MyBusiness, în secțiunea Setări POS, este activată opțiunea Produsele nu fac obiectul promoțiilor sau reducerilor în POS, reducerea manuală nu se poate aplica pe acele produse.
Reducerea poate fi acordată pe un articol, pe subtotal, pe categorii de articole sau pe o selecție, procentual sau valoric.
Drepturile unui utilizator sunt definite de rolul de securitate asociat. Pentru a configura sau modifica drepturile:
- Mergi la MyBusiness > Utilizatori > Roluri.
- Dacă ai nevoie de un set nou de drepturi, apasă Adaugă rol, configurează permisiunile din secțiunea Personalizează permisiuni și salvează.
- Dacă vrei să modifici un rol personalizat existent, apasă pe denumirea lui și editează permisiunile.
- Mergi la Utilizatori > Utilizatori, deschide utilizatorul și schimbă-i rolul.
Rolurile implicite sunt Administrator, Manager și Operator. Creează un rol personalizat dacă ai nevoie de configurare specifică.
Dreptul de a iniția sincronizarea în POS se acordă la nivelul rolului de securitate asociat utilizatorului. Asigură-te că rolul asociat utilizatorului care va face sincronizarea în POS are permisiunea Inițiază sincronizarea serverului.
- În MyBusiness, mergi la Utilizatori > Roluri și apasă pe denumirea rolului asociat utilizatorului.
- În secțiunea Rol, asigură-te că rolul are acces la aplicația POS.
- În secțiunea Personalizează permisiuni, deschide Root > POS > General.
- Activează permisiunea Inițiază sincronizarea serverului.
- Apasă Salvează.
Rolurile implicite (Administrator, Manager, Operator) nu au permisiunile editabile. Dacă vrei să adaugi o permisiune unui operator existent, creează un rol personalizat. Dacă ai ales să creezi un rol nou, mergi la Utilizatori > Utilizatori, deschide utilizatorul dorit și schimbă-i rolul cu cel nou creat.
Modificarea rolului intră în vigoare după sincronizarea configurației pe stația POS și repornirea aplicației Expressoft POS.
Sunt lucruri diferite. Manager este unul dintre rolurile implicite predefinite ale sistemului. Manager de tură este un atribut suplimentar pe care îl poți activa pe orice rol personalizat, pentru a marca responsabilități specifice de gestionare a turei.
Un rol personalizat poate avea sau nu atributul „Manager de tură", indiferent de denumirea rolului.
Nu la nivel de utilizator. Metodele de plată acceptate se restricționează doar la nivel de rol. Orice utilizator căruia îi atribui acel rol primește automat aceleași restricții.
Pentru a restricționa metodele de plată ale unui rol:
- În MyBusiness, mergi la Utilizatori > Roluri și apasă pe rolul dorit.
- Derulează la secțiunea Personalizează permisiuni și, din arborele din partea stângă, selectează Metode de plată (Payments).
- Din partea dreaptă, activează sau dezactivează comutatorul de lângă fiecare metodă de plată (Card, Cec, Numerar, Protocol, Tichete de masă etc.). O metodă dezactivată nu mai apare la plată în POS, pentru niciun utilizator cu acest rol.
- Apasă Salvează pentru ca modificările să se înregistreze.
Dacă vrei ca un anumit utilizator să aibă acces la metode de plată diferite față de colegii lui, creează un rol separat, dedicat lui — permisiunile nu se pot personaliza per utilizator, doar per rol.
⚙️ Configurări
Secțiile definesc unde ajung comenzile (Bar, Bucătărie etc.).
Fără secție, articolul nu se trimite corect.
ℹ️Vezi aici detalii despre: Imprimante secții & KDS.
Salonul este o zonă fizică din locația ta, cu mese la care servești clienții, iar secția este o zonă operațională, unde pregătești comenzile.
ℹ️Vezi aici detalii despre: Imprimante secții & KDS, Saloane.
Mesele și planul sălii se configurează din Configurare > Saloane în MyBusiness.
Cum editez o masă sau îi schimbi numărul
Deschide salonul dorit din lista de saloane, apasă butonul Planul sălii din colțul drept jos al paginii. În editorul planului sălii, apasă pe masa pe care vrei să o modifici și schimbă numărul sau denumirea ei din panoul de proprietăți din dreapta. Salvează după modificări.
Cum adaug sau mut mese
Din aceeași pagină de configurare a planului sălii:
- Apasă butonul Adaugă element și selectează Masă din lista derulantă.
- Trage masa pe planșă și poziționează-o în locul dorit.
- Redimensionează sau ajustează forma după necesități.
- Apasă Salvează.
Pe lângă mese, poți adăuga și ornamente, pereți despărțitori sau casete de text pentru o reprezentare vizuală cât mai fidelă a salonului.
Cum șterg o masă
Selectează masa din planșă și apasă butonul de ștergere din panoul de proprietăți, apoi salvează.
Planul sălii configurat în MyBusiness este folosit în POS pentru reprezentarea vizuală a salonului. Grafica elementelor afișată în POS diferă de cea din editorul din MyBusiness.
Dacă ai dimensiuni exacte ale spațiului, introdu lățimea și înălțimea planșei în pixeli la începutul configurării. Acest lucru ajută la proporționarea corectă a elementelor.
Pentru a defini o nouă metodă (formă) de plată în aplicația MyBusiness, urmează acești pași:
- Accesează meniul Configurare > Metode de plată din MyBusiness.
- În pagina Metode de plată, apasă butonul Adaugă metodă de plată.
- Completează informațiile obligatorii: nume, tip (de exemplu, Card, Numerar, Cec etc.), valută.
- Activează opțiunea Fiscal dacă metoda respectă legislația fiscală aplicabilă. Dezactivează dacă metoda este nefiscală.
- Apasă butonul Salvează pentru ca noua metodă de plată să fie disponibilă pentru utilizare în sistem.
❗Pentru ca metoda de plată nouă să fie vizibilă pe POS, urmează pașii de mai jos:
Pasul 1 - Asociază metoda de plată în CRM & Loyalty
- Deschide aplicația CRM & Loyalty.
- Navighează la Categorii de contacte.
- Pentru fiecare categorie în parte în afară de WalkIn, în secțiunea Informații generale, asociază metoda de plată nou creată prin bifare.
- Apasă butonul Salvează pentru fiecare categorie de contacte editată.
Dacă creezi o locație nouă, atunci asigură-te că îi asociezi toate metodele de plată pe care dorești să le folosești pe POS-urile din acea locație.
Pasul 2 - Sincronizează POS-ul
- Pe stația POS, efectuează o sincronizare (meniul Instrumente > Sincronizare).
- După sincronizare, metoda de plată este vizibilă și disponibilă la încasare.
Pentru a folosi o metodă de plată nou definită pe POS-uri, urmează acești pași:
Pasul 1 - Asociază metoda de plată în CRM & Loyalty
- Deschide aplicația CRM & Loyalty.
- Navighează la Categorii de contacte.
- Pentru fiecare categorie în parte în afară de WalkIn, în secțiunea Informații generale, asociază metoda de plată nou creată prin bifare.
- Apasă butonul Salvează pentru fiecare categorie de contacte editată.
Dacă creezi o locație nouă, atunci asigură-te că îi asociezi toate metodele de plată pe care dorești să le folosești pe POS-urile din acea locație.
Pasul 2 - Sincronizează POS-ul
- Pe stația POS, efectuează o sincronizare (meniul Instrumente > Sincronizare).
- După sincronizare, metoda de plată este vizibilă și disponibilă la încasare.
Pentru a afișa codul QR pe bonus fiscal, urmează acești pași:
- Accesează meniul Configurare > POS & echipamente > Stații de lucru din MyBusiness.
- În pagina Stații de lucru, deschide pentru editare stația POS pentru care vrei să afișezi codul QR pe bonurile fiscale emise.
- Asigură-te că Modulul fiscal pentru stație este POS fiscal Expressoft.
- În secțiunea Setări modul fiscal, introdu descrierea codului QR și valoarea acestuia, adică linkul către QR.
ℹ️Vezi detalii despre gestionarea stațiilor de lucru aici: Stații de lucru.
Cotele de TVA disponibile în aplicație sunt predefinite de Expressoft și nu pot fi adăugate manual de utilizator. Dacă ai nevoie de o cotă nouă, contactează echipa de suport Expressoft pentru a o activa în contul tău.
După activare, cota trebuie asociată cu codul fiscal corespunzător din Configurări > Module fiscale > Expressoft Fiscal POS, pentru ca bonurile fiscale să fie emise corect.
Depinde de unde sunt generate facturile:
Pentru facturile emise din POS (vânzări în locații)
Seria se configurează în MyBusiness, la nivelul fiecărei locații, pe grupul POS aferent.
- Mergi la Configurare > Setări afacere > Locații și apasă pe numele locației dorite.
- Derulează la secțiunea Configurarea facturilor și apasă Configurează.
- Alege grupul POS asociat locației.
- Completează în tabel seria, numărul primei facturi, numărul ultimei facturi și data de la care se vor emite facturi cu acea serie.
- Apasă butonul de salvare din dreptul rândului, apoi apasă Salvează din colțul drept jos al paginii.
Dacă ai mai multe grupuri POS asociate locației, configurează seria separat pentru fiecare.
Pentru facturile emise din Master Cloud
Seria se configurează în Master Cloud, din setările generale de facturare.
- Mergi la Setări > Facturi, secțiunea Serii și numerotare documente.
- Apasă Adaugă numerotare.
- Completează seria, numărul de început, numărul maxim și tipul de document (factură sau aviz de expediție).
- Apasă butonul de salvare din linia de tabel, apoi apasă Salvează din partea de sus a paginii.
Folosește serii diferite pentru tipuri diferite de documente sau pentru puncte de lucru distincte.
Pentru facturile generate din portofele virtuale (CRM & Loyalty)
Seria se configurează în CRM & Loyalty, per locație.
- Mergi la Portofele virtuale > Setări facturi și apasă Configurează.
- Completează seria, numărul de început, numărul de sfârșit, data de început și locația pentru care se aplică.
Apasă butonul de salvare din linia de tabel, apoi apasă Salvează din colțul drept jos.
Asigură-te că ai o singură serie activă per locație la un moment dat. O serie devine inactivă în momentul în care o serie nouă cu dată de început mai recentă devine activă.
În toate cele trei contexte, configurează seriile înainte de emiterea primelor documente. Modificarea sau ștergerea seriilor după emiterea de documente poate afecta coerența numerotării
IBAN-ul companiei se configurează în Expressoft Platform > Companii > Listă companii.
- Loghează-te în Expressoft Platform cu un utilizator cu rol de Proprietar sau Administrator.
- Din meniul principal, selectează Companii > Listă companii.
- Găsește compania dorită în listă și apasă pe numele ei.
- În secțiunea Cont bancar principal, modifică câmpul IBAN pentru RON (sau IBAN pentru altă valută, după caz). Poți actualiza și numele băncii și codul SWIFT dacă e nevoie.
- Dacă ai un cont bancar secundar, actualizează-l în secțiunea Cont bancar secundar.
- Apasă Salvează.
IBAN-ul actualizat apare pe toate facturile emise ulterior salvării. Facturile deja emise nu sunt afectate.
TVA-ul aplicabil plăților în avans se configurează la nivel de stație de lucru, din MyBusiness.
- În MyBusiness, mergi la Configurare > POS & echipamente > Stații de lucru și apasă pe stația de lucru dorită.
- Derulează la secțiunea Configurare plăți.
- În câmpul TVA, selectează procentul de TVA aplicabil pentru plățile în avans.
- Apasă Salvează din colțul drept jos al paginii.
Această setare se aplică per stație de lucru. Dacă ai mai multe POS-uri, configurează TVA-ul pentru avansuri pentru fiecare în parte.
Rapoartele de vânzări sunt disponibile în mai multe aplicații din ecosistemul Expressoft, în funcție de ce tip de date ai nevoie:
MyBusiness — Export rapoarte
Mergi la Utilitare > Export rapoarte. Alege un șablon predefinit din listă, personalizează coloanele, setează intervalul de date și filtrele dorite, alege formatul fișierului (.xlsx, .pdf, .csv sau .txt) și apasă Export. Printre rapoartele disponibile se numără: venituri pe produse, rezumat tură, metoda de plată, facturi anulate, produse comandate de client și altele.
Poți genera rapoarte doar pentru locațiile la care ești alocat. Lista rapoartelor disponibile poate varia în funcție de modulele activate și de drepturile utilizatorului conectat. Vezi aici lista de rapoarte predefinite disponibile în MyBusiness.
Expressoft POS — Rapoarte
Din modulul Rapoarte al aplicației POS poți genera rapoarte de vânzări, rapoarte X și Z, situații pe operatori, metode de plată și categorii de produse, direct de la stația de lucru.
Master Cloud și Master Desktop — Rapoarte
Din modulul Raportare al Master Cloud (sau din meniul echivalent din Master Desktop) ai acces la rapoarte predefinite grupate pe categorii: vânzări, vânzare produse POS, aprovizionare, analiză cost, producție și transferuri între gestiuni. Rapoartele de sistem nu pot fi editate sau șterse. Din Raportare > Raport nou poți crea rapoarte suplimentare.
Vezi aici lista de rapoarte predefinite disponibile în Master Cloud.
Rapoarte Cloud
Aplicația Rapoarte Cloud (care înlocuiește treptat aplicația Dashboard) oferă o vedere de ansamblu în timp real asupra vânzărilor, cu rapoarte predefinite de sistem și posibilitatea de a-ți crea rapoarte personalizate.
Vezi aici lista de rapoarte predefinite disponibile în Rapoarte Cloud.
Dashboard
Aplicația Dashboard oferă o vedere de ansamblu în timp real asupra vânzărilor, cu grafice și indicatori-cheie (KPI) actualizați după fiecare sincronizare.
Advanced Reporting (Analytics)
Aplicația Advanced Reporting (Analytics) oferă raportare avansată cu posibilitatea de a construi rapoarte personalizate, filtre complexe și vizualizări detaliate ale vânzărilor. Contactează echipa de vânzări Expressoft pentru activare.
Da. Configurează valutele acceptate din Configurare > Plăți & taxe > Valute și asociază-le listelor de prețuri și metodelor de plată relevante.
Da. Configurează-le din Configurare > Plăți & taxe > Tichete de masă, unde administrezi tichetele oferite de diverșii furnizori acceptați în afacerea ta.